Guide
Comment suivre vos dépenses professionnelles et vos reçus par message
Laissez Pally trouver les reçus dans votre compte Gmail ou Outlook connecté et transmettre chaque nouveau reçu à votre adresse de comptabilité. Il peut aussi enregistrer la dépense dans votre outil de gestion des dépenses à votre demande. Pour les reçus papier, utilisez un seul fil de messages dédié ou une adresse de collecte, avec le commerçant, la date, le montant, le motif professionnel, la catégorie et une photo.
Un rapprochement hebdomadaire avec les opérations par carte et bancaires permet de repérer les reçus manquants et les doublons. Les messages servent à la collecte ; votre système comptable reste le registre financier utilisé pour la tenue des comptes et les déclarations fiscales.
Une approche pratique
La marche à suivre
Choisissez les champs obligatoires
Définissez le minimum dont votre comptable a besoin : commerçant, date, montant, motif professionnel, catégorie, compte de paiement et reçu. Enregistrez ce format comme raccourci de saisie pour tout noter en quelques secondes. Demandez à votre comptable quels détails comptent pour votre régime fiscal plutôt que de copier un modèle générique.
Notez la dépense au moment de l’achat
Envoyez les détails et une photo nette du reçu avant de quitter la caisse ou la page de paiement. Transférez les reçus envoyés par e-mail et indiquez un motif précis comme « fournitures pour un atelier client », plutôt que « matériel ». Si un reçu manque, signalez-le comme manquant au lieu de vous fier au débit par carte.
Transférez les dépenses dans la comptabilité
À intervalles fixes, transférez les dépenses collectées dans l’outil de comptabilité ou de gestion des dépenses que vous utilisez déjà. Joignez le reçu, conservez le motif professionnel et vérifiez le compte et la catégorie. Les messages servent à la collecte ; les corrections et les rapports ont leur place dans le registre comptable.
Faites un rapprochement chaque semaine
Comparez le relevé des dépenses aux opérations de votre carte professionnelle et de votre banque. Repérez les débits sans reçu, les entrées sans transaction, les doublons, les remboursements et les achats personnels, puis envoyez à votre comptable une courte liste des anomalies. Même correctement transmis, un reçu peut être associé à la mauvaise catégorie : c’est ce contrôle qui rend le système fiable.
L’option Pally
Comment Pally vous aide
Pally trouve les justificatifs dans Gmail ou Outlook connectés et transfère les nouveaux à votre adresse de comptabilité. Il peut retrouver le justificatif correspondant, renseigner la dépense dans votre outil de gestion des frais et la soumettre quand vous le lui demandez.
Rangement des reçus
Vos reçus sont transférés tout seuls, bien rangés et retrouvés dès que vous en avez besoin.
Voir la recettePassez en note de frais
Du reçu froissé à la note de frais déposée : Pally retrouve le reçu et dépose la note.
Voir la recetteRécap hebdomadaire des dépenses
Un message le dimanche : combien vous avez dépensé, pour quoi et ce qui semble anormal.
Voir la recetteOptions
D’autres outils utilisés
Des alternatives pertinentes, y compris celles qui proposent des fonctions similaires à celles de Pally.
Expensify
Expensify convient aux entreprises qui veulent collecter leurs reçus et établir leurs notes de frais dans un outil dédié.
Vous devez toujours renseigner précisément les motifs professionnels et les catégories, et effectuer un rapprochement régulier avec les comptes financiers.
QuickBooks
QuickBooks convient aux dirigeants qui veulent garder dépenses et justificatifs au même endroit que les écritures utilisées par leur comptable.
Enregistrer un achat peut sembler plus contraignant qu’envoyer un message quand vous n’êtes pas à votre bureau.
Ramp
Ramp convient aux entreprises qui veulent réunir les paiements par carte, les justificatifs et la vérification des dépenses dans un seul système de gestion des dépenses professionnelles.
Il fonctionne mieux lorsque les dépenses passent déjà par les processus et les comptes d’entreprise pris en charge.
Questions
Questions fréquentes
Un fil de messages suffit-il pour tenir ma comptabilité ?
Non. Utilisez les messages pour saisir rapidement les informations, puis enregistrez les données vérifiées et le justificatif dans le système comptable ou de gestion des dépenses qui tient vos comptes.
Et si le justificatif n’existe que sur papier ?
Photographiez le justificatif en entier avec un bon éclairage et vérifiez que le commerçant, la date, les articles, le total et les détails du paiement sont lisibles. Conservez le papier si votre comptable ou vos règles internes l’exigent.
Comment choisir les catégories de dépenses ?
Utilisez le plan comptable et les règles approuvés par votre comptable ou votre teneur de comptes. Des catégories cohérentes comptent davantage qu’un libellé très précis inventé pour chaque achat.
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