Guida
Come prepararti a ogni riunione in cinque minuti
Prepara un riepilogo che stia in una schermata con cinque elementi: l'obiettivo della riunione, chi partecipa, l'ultima interazione significativa, le promesse ancora da mantenere da entrambe le parti e la decisione o il prossimo passo che desideri. Attingi all'invito nel calendario, ai messaggi recenti e all'ultima nota sul cliente o sul progetto.
Pally può inviarti questo riepilogo via messaggio prima di ogni riunione che scegli, partendo dall'invito, dalla cronologia delle tue email, da ciò che ricorda di ogni persona e dalle notizie recenti. Fermati quando il riepilogo ti permette di aprire la riunione con il giusto contesto e chiuderla con una richiesta chiara.
Un approccio pratico
Cosa fare
Scrivi l'obiettivo della riunione
Trasforma il titolo nel calendario in una frase che descriva cosa dovrà essere definito alla fine della riunione. “Decidere la data di avvio del progetto pilota” è meglio di “Allineamento Northwind”. Se chi organizza non ha indicato un risultato, scegli il tuo prossimo passo, annota che non è concordato e metti gli argomenti secondari in un elenco separato.
Passa in rassegna i partecipanti
Controlla il ruolo di ogni partecipante, il vostro rapporto e l'ultimo cambiamento importante nella sua azienda. Usa l'invito, il tuo CRM, il sito aziendale o un messaggio recente ed evita biografie generiche. Una scheda vecchia può non riportare un nuovo ruolo, quindi chiedi all'inizio se le responsabilità di qualcuno sono cambiate.
Trova le questioni in sospeso
Cerca nell'ultima conversazione email, nella chat e negli appunti della riunione promesse ancora da mantenere, obiezioni, documenti e decisioni. Scrivi chi deve fare cosa ed entro quando. Parti dalla fonte più recente, perché una parola chiave può far emergere una vecchia promessa senza mostrarne la successiva risoluzione.
Prepara una conclusione
Scrivi la domanda, la decisione o l'incarico con cui dovrebbe concludersi la riunione, insieme alla data che preferisci per il prossimo passo. Mettili in fondo al riepilogo, così saranno visibili quando il tempo stringe. Modificali apertamente se dalla conversazione emerge un risultato migliore.
L'opzione Pally
Come ti aiuta Pally
Pally ti invia un riepilogo via messaggio prima delle riunioni che scegli nel calendario. Combina l'invito, la cronologia di Gmail, ciò che ricorda di ogni persona e notizie aggiornate dal web; nella stessa conversazione puoi chiedere il thread di origine. Quando scrive un'email di follow-up, te la mostra prima di inviarla.
Riepiloghi prima delle riunioni
Arriva sapendo chi partecipa, i vostri contatti precedenti e cosa è ancora in sospeso, senza doverti preparare.
Vedi la ricettaMemoria delle riunioni
Ogni decisione, responsabile e domanda aperta delle tue riunioni: tutto memorizzato e pronto da consultare.
Vedi la ricettaUna memoria per le persone a cui tieni
Dove si sono trasferite, cosa le appassiona, cosa stanno vivendo: Pally conserva tutto e te lo ricorda proprio quando serve.
Vedi la ricettaOpzioni
Altri strumenti usati dalle persone
Alternative valide, anche con funzioni simili a quelle di Pally.
Orchid
Orchid è adatto a chi ha fondato un'azienda e vuole prenotare riunioni e ricevere un riepilogo del mattino basato su email e calendario collegati.
Prepara bozze di risposta da approvare, anziché inviarle autonomamente.
Hey Noah
Hey Noah è adatto alle riunioni da pianificare e da cui estrarre poi le attività da svolgere, tramite email o messaggi.
L'accesso è solo su invito e i prezzi non sono pubblicati.
Lindy
Lindy è adatto a un lavoro ricco di riunioni che richiede preparazione, pianificazione, appunti e attività successive in un unico flusso gestito dall'assistente.
Il suo orientamento al lavoro può essere più di quanto serva a chi ha fondato un'azienda per una riunione esterna occasionale.
Confronta Pally e LindyDomande
Domande frequenti
E se non ci sono interazioni recenti?
Usa l'invito, il ruolo attuale del partecipante e l'obiettivo della riunione. All'inizio fai una domanda per chiarire il contesto, anziché fingere che il rapporto abbia una storia più lunga di quella reale.
Dovrei informarmi su ogni partecipante?
Controlla le persone che influiscono sulla decisione o hanno bisogno di un diverso livello di contesto. Per una grande riunione interna di solito basta informarsi sul responsabile e su chi decide, mentre per una piccola chiamata con un cliente può valere la pena controllare tutti.
Come limito la preparazione a cinque minuti?
Usa ogni volta lo stesso formato di riepilogo e fermati quando obiettivo, persone, precedenti, questioni in sospeso e conclusione desiderata sono chiari. Riserva le ricerche più approfondite alle riunioni in cui la posta in gioco le giustifica.
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