Hướng dẫn
Cách nhớ mọi lời hứa bạn đã đưa ra trong cuộc gọi hoặc trò chuyện
Ghi mỗi lời hứa thành một nhiệm vụ trước khi cuộc gọi hoặc trò chuyện kết thúc, kèm kết quả cụ thể cần bàn giao, người phụ trách, hạn chót và liên kết nguồn. Đưa mọi lời hứa vào một danh sách cam kết chưa hoàn thành, bất kể cuộc trao đổi diễn ra ở đâu.
Pally có thể giữ danh sách đó cho bạn. Pally trích xuất cam kết từ ghi chú Granola, lịch, Slack và iMessage đã kết nối (qua ứng dụng Pally trên Mac), rồi nhắc bạn cho đến khi từng mục được hoàn tất. Chỉ đóng một lời hứa khi người kia đã nhận kết quả hoặc đồng ý rằng cam kết đã thay đổi.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Xác định thế nào là lời hứa
Xem một cam kết trực tiếp, bước tiếp theo đã thống nhất hoặc yêu cầu đã nhận lời là một lời hứa. Chú ý các câu như “mình sẽ gửi”, “bên mình sẽ kiểm tra” và “để mình phản hồi lại bạn”. Bỏ qua ý tưởng chung trừ khi có người đang chờ hành động; nếu chưa chắc, hãy hỏi họ có mong nhận kết quả cụ thể không và vào lúc nào.
Ghi lại ngay lúc đó
Trước khi kết thúc cuộc gọi, đọc lại cam kết và ghi lại. Khi trò chuyện, tạo nhiệm vụ ngay lúc tin nhắn còn mở. Ghi hành động, kết quả cần bàn giao, người nhận, hạn chót và liên kết nguồn; nếu chưa có hạn chót, hãy thống nhất ngay.
Gom vào một danh sách
Chuyển nhiệm vụ từ ghi chú họp, Slack, email và tin nhắn vào một danh sách cam kết chưa hoàn thành, kèm nguồn. Sắp xếp theo hạn chót và người liên quan, đồng thời đánh dấu mọi mục chưa có người phụ trách hoặc ngày hoàn thành. Gộp các mục trùng lặp khi rà soát hằng ngày để mỗi lời hứa chỉ có một bản ghi.
Hoàn tất kèm bằng chứng
Đánh dấu lời hứa đã hoàn thành khi người kia đã nhận tài liệu, lời giới thiệu hoặc quyết định, hay đã đồng ý thay đổi cam kết. Với việc quan trọng, hãy gắn liên kết đến tin nhắn đã gửi. Rà soát các mục quá hạn trước khi hứa thêm với cùng người đó.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally tìm cam kết trong ghi chú Granola, lịch, Slack đã kết nối và iMessage qua ứng dụng Pally trên Mac. Pally trích xuất quyết định, người phụ trách và câu hỏi chưa giải đáp từ ghi chú họp, theo dõi các cuộc trò chuyện bạn chọn để tìm nhiệm vụ bạn nhận làm, rồi nhắc bạn về những việc còn dang dở. Bạn có thể sửa hoặc đánh dấu hoàn tất từng mục ngay trong cuộc trò chuyện đó.
Trí nhớ cuộc họp
Mọi quyết định, người phụ trách và câu hỏi chưa giải quyết trong cuộc họp đều được ghi nhớ, hỏi là có câu trả lời.
Xem công thứcGhi nhận việc cần làm
Mỗi lời nhờ “bạn có thể…” bị vùi trong luồng trò chuyện nhộn nhịp đều thành việc được Pally theo dõi. Không bỏ sót việc nào.
Xem công thứcBản tin buổi sáng
Bản tin buổi sáng ngắn gọn về những điều quan trọng: lịch trong ngày, hộp thư và những việc bạn đã hứa làm.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Orchid
Orchid phù hợp với nhà sáng lập muốn nhận bản tin buổi sáng, bản nháp trả lời và đặt lịch họp qua iMessage hoặc SMS.
Công cụ soạn bản nháp trả lời để bạn duyệt thay vì tự gửi.
Hey Noah
Hey Noah phù hợp với nhà sáng lập muốn trích xuất việc cần làm và sắp lịch trao đổi tiếp qua email hoặc tin nhắn.
Chỉ người được mời mới có thể sử dụng, và giá chưa được công bố.
Lindy
Lindy phù hợp với nhà sáng lập muốn xử lý việc cần làm và các trao đổi tiếp sau cuộc họp, cùng với sắp lịch và ghi chú.
Công cụ không nói rằng có thể đọc các cuộc trò chuyện iMessage hoặc WhatsApp của bạn, nơi có nhiều lời hứa cá nhân được đưa ra.
So sánh Pally và LindySaner
Saner phù hợp với nhà sáng lập muốn tập hợp ghi chú, email và nhiệm vụ ở cùng một nơi để theo dõi lời hứa.
Nhà sáng lập vẫn phải tự ghi lại cam kết từ các cuộc trò chuyện ngoài không gian làm việc đó.
Motion
Motion phù hợp với nhà sáng lập muốn xếp lịch cho các cam kết chưa hoàn thành cùng với công việc dự án.
Nhiệm vụ đã được xếp lịch vẫn cần ghi chính xác lời hứa ban đầu và người nhận.
Câu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Nếu lời hứa không có hạn chót thì sao?
Hỏi ngày cụ thể trước khi cuộc trò chuyện kết thúc. Nếu không thể, hãy đặt lời nhắc trong thời gian gần để làm rõ, thay vì để nhiệm vụ dang dở mãi.
Mình có nên ghi lại cam kết của người khác không?
Có, nếu việc họ thực hiện cam kết ảnh hưởng đến công việc của bạn. Ghi người phụ trách và ngày đã thống nhất, rồi giữ các mục đó riêng với những lời hứa bạn cần thực hiện.
Xử lý thế nào khi lời hứa thay đổi?
Xác nhận phạm vi hoặc ngày mới với người kia và cập nhật bản ghi hiện có. Giữ nguồn của thỏa thuận đó đính kèm để phiên bản cũ không xuất hiện trở lại sau này.
Đọc tiếp