Hướng dẫn
Cách quản lý ngày làm việc mà không cần trợ lý điều hành
Pally đảm nhận phần việc của trợ lý ngay trong tin nhắn, miễn phí. Pally gửi bản tin buổi sáng từ lịch, email, Slack và WhatsApp, đánh dấu tin nhắn khẩn cùng những lời hứa chưa hoàn thành, rồi xử lý các câu trả lời, việc đặt chỗ và cuộc gọi bạn giao.
Quản lý ngày làm việc bằng một lịch và một danh sách việc cần làm ngắn: chọn những việc phải tiến triển, xử lý liên lạc đến theo từng đợt và chừa thời gian giữa các cuộc họp để quyết định, ghi chú. Hệ thống hiệu quả khi giúp bạn biết việc cần làm tiếp theo mà không phải liên tục sắp xếp. Dành mười phút rà soát cuối ngày để ghi lại các lời hứa còn bỏ ngỏ, chuyển lịch những việc chưa xong và chuẩn bị việc đầu tiên cho ngày mai.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Tạo một bản tóm tắt hằng ngày
Trước khi làm việc, gom các cuộc họp hôm nay, hạn chót, tin nhắn khẩn và lời hứa chưa hoàn thành vào một ghi chú. Chỉ giữ những mục có thể thay đổi việc bạn làm hôm nay, đồng thời thêm thời gian chuẩn bị hoặc di chuyển mà lịch chưa tính đến. Nếu ghi chú dài thành danh mục toàn bộ dự án, hãy rút gọn lại.
Chọn ba kết quả cần đạt
Xác định vài kết quả giúp ngày làm việc có ý nghĩa và dành riêng thời gian cho chúng trên lịch. Viết kết quả như “gửi đề xuất đã chỉnh sửa”, thay vì hạng mục như “bán hàng”. Khi có yêu cầu khẩn, hãy quyết định nó sẽ thay thế kết quả nào đã lên kế hoạch.
Xử lý liên lạc theo từng đợt
Chọn hai hoặc ba khung giờ mỗi ngày để xử lý email, Slack và WhatsApp. Trong mỗi khung giờ, trả lời những việc nhanh, chuyển việc dài hơn thành nhiệm vụ có ngày thực hiện và lưu trữ phần còn lại. Xác định số ít người gửi và chủ đề được phép làm gián đoạn bạn, để cách xử lý theo đợt không bao giờ làm chậm việc khẩn cấp hoặc một khách hàng tiềm năng giá trị cao.
Tổng kết cuối ngày
Dành mười phút kiểm tra việc đã xong, những lời hứa trong tin nhắn hoặc cuộc gọi và lịch ngày mai. Chủ động chuyển lịch việc chưa xong, thêm thời gian chuẩn bị còn thiếu và viết ra hành động cụ thể đầu tiên cho buổi sáng. Bỏ qua bước rà soát này sẽ đẩy việc sắp xếp sang ngày mai, khi nó tốn nhiều sự chú ý hơn.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally biến lịch, Gmail và Slack đã kết nối thành bản tin buổi sáng gửi qua tin nhắn. Pally làm nổi bật tin nhắn khẩn và lời hứa chưa hoàn thành, đặt lời nhắc và xử lý câu trả lời ngay trong cùng cuộc trò chuyện. Bạn chọn ứng dụng nào được kết nối và những việc nào có trong quy trình hằng ngày.
Bản tin buổi sáng
Bản tin buổi sáng ngắn gọn về những điều quan trọng: lịch trong ngày, hộp thư và những việc bạn đã hứa làm.
Xem công thứcGhi nhận việc cần làm
Mỗi lời nhờ “bạn có thể…” bị vùi trong luồng trò chuyện nhộn nhịp đều thành việc được Pally theo dõi. Không bỏ sót việc nào.
Xem công thứcNgười bạn hay nhắc
Giao cho Pally việc bạn cứ trì hoãn. Pally không quên, và cũng không để bạn quên.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Orchid
Orchid phù hợp với nhà sáng lập muốn có trợ lý trong iMessage hoặc SMS để nhận tóm tắt buổi sáng, bản nháp trả lời và đặt lịch họp.
Công cụ soạn câu trả lời để bạn duyệt thay vì tự gửi.
Hey Noah
Hey Noah phù hợp với nhà sáng lập muốn xử lý việc lên lịch, trích xuất đầu việc và gọi điện qua email hoặc tin nhắn.
Chỉ người có lời mời mới được dùng, và giá chưa được công bố.
Lindy
Lindy phù hợp với nhà sáng lập muốn được hỗ trợ công việc như xử lý hộp thư, lên lịch, chuẩn bị họp, ghi chú và liên hệ lại.
Trợ lý tập trung vào công việc thay vì các nhiệm vụ cá nhân và việc vặt.
So sánh Pally và LindyMartin
Martin phù hợp với nhà sáng lập muốn quản lý lịch, soạn email, đặt lời nhắc và quản lý việc cần làm qua cả tin nhắn lẫn giọng nói.
Giọng nói, thông báo và phần cài đặt nằm trong ứng dụng iOS của công cụ.
So sánh Pally và MartinInstinct
Instinct phù hợp với nhà sáng lập muốn có trợ lý AI cá nhân qua iMessage, WhatsApp hoặc điện thoại, có thể thao tác trên email, tin nhắn, lịch và thiết bị.
Công cụ miễn phí, nhưng muốn dùng bản thử nghiệm kín phải đăng ký danh sách chờ, và điều khoản nêu rằng một số tính năng có thể mất phí.
So sánh Pally và InstinctCâu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Lên kế hoạch hằng ngày nên mất bao lâu?
Giữ phần tóm tắt đầu ngày và rà soát cuối ngày đủ ngắn để thực hiện mỗi ngày làm việc. Nếu việc lên kế hoạch thường xuyên mất nhiều thời gian hơn khung làm việc mà nó giúp bảo vệ, hãy giảm số nguồn và trường thông tin.
Việc gì được phép làm gián đoạn giờ tập trung?
Lập một danh sách giới hạn, chẳng hạn sự cố hệ thống đang vận hành, vấn đề của khách cần xử lý trong ngày hoặc khách hàng tiềm năng phù hợp cần được phản hồi sớm. Chuyển mọi việc khác sang đợt xử lý liên lạc tiếp theo.
Khi nào hệ thống này không còn đủ?
Cân nhắc thuê người hỗ trợ khi việc xếp lịch cần thương lượng, phải điều phối nhiều người, hoặc những quyết định nhạy cảm và việc quản lý các mối quan hệ chiếm phần lớn thời gian trong tuần.
Đọc tiếp