Hướng dẫn
Cách chuẩn bị cho mọi cuộc họp trong năm phút
Chuẩn bị bản tóm tắt vừa một màn hình với năm nội dung: mục tiêu cuộc họp, người tham dự, lần trao đổi quan trọng gần nhất, lời hứa chưa hoàn thành của hai bên và quyết định hoặc bước tiếp theo bạn muốn đạt được. Lấy thông tin từ lời mời trên lịch, tin nhắn gần đây và ghi chú mới nhất về khách hàng hoặc dự án.
Pally có thể nhắn bạn bản tóm tắt này trước mỗi cuộc họp bạn chọn, dựa trên lời mời, lịch sử email, những gì Pally nhớ về từng người và tin tức gần đây. Dừng chuẩn bị khi bản tóm tắt đủ giúp bạn mở đầu cuộc họp với đầy đủ bối cảnh và kết thúc bằng một đề nghị rõ ràng.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Viết mục tiêu cuộc họp
Biến tiêu đề cuộc họp trên lịch thành một câu nêu rõ kết quả cần đạt khi cuộc họp kết thúc. “Chốt ngày bắt đầu thử nghiệm” rõ hơn “Họp cập nhật Northwind”. Nếu người tổ chức chưa nêu kết quả mong muốn, hãy tự chọn bước tiếp theo, ghi rõ đó là đề xuất chưa được thống nhất, và để các chủ đề ngoài lề vào danh sách riêng.
Xem nhanh người tham dự
Kiểm tra vai trò của từng người, mối quan hệ của bạn với họ và thay đổi quan trọng gần nhất tại công ty họ. Dùng lời mời họp, CRM, trang web công ty hoặc tin nhắn gần đây, không cần đọc toàn bộ tiểu sử. Hồ sơ cũ có thể chưa cập nhật vai trò mới, nên hãy hỏi ngay đầu buổi xem trách nhiệm của ai có thay đổi không.
Tìm việc còn dang dở
Tìm trong chuỗi email, cuộc trò chuyện và ghi chú họp mới nhất những lời hứa, ý kiến phản đối, tài liệu và quyết định còn chưa xử lý xong. Ghi rõ ai cần làm gì và hạn chót là khi nào. Bắt đầu từ nguồn mới nhất, vì tìm theo từ khóa có thể đưa ra một lời hứa cũ mà bỏ sót việc lời hứa đó đã được giải quyết sau này.
Chuẩn bị nội dung chốt cuộc họp
Viết ra câu hỏi, quyết định hoặc nhiệm vụ cần chốt khi kết thúc cuộc họp, kèm ngày bạn muốn hẹn tiếp. Đặt ở cuối bản tóm tắt để dễ thấy khi sắp hết giờ. Nếu cuộc trao đổi cho thấy một kết quả tốt hơn, hãy nói rõ và thay đổi nội dung chốt.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally nhắn cho bạn bản tóm tắt trước những cuộc họp trên lịch mà bạn chọn. Pally kết hợp lời mời họp, lịch sử Gmail, những gì ghi nhớ về từng người và tin tức mới trên web; bạn cũng có thể yêu cầu xem chuỗi trao đổi nguồn ngay trong cuộc trò chuyện đó. Khi Pally viết email trao đổi tiếp sau họp, bạn được xem trước khi gửi.
Tóm tắt trước cuộc họp
Vào họp là biết ai có mặt, bạn từng trao đổi gì với họ và việc gì còn dang dở, không cần tự tìm hiểu trước.
Xem công thứcTrí nhớ cuộc họp
Mọi quyết định, người phụ trách và câu hỏi chưa giải quyết trong cuộc họp đều được ghi nhớ, hỏi là có câu trả lời.
Xem công thứcTrí nhớ về những người quanh bạn
Họ chuyển đi đâu, thích gì, đang trải qua chuyện gì: Pally ghi nhớ tất cả và nhắc lại đúng lúc bạn cần.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Orchid
Orchid phù hợp với nhà sáng lập muốn đặt lịch họp và nhận bản tin buổi sáng tổng hợp từ email cùng lịch đã kết nối.
Công cụ soạn bản nháp trả lời để bạn duyệt thay vì tự gửi.
Hey Noah
Hey Noah phù hợp với các cuộc họp cần sắp lịch và trích xuất việc cần làm sau đó qua email hoặc tin nhắn.
Chỉ người được mời mới có thể sử dụng, và giá chưa được công bố.
Lindy
Lindy phù hợp với công việc có nhiều cuộc họp, cần chuẩn bị, sắp lịch, ghi chú và theo sát sau họp trong cùng một quy trình trợ lý.
Việc tập trung vào công việc có thể khiến công cụ này vượt quá nhu cầu của nhà sáng lập chỉ thỉnh thoảng họp với bên ngoài.
So sánh Pally và LindyCâu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Nếu không có lịch sử trao đổi gần đây thì sao?
Dùng lời mời họp, vai trò hiện tại của người tham dự và mục tiêu cuộc họp. Hãy hỏi một câu để làm rõ bối cảnh ngay đầu buổi thay vì tỏ ra hai bên đã có nhiều trao đổi hơn thực tế.
Mình có nên tìm hiểu mọi người tham dự không?
Tìm hiểu những người ảnh hưởng đến quyết định hoặc cần được cung cấp mức độ thông tin khác nhau. Với cuộc họp nội bộ đông người, thường chỉ cần tìm hiểu người phụ trách và người ra quyết định; còn cuộc gọi với ít khách hàng có thể đáng để tìm hiểu tất cả.
Làm sao chỉ mất năm phút để chuẩn bị?
Dùng cùng một mẫu tóm tắt mỗi lần và dừng khi đã rõ mục tiêu, người tham dự, lịch sử trao đổi, việc còn dang dở và kết quả muốn chốt. Chỉ nghiên cứu sâu hơn với những cuộc họp đủ quan trọng để cần đến việc đó.
Đọc tiếp