Hướng dẫn
Cách nhắc người chưa trả lời mà không gây phiền
Nhắc lại trong cùng chuỗi trao đổi, nêu yêu cầu cụ thể, bước tiếp theo đơn giản và hạn chót thực tế. Giúp người kia dễ trả lời, cho họ cách từ chối nhẹ nhàng và chọn thời điểm nhắc dựa trên hệ quả của việc chờ đợi.
Lời nhắc hữu ích bổ sung thông tin hoặc giúp người nhận bớt công sức. Nhắn đi nhắn lại chỉ để hỏi họ đã thấy tin đầu tiên chưa sẽ tạo áp lực mà không giúp họ trả lời. Pally có thể theo dõi giúp bạn: kiểm tra email, WhatsApp và iMessage đã kết nối (qua ứng dụng Pally cho Mac) để tìm yêu cầu chưa ai trả lời và soạn lời nhắc phù hợp với từng người.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Chờ một khoảng thời gian phù hợp
Chọn thời điểm dựa trên hạn chót và mối quan hệ. Câu hỏi về việc sắp xếp trong ngày có thể cần nhắc lại sau vài giờ, còn đề xuất hoặc lời nhờ vả có thể chờ vài ngày làm việc. Nếu đã đưa ra ngày cần phản hồi, hãy chờ qua ngày đó.
Tiếp tục trong chuỗi trao đổi gốc
Trả lời ngay vào tin nhắn chứa yêu cầu để người kia thấy ngữ cảnh và tệp mà không phải tìm kiếm. Nêu lại chính xác quyết định hoặc thứ bạn cần trong một câu. Nếu chuỗi trao đổi quá dài, thêm phần tóm tắt ngắn ở đầu.
Giữ bước tiếp theo thật đơn giản
Đề nghị phản hồi ngắn gọn nhất mà vẫn hữu ích: có hoặc không, chọn một trong hai ngày, duyệt bản nháp hoặc cho biết tên người phụ trách phù hợp. Đề nghị gửi lại tệp. Mọi người trả lời nhanh hơn khi có thể giải quyết dứt điểm ngay từ tin nhắn trước mắt.
Nói rõ hệ quả
Nếu thời gian quan trọng, hãy nêu hạn chót thực tế và điều sẽ xảy ra nếu không có câu trả lời: bạn cần xác nhận trước hoặc trong thứ Năm để giữ chỗ đã đặt. Tránh tạo cảm giác khẩn cấp giả và những câu mơ hồ như “sớm nhất có thể”. Nói rõ hệ quả giúp người kia không bất ngờ khi bạn tiếp tục thực hiện.
Khép lại hoặc đổi kênh liên lạc
Sau một hoặc hai lời nhắc hữu ích, hãy gọi điện, hỏi người khác, thực hiện theo phương án mặc định đã thông báo hoặc khép lại yêu cầu. Chỉ đổi kênh liên lạc khi mức độ quan trọng của việc đó xứng đáng. Gửi lời nhắn cuối nếu bạn sẽ tiếp tục thực hiện hoặc rút yêu cầu.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally có thể theo dõi ai còn cần trả lời bạn. Pally kiểm tra các cuộc trao đổi qua email, WhatsApp và iMessage đã kết nối (iMessage cần ứng dụng Pally cho Mac) để tìm yêu cầu chưa được trả lời, cho bạn biết ai đang cần phản hồi việc gì và soạn lời nhắc phù hợp với từng mối quan hệ. Chỉ cần đồng ý là bản nháp được gửi, hoặc nói với Pally điều bạn muốn nhắn để Pally gửi đi.
Nhắc người chưa trả lời
Bạn đã hỏi, họ im lặng. Pally nhận ra ai còn chưa trả lời bạn và gửi lời nhắc.
Xem công thứcHộp thư, đã lọc ưu tiên
Hỏi xem việc gì cần bạn. Pally đọc cả chồng thư, chỉ ra vài thư quan trọng và xử lý việc trả lời.
Xem công thứcNgười bạn hay nhắc
Giao cho Pally việc bạn cứ trì hoãn. Pally không quên, và cũng không để bạn quên.
Xem công thứcGiữ liên lạc
Với những người bạn không muốn xa cách, Pally nhận ra khoảng lặng trước khi nó kéo dài.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Gmail
Gmail phù hợp nếu bạn muốn nhắc lại trong chuỗi thư gốc và dùng tính năng tạm hoãn hoặc hẹn giờ gửi để chọn đúng thời điểm.
Gmail không quyết định chuỗi thư chưa được trả lời nào đáng nhắn thêm, cũng không điều chỉnh giọng điệu theo từng mối quan hệ.
Todoist
Todoist phù hợp nếu bạn muốn tạo việc nhắc lại có ngày cụ thể, dễ nhìn thấy bên ngoài hộp thư bận rộn.
Bạn phải sao chép đủ ngữ cảnh vào việc cần làm và tự viết lời nhắc.
HubSpot
HubSpot phù hợp với đội ngũ bán hàng cần chia sẻ hoạt động theo dõi, nhắc lại và lịch sử liên hệ trong một quy trình bán hàng bài bản.
Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng quá cồng kềnh cho tin nhắn cá nhân, yêu cầu thỉnh thoảng gửi nhà cung cấp hoặc danh sách chỉ vài việc còn dang dở của một người.
Calendly
Calendly phù hợp khi bạn nhắc lại mà quyết định duy nhất còn lại là chọn một giờ họp còn trống.
Calendly giúp tránh trao đổi qua lại để xếp lịch nhưng không hỗ trợ tài liệu, yêu cầu phê duyệt hoặc lời nhờ cá nhân chưa được phản hồi.
Câu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Nên chờ bao lâu trước khi nhắc lại?
Hãy dựa vào hệ quả thực tế. Kế hoạch trong ngày có thể cần hỏi lại sớm, còn yêu cầu công việc thông thường và lời nhờ vả thường nên được chờ vài ngày làm việc, trừ khi hai bên đã thống nhất ngày khác.
Lời nhắc lịch sự nên nói gì?
Nêu lại yêu cầu, giúp bước tiếp theo dễ thực hiện và đưa ra hạn chót thực tế nếu có. Cho người kia cách từ chối nhẹ nhàng, chẳng hạn đề nghị họ báo nếu thời gian không còn phù hợp.
Nhắc bao nhiêu lần là quá nhiều?
Sau một hoặc hai lời nhắc hữu ích, hãy đổi kênh liên lạc, tìm người phụ trách khác, thực hiện theo phương án mặc định đã thông báo hoặc khép lại yêu cầu. Nhắn thêm hiếm khi có ích nếu không bổ sung ngữ cảnh hay lựa chọn.
Có nên nhắn tin nhắc sau khi gửi email không?
Hãy nhắn tin khi việc cần xử lý kịp thời, người kia thường liên lạc với bạn ở đó hoặc họ đã đề nghị dùng kênh này. Nhắc đến email và quyết định bạn cần, còn toàn bộ ngữ cảnh vẫn để trong chuỗi thư gốc.
Đọc tiếp