راهنما
چطور در پنج دقیقه برای هر جلسه آماده شوید
خلاصه‌ای در حد یک صفحه‌نمایش با پنج مورد آماده کنید: هدف جلسه، شرکتکنندگان، آخرین تعامل مهم، قول‌های انجام‌نشده هر دو طرف و تصمیم یا قدم بعدی موردنظرتان. اطلاعات را از دعوتنامه تقویم، پیام‌های اخیر و آخرین یادداشت مشتری یا پروژه بردارید.
Pally میتواند این خلاصه را پیش از هر جلسه‌ای که انتخاب می‌کنید برایتان پیام کند؛ بر اساس دعوتنامه، سابقه ایمیل‌ها، چیزهایی که درباره هر فرد به خاطر دارد و خبرهای اخیر. وقتی خلاصه به شما امکان داد جلسه را با شناخت زمینه شروع کنید و با درخواستی روشن تمام کنید، آماده‌سازی را متوقف کنید.
یک روش کاربردی
چه کار کنید
هدف جلسه را بنویسید
عنوان تقویم را به یک جمله درباره چیزی تبدیل کنید که باید تا پایان جلسه مشخص یا محقق شود. «تعیین تاریخ شروع اجرای آزمایشی» بهتر از «جلسه هماهنگی Northwind» است. اگر برگزارکننده نتیجه‌ای مشخص نکرده، قدم بعدی خودتان را انتخاب کنید، یادداشت کنید که هنوز بر سر آن توافق نشده و موضوعات فرعی را در فهرستی جدا بگذارید.
افراد را مرور کنید
نقش هر شرکتکننده، رابطهتان با او و آخرین تغییر مهم در شرکتش را بررسی کنید. از دعوتنامه، سامانه مدیریت ارتباط با مشتری، سایت شرکت یا یک پیام اخیر استفاده کنید و سراغ زندگی‌نامه مفصل نروید. اطلاعات قدیمی ممکن است نقش جدید فرد را نشان ندهد؛ پس ابتدای جلسه بپرسید آیا مسئولیت کسی تغییر کرده است.
کارهای باز را پیدا کنید
آخرین زنجیره ایمیل، گفت‌وگو و یادداشت جلسه را برای پیدا کردن قول‌های انجام‌نشده، اعتراض‌ها، اسناد و تصمیم‌ها جست‌وجو کنید. بنویسید چه کسی چه کاری را تا چه زمانی باید انجام دهد. از جدیدترین منبع شروع کنید، چون جست‌وجوی یک واژه کلیدی ممکن است قولی قدیمی را نشان دهد و حل‌وفصل بعدی آن را جا بیندازد.
یک پایان مشخص آماده کنید
سؤال، تصمیم یا کار محول‌شده‌ای را که باید پایان‌بخش جلسه باشد، همراه با تاریخ بعدی موردنظرتان بنویسید. آن را پایین خلاصه بگذارید تا وقتی وقت کم می‌آید در دید باشد. اگر گفت‌وگو نتیجه بهتری نشان داد، تغییرش را آشکارا مطرح کنید.
گزینه Pally
Pally چطور کمک می‌کند
Pally پیش از جلسه‌هایی که در تقویم انتخاب می‌کنید، خلاصه‌ای برایتان پیام می‌دهد. دعوتنامه، سابقه Gmail شما، چیزهایی که درباره هر فرد به خاطر دارد و خبرهای به‌روز وب را کنار هم می‌گذارد و می‌توانید در همان گفت‌وگو، رشته‌پیام منبع را بخواهید. وقتی ایمیل پیگیری می‌نویسد، پیش از ارسال آن را می‌بینید.
خلاصه پیش از جلسه
بدون آماده‌سازی قبلی، با شناخت حاضران، سابقه ارتباطتان و موضوعات باز وارد جلسه شوید.
مشاهده دستورحافظه جلسه‌ها
همه تصمیم‌ها، مسئول‌ها و سؤال‌های باز جلسه‌هایتان، به خاطر سپرده می‌شوند و می‌توانید درباره‌شان بپرسید.
مشاهده دستورحافظهای برای آدم‌های زندگی شما
کجا نقل مکان کرده‌اند، به چه علاقه دارند، چه روزهایی را می‌گذرانند: Pally همه را نگه می‌دارد و درست وقت نیاز به شما یادآوری می‌کند.
مشاهده دستورگزینهها
ابزارهای دیگری که مردم استفاده می‌کنند
جایگزین‌های قابل‌قبول، از جمله گزینه‌هایی که با Pally قابلیت‌های مشترک دارند.
Orchid
Orchid برای بنیان‌گذارانی مناسب است که رزرو جلسه و یک مرور صبحگاهی بر اساس ایمیل و تقویم متصل‌شده‌شان می‌خواهند.
بهجای ارسال خودکار پاسخ‌ها، پیش‌نویس آن‌ها را برای تأیید شما آماده می‌کند.
Hey Noah
Hey Noah برای جلسه‌هایی مناسب است که به زمان‌بندی و استخراج کارهای قابل‌اقدام پس از جلسه از طریق ایمیل یا پیام نیاز دارند.
دسترسی فقط با دعوتنامه ممکن است و قیمت‌ها منتشر نشده‌اند.
Lindy
Lindy برای کارهای پرجلسه‌ای مناسب است که به آماده‌سازی، زمان‌بندی، یادداشت‌برداری و پیگیری در یک روند کاری با دستیار نیاز دارند.
تمرکز کاری آن ممکن است فراتر از نیاز بنیان‌گذاری باشد که فقط گاهی با افراد بیرون از شرکت جلسه دارد.
مقایسه Pally و Lindyپرسش‌ها
پرسش‌های متداول
اگر سابقه تازهای وجود نداشته باشد چه؟
از دعوتنامه، نقش فعلی شرکتکننده و هدف جلسه استفاده کنید. بهجای اینکه وانمود کنید رابطهتان سابقه بیشتری دارد، در شروع سؤالی بپرسید که زمینه را روشن کند.
باید درباره تکتک شرکتکنندگان تحقیق کنم؟
افرادی را بررسی کنید که بر تصمیم اثر میگذارند یا به میزان متفاوتی از اطلاعات زمینهای نیاز دارند. در یک جلسه داخلی بزرگ، معمولاً بررسی مسئول جلسه و تصمیمگیرنده کافی است؛ اما در یک تماس کوچک با مشتری، بررسی همه میتواند توجیه داشته باشد.
چطور آماده‌سازی را به پنج دقیقه محدود کنم؟
هر بار از قالب خلاصه یکسانی استفاده کنید و وقتی هدف، افراد، سابقه، موارد باز و نتیجه مطلوب پایان جلسه روشن شد، متوقف شوید. تحقیق عمیق‌تر را برای جلسه‌هایی نگه دارید که اهمیتشان آن را توجیه می‌کند.
به خواندن ادامه دهید