מדריך
איך לזכור לחזור לאנשים בלי CRM
Pally עושה את זה בלי CRM שצריך לתחזק: הוא בונה CRM אישי מתוך השיחות שלך, מזהה בקשות שלא נענו באימייל, ב-WhatsApp וב-iMessage המחוברים שלך (בעזרת אפליקציית Pally ל-Mac), ומזכיר לך עם ההקשר הדרוש להודעה הבאה. כדי לנהל את זה בעצמך, כדאי להשתמש ברשימת מעקב אחת שאפשר לסמוך עליה, במקום לנסות לזכור כל שיחה פתוחה. כל רשומה צריכה לכלול שם, את הפעולה הבאה, תאריך ושורת הקשר אחת, למשל מה הבטחת או למה מחכים.
כדאי לתעד את הצורך לחזור לאדם כשהשיחה עדיין פתוחה, ואז לבדוק את הרשימה באותה שעה בכל יום. אפליקציית משימות בסיסית, יומן או פתק יעבדו היטב, כל עוד השיטה נשארת פשוטה מספיק לתחזוקה.
גישה מעשית
מה לעשות
לבחור רשימת מעקב אחת
כדאי לבחור מקום אחד לכל תזכורת לחזור למישהו, לא משנה איפה התנהלה השיחה: אפליקציית משימות לתאריכי יעד, יומן לימים קבועים או פתק שכבר עוברים עליו. לא לפזר את המעקב בין סימונים בתיבת הדואר, צילומי מסך והזיכרון. רשימה אחת דורשת כמה שניות לכל רשומה ונותנת לך מקום אחד לבדוק בו.
לתעד את הפעולה הבאה
כדאי לכתוב את הפעולה, לא רק כותרת: ״לשאול את סם אם יום ראשון מתאים״, ולא ״סם״. יש להוסיף את שם האדם ואת המקום שבו מתנהלת השיחה. כדאי לשמור רק את ההקשר הדרוש לצעד הבא, כי הערות ארוכות מאטות את התיעוד ואת המעבר על הרשימה.
לתת לכל פריט תאריך
כדאי לקבוע לכל פריט תאריך שבו הגיוני לפעול: היום שבו מתוכנן להישלח מה שהבטחת, או היום המוקדם ביותר שבו תזכורת תרגיש הוגנת. התאריך הוא נקודת בדיקה, לא מועד סיום לכל העניין. לא כדאי לקבוע הכול למחר, אחרת הרשימה תהפוך לרעש.
לעבור על הרשימה בזמן קבוע
כדאי לבדוק את הרשימה פעם אחת בכל יום עבודה, בנקודה קבועה כמו אחרי ארוחת הבוקר. לשלוח את ההודעות הקצרות, לתזמן את המשימות הארוכות יותר ולדחות את מה שעדיין בהמתנה. בדיקה יומית עוזרת לתפוס קצוות פתוחים בלי להגיב להתראות כל היום.
לסגור מעגל או להגדיר את הצעד הבא
כדאי לסמן פריט כהושלם רק כשלא נשאר צעד נוסף. אם נשלחה שאלה, יש לשנות את הרשומה ל״בהמתנה לתשובה מפרייה״ ולקבוע תאריך בדיקה חדש. כדאי למחוק פריטי מעקב שכבר לא רלוונטיים, כדי שהרשימה תציג רק התחייבויות אמיתיות.
האפשרות של Pally
איך Pally עוזר
Pally מרכז תזכורות ומעקב באותה שיחת הודעות שכבר משמשת אותך. הוא יכול לעבור על שיחות האימייל, ה-WhatsApp וה-iMessage המחוברות שלך (ל-iMessage נדרשת אפליקציית Pally ל-Mac), לזהות בקשות שלא נענו ולנסח הודעת תזכורת לפי ההקשר המקורי; ״כן״ אחד שולח אותה. הוא גם שומר מתוך השיחות שלך הערות על כל אדם, לקראת ההודעה הבאה.
אפשרויות
כלים נוספים שאנשים משתמשים בהם
חלופות ראויות, כולל כאלה שחופפות ל-Pally.
Todoist
Todoist מתאים למי שרוצה רשימת משימות אחת עם תאריכים ותזכורות חוזרות לבדיקה, גם למעקב בעבודה וגם למעקב אישי.
עדיין צריך להעתיק בעצמך לכל משימה את פרטי האדם ואת הקשר השיחה.
Google Calendar
Google Calendar מתאים לתזכורות לחזור לאנשים ביום מסוים, לצד שאר הלו״ז שלך.
היומן מתמלא בעומס כשמשתמשים באירועים לכל דבר שנמצא בהמתנה או דוחים אותם שוב ושוב.
Notion
Notion מתאים למי שרוצה טבלה פשוטה עם שמות, הקשר, סטטוס ותאריך ליצירת הקשר הבאה.
מסד נתונים גמיש דורש יותר הגדרה ראשונית, וקל לשכוח ממנו אם ממילא לא פותחים את Notion בכל יום.
Martin
Martin מתאים למי שרוצה תזכורות לחזור לאנשים לצד עזרה באימייל וביומן, עם גישה דרך הודעות, טלפון, אימייל, Slack או WhatsApp.
הוא לא מציין CRM לאנשי קשר ברשימת התכונות שלו, והמצב הקולי, ההגדרות וההתראות שלו נמצאים באפליקציית ה-iOS שלו.
להשוואה בין Pally ל-MartinDex
Dex מתאים למי שרוצה מאגר אנשי קשר אישי עם הערות ותזכורות לשמירה על קשר.
צריך לתחזק את תיעוד הקשר ולבדוק באפליקציה נוספת מה הפעולה הבאה.
שאלות
שאלות נפוצות
מה המידע המינימלי שצריך לשמור כדי לחזור למישהו?
כדאי לשמור את שם האדם, הפעולה הבאה שלך, ערוץ התקשורת ותאריך לבדיקה. יש להוסיף שורת הקשר קצרה רק אם היא תידרש בהמשך כדי לנסח הודעה או לקבל החלטה.
באיזו תדירות כדאי לעבור על רשימת המעקב?
כדאי לעבור עליה פעם אחת בכל יום עבודה אם הרשימה כוללת עבודה פעילה או הבטחות שתלויות בזמן. למעקב אישי לא מחייב, בדיקה שבועית יכולה להספיק.
האם כדאי לשלוח הודעה נוספת כשמישהו לא ענה?
כדאי לחזור לאדם כשהבקשה עדיין רלוונטית ועבר מספיק זמן בהתאם למצב. יש להזכיר את השאלה המקורית ולנסח את הצעד הבא כך שיהיה קל להשיב.
מתי CRM שימושי?
CRM נעשה שימושי כשכמה אנשים חולקים את העבודה, כשאנשי קשר עוברים שלבים שחוזרים על עצמם או כשיש צורך בדוחות. למספר קטן של קשרים והבטחות, רשימה אישית בדרך כלל פשוטה יותר.
להמשך קריאה