गाइड
मैसेज से कारोबार के खर्चों और रसीदों का हिसाब कैसे रखें
Pally को अपने कनेक्ट किए हुए Gmail या Outlook में रसीदें ढूँढने दें और हर नई रसीद अपने बहीखाते वाले ईमेल पते पर फ़ॉरवर्ड करने दें। आपके कहने पर यह आपके खर्च वाले टूल में खर्च भी दर्ज कर सकता है। कागज़ की रसीदों के लिए एक अलग मैसेज थ्रेड या जानकारी जमा करने वाला पता रखें, जिसमें विक्रेता, तारीख, रकम, कारोबारी मकसद, श्रेणी और तस्वीर हो।
हर हफ़्ते कार्ड और बैंक के लेन-देन से हिसाब मिलाने पर गायब रसीदें और दोहरी प्रविष्टियाँ पकड़ में आती हैं। मैसेज जानकारी दर्ज करने का ज़रिया है; बहीखाते और टैक्स के काम के लिए वित्तीय रिकॉर्ड आपकी लेखा प्रणाली ही रहती है।
एक व्यावहारिक तरीका
क्या करें
ज़रूरी जानकारी तय करें
अपने बहीखाता सँभालने वाले के लिए ज़रूरी न्यूनतम रिकॉर्ड तय करें: विक्रेता, तारीख, रकम, कारोबारी मकसद, श्रेणी, भुगतान खाता और रसीद। इस फ़ॉर्मैट को टेक्स्ट शॉर्टकट के रूप में सेव करें, ताकि जानकारी दर्ज करने में बस कुछ सेकंड लगें। कोई सामान्य टेम्पलेट अपनाने के बजाय अपने अकाउंटेंट से पूछें कि आपके टैक्स के हिसाब से कौन-सी जानकारी ज़रूरी है।
खरीदते समय ही दर्ज करें
काउंटर या चेकआउट पेज छोड़ने से पहले विवरण और रसीद की साफ़ तस्वीर भेजें। ईमेल से मिली रसीदें फ़ॉरवर्ड करें और “सामग्री” के बजाय “ग्राहक कार्यशाला का सामान” जैसा स्पष्ट मकसद लिखें। अगर रसीद गायब है, तो कार्ड से कटी रकम पर भरोसा करने के बजाय उसे गायब चिह्नित करें।
रिकॉर्ड बहीखाते में ले जाएँ
तय समय पर दर्ज किए गए खर्च उस लेखा या खर्च वाले टूल में ले जाएँ जिसे आप पहले से इस्तेमाल करते हैं। रसीद जोड़ें, कारोबारी मकसद बनाए रखें और खाता व श्रेणी जाँचें। मैसेज जानकारी दर्ज करने का चरण है; सुधार और रिपोर्ट बहीखाते में ही होने चाहिए।
हर हफ़्ते हिसाब मिलाएँ
दर्ज खर्चों को कारोबार के कार्ड और बैंक के लेन-देन से मिलाएँ। बिना रसीद वाले भुगतान, बिना लेन-देन वाली प्रविष्टियाँ, दोहरी प्रविष्टियाँ, रिफ़ंड और निजी खरीदारी ढूँढें। फिर अपने बहीखाता सँभालने वाले को इन गड़बड़ियों की छोटी सूची भेजें। सही तरह फ़ॉरवर्ड की गई रसीद की श्रेणी भी गलत हो सकती है, इसलिए यही जाँच इस व्यवस्था को भरोसेमंद बनाती है।
Pally का विकल्प
Pally कैसे मदद करता है
Pally कनेक्ट किए गए Gmail या Outlook में रसीदें ढूँढता है और नई रसीदें आपके बहीखाते वाले ईमेल पते पर फ़ॉरवर्ड करता है। यह संबंधित रसीद निकाल सकता है, आपके खर्च वाले टूल में खर्च भर सकता है, और आपके कहने पर उसे जमा कर सकता है।
रसीदों का रखवाला
रसीदें अपने आप फ़ॉरवर्ड होती हैं, करीने से जमा होती हैं और ज़रूरत पड़ते ही मिल जाती हैं।
रेसिपी देखेंखर्च जमा करें
मुड़ी-तुड़ी रसीद से जमा खर्च तक: Pally रसीद ढूँढता है और खर्च की रिपोर्ट जमा कर देता है।
रेसिपी देखेंहफ़्ते के खर्च का सारांश
रविवार को एक मैसेज: आपने कितना खर्च किया, कहाँ किया और क्या कुछ गड़बड़ लग रहा है।
रेसिपी देखेंविकल्प
लोगों के इस्तेमाल किए जाने वाले दूसरे टूल
उपयुक्त विकल्प, जिनमें Pally जैसे कुछ काम करने वाले विकल्प भी शामिल हैं।
Expensify
Expensify उन कारोबारों के लिए सही है जिन्हें रसीदें दर्ज करने और खर्चों की रिपोर्ट बनाने के लिए एक खास टूल चाहिए।
आपको फिर भी खर्च का सही कारोबारी उद्देश्य और श्रेणी दर्ज करनी होगी, और वित्तीय खातों से नियमित मिलान करना होगा।
QuickBooks
QuickBooks उन मालिकों के लिए सही है जो खर्चों और रसीदों को उन लेखा रिकॉर्ड के साथ रखना चाहते हैं जिनका इस्तेमाल उनका बहीखाता संभालने वाला करता है।
जब आप अपनी डेस्क से दूर हों, तो खरीदारी दर्ज करना एक मैसेज भेजने से ज़्यादा झंझट वाला लग सकता है।
Ramp
Ramp उन कारोबारों के लिए सही है जो कार्ड के लेन-देन, रसीदों और खर्चों की समीक्षा को कारोबार के खर्च संभालने वाले एक ही सिस्टम में जोड़ना चाहते हैं।
यह सबसे अच्छा तब काम करता है जब खर्च पहले से ही कंपनी की समर्थित प्रक्रिया और खातों के ज़रिए होते हों।
सवाल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या बहीखाते के लिए सिर्फ़ मैसेज की बातचीत काफ़ी है?
नहीं। जानकारी जल्दी दर्ज करने के लिए मैसेज का इस्तेमाल करें, फिर जाँचा हुआ रिकॉर्ड और रसीद उस लेखा या खर्च वाले सिस्टम में रखें जहाँ आपका बहीखाता है।
अगर रसीद सिर्फ़ कागज़ पर हो तो?
अच्छी रोशनी में पूरी रसीद की फ़ोटो लें और जाँचें कि विक्रेता, तारीख, सामान, कुल रकम और भुगतान की जानकारी पढ़ी जा सके। अगर आपके अकाउंटेंट या नीति के मुताबिक ज़रूरी हो, तो कागज़ की रसीद भी सँभालकर रखें।
खर्चों की श्रेणियाँ कैसे चुनें?
अपने अकाउंटेंट या बहीखाता संभालने वाले की मंज़ूर की हुई खातों की सूची और नीति अपनाएँ। हर खरीदारी के लिए बहुत बारीक लेबल बनाने से ज़्यादा ज़रूरी है कि श्रेणियाँ एक जैसी रहें।
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