Hướng dẫn
Cách đặt lịch họp qua tin nhắn mà không phải trao đổi qua lại
Nhắn tin cho Pally người bạn sẽ gặp và thời lượng cuộc họp. Pally kiểm tra lịch đã kết nối, soạn tin nhắn với vài giờ trống thực tế, múi giờ, thời lượng và hình thức họp, rồi gửi tin nhắn cùng lời mời khi bạn yêu cầu. Khi có nhiều giờ phù hợp, dùng liên kết đặt lịch như Calendly sẽ đơn giản hơn.
Tạm giữ chỗ trên lịch trong lúc chờ và gửi một lời mời trên lịch ngay khi họ chọn. Nếu không giờ nào phù hợp, hãy hỏi khung giờ họ muốn thay vì lại gửi qua lại một danh sách giờ ngẫu nhiên khác.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Đặt quy tắc cho cuộc họp
Xác định thời lượng, hình thức gọi video hay điện thoại, ngày sớm nhất phù hợp, giờ làm việc và khoảng nghỉ giữa các cuộc họp trước khi tìm giờ trống. Ghi rõ quy tắc nào có thể linh động cho khách ít thời gian rảnh. Lưu các quy tắc trong ghi chú trên lịch hoặc công cụ đặt lịch để không phải đặt lại mỗi lần nhắn tin.
Đề xuất giờ thực sự còn trống
Kiểm tra lịch hiện tại và gửi một danh sách ngắn các giờ bắt đầu cụ thể trong một tin nhắn, nêu thời lượng, múi giờ và hình thức họp một lần. Tránh nói “lúc nào đó vào thứ Ba”, vì như vậy lại đẩy việc tìm giờ sang người kia. Chỉ đề xuất những giờ bạn có thể giữ trống trong lúc chờ.
Giữ chỗ và xác nhận
Nếu lịch của bạn kín nhanh, hãy tạm giữ các giờ đã đề xuất và gắn nhãn, rồi bỏ những chỗ không dùng khi người kia chọn hoặc khi hết hạn giữ chỗ. Xác nhận giờ đã chọn qua tin nhắn và gửi lời mời ngay, kèm người tham dự, địa điểm và nội dung họp. Từ đó, lời mời là thông tin chuẩn để đối chiếu.
Xử lý một lượt khi các giờ đều không phù hợp
Nếu không giờ nào phù hợp, hãy hỏi vài khung giờ, múi giờ của họ và hạn chót bắt buộc nếu có, rồi gửi lại những giờ khớp thực tế đầu tiên. Nếu vẫn không tìm được lịch chung, chuyển sang cập nhật bằng văn bản. Bắt đầu lại một cách có hệ thống tốt hơn là đoán thêm một lượt.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally kiểm tra lịch đã kết nối, tìm giờ trống và soạn tin nhắn đặt lịch. Pally cho bạn xem bản nháp trước, hoặc gửi tin nhắn cùng lời mời trên lịch khi bạn yêu cầu.
Bản tin buổi sáng
Bản tin buổi sáng ngắn gọn về những điều quan trọng: lịch trong ngày, hộp thư và những việc bạn đã hứa làm.
Xem công thứcTóm tắt trước cuộc họp
Vào họp là biết ai có mặt, bạn từng trao đổi gì với họ và việc gì còn dang dở, không cần tự tìm hiểu trước.
Xem công thứcHẹn giờ nhắn
Cho Pally biết cần gửi gì và khi nào. Tin nhắn sẽ đến đúng thời điểm đó.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Calendly
Calendly phù hợp với người muốn khách chọn từ các giờ còn trống mà không phải trao đổi danh sách qua tin nhắn.
Liên kết đặt lịch có thể tạo cảm giác thiếu gần gũi với những cuộc họp nhạy cảm hoặc cần hiểu nhiều bối cảnh, và vẫn cần thiết lập quy tắc lịch chính xác.
Orchid
Orchid phù hợp với nhà sáng lập muốn đặt lịch họp qua trợ lý trong iMessage hoặc SMS.
Công cụ soạn câu trả lời để bạn duyệt thay vì tự gửi.
Hey Noah
Hey Noah phù hợp với nhà sáng lập muốn có một trợ lý mà họ có thể thêm vào email hoặc nhắn tin để sắp xếp lịch họp giữa nhiều lịch.
Chỉ người được mời mới có thể sử dụng, và giá chưa được công bố.
Lindy
Lindy phù hợp với những ngày làm việc cần một quy trình trợ lý chung cho việc đặt lịch, đổi lịch, chuẩn bị họp và theo dõi sau họp.
Hệ thống họp với phạm vi tính năng rộng hơn này có thể quá mức cần thiết nếu một liên kết đặt lịch đơn giản đã giải quyết được vấn đề.
So sánh Pally và LindyCarly
Carly phù hợp với các chuỗi email cần một tác nhân AI có địa chỉ email riêng để trả lời và đặt lịch họp.
Công cụ hoạt động bằng cách thêm địa chỉ email của tác nhân vào chuỗi trao đổi.
Câu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Nên đề xuất bao nhiêu giờ?
Đề xuất số giờ vừa đủ để đọc lướt trong một tin nhắn, trải ra nhiều khung giờ phù hợp nếu có thể. Dùng liên kết đặt lịch khi lịch của bạn có nhiều lựa chọn phù hợp.
Có nên giữ chỗ cho mọi giờ đã đề xuất không?
Tạm giữ chỗ khi có nguy cơ trùng lịch, gắn nhãn và đặt thời hạn. Nếu lịch của bạn ít bận, kiểm tra lại nhanh trước khi xác nhận có thể là đủ.
Lời mời trên lịch nên có những gì?
Ghi múi giờ đã thống nhất, thời lượng, hình thức hoặc địa điểm, người tham dự và mục đích trong một dòng. Chỉ thêm tài liệu chuẩn bị khi người tham dự cần xem trước cuộc họp.
Đọc tiếp