ガイド
5分で、どの会議にもしっかり準備する方法
会議の目的、参加者、前回の意味あるやり取り、双方の未完了の約束、求める判断や次の行動の5つを、1画面のブリーフにまとめます。招待、最近のメッセージ、最新の顧客・案件メモから集めましょう。
Pallyは、選んだ会議の前に、招待、メール履歴、各人についての記憶、最近のニュースからこのブリーフを作り、メッセージで送れます。背景を踏まえて会議を始め、明確な依頼で締められる内容がそろったら、準備を終えましょう。
実用的な取り組み方
やること
会議の目的を書く
カレンダーの件名を、終わるときに何が決まっているべきかの1文に変えます。「Northwindの定例」より「試行開始日を決める」のほうが具体的です。主催者が成果を示していなければ、自分の次の一歩を選んで未合意と記し、脇の話題は別のリストへ置きましょう。
参加者を確認する
各参加者の役割、関係、所属企業での最近の大きな変化を見ます。招待、CRM、企業サイト、最近のメッセージを使い、広い経歴調査は省きましょう。古い記録では新しい役割を逃すこともあるため、冒頭で担当が変わった人がいないか聞きます。
未完了の用件を探す
最新のメール、チャット、会議メモから、未完了の約束、反対意見、書類、判断を探します。誰が、何を、いつまでにするかを書きましょう。キーワード検索では古い約束だけが見つかり後の解決を逃すことがあるので、最新の情報から確認します。
締めの一言を用意する
最後に確認したい質問、判断、担当と、希望する次の日付を書きます。時間がなくても見えるよう、ブリーフの下部に置きましょう。会話からよりよい成果が見えたら、その場で明確に変更します。
Pallyを使うなら
Pallyにできること
Pallyは、選んだカレンダーの会議前にブリーフをメッセージで送ります。招待、Gmailの履歴、各人についての記憶、時宜に合うウェブのニュースをまとめ、同じ会話で元のスレッドも頼めます。再連絡メールを書いたときは、送信前に確認できます。
選択肢
ほかによく使われるツール
Pallyと機能が重なるものも含めて、公平に紹介します。
Orchid
Orchidは、連携メールとカレンダーからの朝の概要と会議予約が欲しい創業者に向いています。
自分で送信するのではなく、承認用の返信を下書きします。
Hey Noah
Hey Noahは、メールやメッセージでの日程調整と、終了後の対応事項の抽出が必要な会議に向いています。
招待制で、料金は非公開です。
Lindy
Lindyは、準備、日程調整、メモ、再連絡を1つのアシスタントの流れで扱いたい、会議の多い仕事に向いています。
仕事中心の機能は、たまの社外会議だけを準備する創業者には多すぎるかもしれません。
PallyとLindyを比較質問
よくある質問
最近のやり取りがない場合は？
招待、相手の現在の役割、会議の目的を使います。実際以上の付き合いがあるように振る舞わず、冒頭で背景を確認する質問をしましょう。
参加者全員を調べるべきですか？
判断に影響する人や、異なる背景説明が必要な人を確認します。大きな社内会議は担当者と決裁者、小さな顧客との電話なら全員を確認する価値があることもあります。
準備を5分に収めるには？
毎回同じ形式を使い、目的、参加者、経緯、未完了の用件、望む締め方が明確になったら終えます。深い調査は、重要度に見合う会議だけにしましょう。
続けて読む