Hướng dẫn
Cách nhớ liên hệ lại với mọi người mà không cần CRM
Pally làm việc này mà bạn không phải tự duy trì CRM: Pally tạo một CRM cá nhân từ các cuộc trò chuyện, phát hiện yêu cầu chưa được trả lời trong email, WhatsApp và iMessage đã kết nối (với ứng dụng Pally trên Mac), rồi nhắc bạn kèm ngữ cảnh cho tin nhắn tiếp theo. Nếu tự làm, hãy dùng một danh sách việc cần liên hệ lại đáng tin cậy thay vì cố nhớ mọi cuộc trò chuyện còn dang dở. Mỗi mục cần có tên người, hành động tiếp theo, ngày thực hiện và một dòng ngữ cảnh, chẳng hạn điều bạn đã hứa hoặc đang chờ.
Ghi lại việc cần liên hệ lại khi cuộc trò chuyện vẫn đang mở, rồi xem danh sách vào cùng một giờ mỗi ngày. Một ứng dụng công việc, lịch hoặc ghi chú cơ bản là đủ nếu bạn giữ hệ thống gọn để dễ duy trì.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Chọn một danh sách việc cần liên hệ lại
Chọn một nơi cho mọi việc cá nhân cần liên hệ lại, dù cuộc trò chuyện diễn ra ở đâu: ứng dụng công việc để đặt hạn, lịch cho những ngày cố định, hoặc ghi chú bạn vốn thường xem. Đừng chia nhỏ chúng ra các cờ đánh dấu trong hộp thư, ảnh chụp màn hình và trí nhớ. Một danh sách chỉ tốn vài giây cho mỗi mục và cho bạn một nơi duy nhất để tìm.
Ghi lại hành động tiếp theo
Ghi hành động, đừng chỉ ghi nhãn: “hỏi Sam xem Chủ nhật có tiện không”, chứ không phải “Sam”. Thêm tên người và nơi diễn ra cuộc trò chuyện. Chỉ giữ ngữ cảnh cần cho bước tiếp theo, vì ghi chú dài khiến việc ghi lại và đọc lướt chậm hơn.
Đặt ngày cho từng mục
Đặt ngày cho từng mục vào lúc hành động là hợp lý: ngày bạn định gửi thứ đã hứa, hoặc ngày sớm nhất mà một lời nhắc sẽ không quá đường đột. Đây là mốc xem lại, không phải hạn chót cho toàn bộ sự việc. Đừng dồn mọi thứ vào ngày mai, nếu không danh sách sẽ trở nên rối nhiễu.
Xem lại vào giờ cố định
Xem danh sách một lần mỗi ngày trong tuần, từ thứ Hai đến thứ Sáu, vào một thời điểm cố định, chẳng hạn sau bữa sáng. Gửi những tin nhắn nhanh, lên lịch cho việc cần nhiều thời gian hơn và lùi ngày những việc vẫn đang chờ. Xem lại hằng ngày giúp bạn xử lý việc còn dang dở mà không phải chạy theo thông báo cả ngày.
Hoàn tất hoặc đặt bước tiếp theo
Chỉ đánh dấu hoàn thành khi không còn bước tiếp theo. Nếu bạn đã gửi câu hỏi, hãy đổi mục đó thành “đang chờ Priya” và đặt ngày xem lại mới. Xóa những việc không còn quan trọng để danh sách chỉ chứa các cam kết thực sự.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally giữ lời nhắc và việc cần liên hệ lại ngay trong cuộc trò chuyện bạn đang dùng. Pally có thể xem các cuộc trò chuyện email, WhatsApp và iMessage đã kết nối (iMessage cần ứng dụng Pally trên Mac) để tìm yêu cầu chưa được trả lời và soạn lời nhắc dựa trên ngữ cảnh gốc; bạn chỉ cần đồng ý là gửi. Pally cũng lưu ghi chú về từng người từ các cuộc trò chuyện để dùng cho tin nhắn tiếp theo.
Nhắc người chưa trả lời
Bạn đã hỏi, họ im lặng. Pally nhận ra ai còn chưa trả lời bạn và gửi lời nhắc.
Xem công thứcNgười bạn hay nhắc
Giao cho Pally việc bạn cứ trì hoãn. Pally không quên, và cũng không để bạn quên.
Xem công thứcTrí nhớ về những người quanh bạn
Họ chuyển đi đâu, thích gì, đang trải qua chuyện gì: Pally ghi nhớ tất cả và nhắc lại đúng lúc bạn cần.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Todoist
Todoist phù hợp với người muốn có một danh sách công việc kèm ngày và lời nhắc xem lại định kỳ cho cả việc công lẫn việc cá nhân cần liên hệ lại.
Bạn vẫn phải tự chép tên người và ngữ cảnh cuộc trò chuyện vào từng công việc.
Google Calendar
Google Calendar phù hợp với những việc cần liên hệ lại vào một ngày cụ thể và vốn đã gắn với phần còn lại trong lịch của bạn.
Lịch dễ trở nên lộn xộn khi bạn tạo sự kiện cho mọi mục đang chờ hoặc thường xuyên dời chúng sang ngày sau.
Notion
Notion phù hợp với người muốn có một bảng gọn nhẹ gồm tên, ngữ cảnh, trạng thái và ngày liên hệ tiếp theo.
Cơ sở dữ liệu linh hoạt cần nhiều công thiết lập hơn và dễ bị quên, trừ khi bạn vốn đã mở Notion mỗi ngày.
Martin
Martin phù hợp với người muốn được nhắc liên hệ lại, đồng thời hỗ trợ email và lịch, có thể liên hệ qua tin nhắn, điện thoại, email, Slack hoặc WhatsApp.
Martin không liệt kê CRM quản lý liên hệ, còn chế độ giọng nói, cài đặt và thông báo nằm trong ứng dụng iOS.
So sánh Pally và MartinDex
Dex phù hợp với người muốn có cơ sở dữ liệu liên hệ cá nhân kèm ghi chú và lời nhắc giữ liên lạc.
Bạn phải tự cập nhật hồ sơ mối quan hệ và mở thêm một ứng dụng để xem bước tiếp theo.
Câu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Tối thiểu cần lưu gì cho một việc cần liên hệ lại?
Lưu tên người, hành động tiếp theo, kênh liên lạc và ngày xem lại. Chỉ thêm một dòng ngữ cảnh ngắn khi bạn sẽ cần nó để viết tin hoặc quyết định sau này.
Tôi nên xem danh sách việc cần liên hệ lại bao lâu một lần?
Xem một lần mỗi ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu nếu danh sách có công việc đang diễn ra hoặc lời hứa cần thực hiện đúng lúc. Với những việc cá nhân không gấp, xem mỗi tuần một lần có thể là đủ.
Tôi có nên nhắn lại khi người kia chưa trả lời không?
Hãy nhắn lại khi yêu cầu vẫn còn quan trọng và đã chờ đủ lâu theo hoàn cảnh. Nhắc lại câu hỏi ban đầu và giúp người kia dễ trả lời về bước tiếp theo.
Khi nào CRM hữu ích?
CRM trở nên hữu ích khi nhiều người cùng phụ trách công việc, các liên hệ đi qua những giai đoạn lặp lại, hoặc bạn cần báo cáo. Với ít mối quan hệ và lời hứa, một danh sách cá nhân thường dễ dùng hơn.
Đọc tiếp