دليل
كيف تستعد لكل اجتماع في خمس دقائق
أعدّ ملخّصًا يتّسع في شاشة واحدة ويتضمن خمسة أمور: هدف الاجتماع، والحاضرون، وآخر تواصل مهم، والوعود المعلّقة من الطرفين، والقرار أو الخطوة التالية التي تريدها. استند إلى دعوة التقويم والرسائل الأخيرة وأحدث ملاحظة تخص حساب العميل أو المشروع.
يستطيع Pally أن يرسل لك هذا الملخّص قبل كل اجتماع تختاره، مستندًا إلى الدعوة وسجل بريدك الإلكتروني وما يتذكّره عن كل شخص والأخبار الحديثة. توقّف عن التحضير حين يتيح لك الملخّص بدء الاجتماع وأنت مطّلع على السياق، وإنهاءه بطلب واضح.
نهج عملي
ما الذي عليك فعله
اكتب هدف الاجتماع
حوّل عنوان الحدث في التقويم إلى جملة واحدة تصف ما يجب إنجازه بنهاية الاجتماع. «تحديد تاريخ بدء المشروع التجريبي» أفضل من «اجتماع تنسيق Northwind». وإذا لم يحدّد المنظّم نتيجة مطلوبة، فاختر خطوتك التالية، ودوّن أنها لم تُتّفق عليها، وضع المواضيع الجانبية في قائمة منفصلة.
راجع معلومات الحاضرين
راجع دور كل حاضر، وعلاقتك به، وآخر تغيير مهم في شركته. استخدم الدعوة أو نظام CRM أو موقع الشركة أو رسالة حديثة، وتجنّب استعراض السيرة الكاملة. قد لا يعكس السجل القديم دورًا جديدًا، لذا اسأل في البداية عمّا إذا كانت مسؤوليات أي شخص قد تغيّرت.
اعثر على الأمور المعلّقة
ابحث في أحدث سلسلة بريد إلكتروني ومحادثة وملاحظات اجتماع عن الوعود المعلّقة والاعتراضات والمستندات والقرارات. دوّن ما المطلوب من كل شخص وموعده. ابدأ بأحدث مصدر، لأن البحث بكلمة مفتاحية قد يُظهر وعدًا قديمًا ويفوّت ما حدث لاحقًا لحسمه.
حضّر خاتمة واحدة
اكتب السؤال أو القرار أو المهمة التي ينبغي أن ينتهي بها الاجتماع، مع الموعد التالي الذي تفضّله. ضع ذلك أسفل الملخّص ليبقى ظاهرًا عندما يضيق الوقت. وغيّره بوضوح أمام الجميع إذا أظهر النقاش نتيجة أفضل.
خيار Pally
كيف يساعدك Pally
يرسل لك Pally ملخّصًا قبل الاجتماعات التي تختارها من تقويمك. يجمع فيه الدعوة وسجل Gmail وما يتذكّره عن كل شخص والأخبار الحديثة من الويب، ويمكنك طلب سلسلة الرسائل المصدر في المحادثة نفسها. وعندما يكتب رسالة بريد إلكتروني للمتابعة، تراها قبل إرسالها.
ملخّصات قبل الاجتماعات
ادخل الاجتماع وأنت تعرف الحاضرين، وما جمعك بهم، وما بقي معلّقًا، دون التحضير بنفسك.
اطّلع على الوصفةذاكرة اجتماعاتك
كل قرار، والمسؤول عنه، وكل سؤال معلّق في اجتماعاتك، محفوظ لتسأل عنه متى شئت.
اطّلع على الوصفةذاكرة للأشخاص في حياتك
أين انتقلوا، وما اهتماماتهم، وبماذا يمرّون: يتذكر Pally كل ذلك، ويذكّرك به حين تحتاج إليه.
اطّلع على الوصفةخيارات
أدوات أخرى يستخدمها الناس
بدائل جديرة بالنظر، تشمل أدوات تتداخل إمكاناتها مع Pally.
Orchid
يناسب Orchid المؤسسين الذين يريدون حجز الاجتماعات وملخّصًا صباحيًا مستمدًا من البريد الإلكتروني والتقويم المرتبطين به.
يعدّ مسودات ردود لتوافق عليها بدلًا من إرسالها من تلقاء نفسه.
Hey Noah
يناسب Hey Noah الاجتماعات التي تحتاج إلى جدولة واستخراج بنود العمل بعدها عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل.
الإتاحة بالدعوة فقط، والأسعار غير معلنة.
Lindy
يناسب Lindy العمل المليء بالاجتماعات الذي يحتاج إلى التحضير والجدولة والملاحظات والمتابعة ضمن سير عمل واحد مع مساعد.
قد يتجاوز تركيزه على العمل ما يحتاج إليه مؤسس لعقد اجتماع خارجي بين حين وآخر.
قارن بين Pally وLindyأسئلة
أسئلة شائعة
ماذا لو لم يكن هناك تواصل حديث؟
استند إلى الدعوة والدور الحالي للحاضر وهدف الاجتماع. اطرح في البداية سؤالًا يوضّح السياق بدلًا من الإيحاء بأن للعلاقة تاريخًا أطول مما لها فعلًا.
هل ينبغي أن أبحث عن معلومات عن كل حاضر؟
راجع معلومات الأشخاص الذين يؤثّرون في القرار أو يحتاجون إلى مستوى مختلف من التفاصيل لفهم السياق. في الاجتماع الداخلي الكبير، تكفي عادةً مراجعة معلومات المسؤول وصاحب القرار، بينما قد يكون من المفيد مراجعة معلومات الجميع في مكالمة صغيرة مع عميل.
كيف أحصر التحضير في خمس دقائق؟
استخدم تنسيق الملخّص نفسه كل مرة، وتوقّف بمجرد اتضاح الهدف والحاضرين والتواصل السابق والأمور المعلّقة والخاتمة المطلوبة. اترك البحث المعمّق للاجتماعات التي تستدعي أهميتها ذلك.
تابع القراءة