गाइड
असहज ईमेल भेजे बिना बकाया बिलों का भुगतान कैसे माँगें
भुगतान की आख़िरी तारीख से जुड़ा एक तय सिलसिला अपनाकर बकाया बिलों का भुगतान माँगें। शांत भाषा वाले मैसेज में बिल नंबर, रकम, भुगतान की आख़िरी तारीख और भुगतान का लिंक दें। शुरुआत यह मानकर करें कि बिल नज़र से छूट गया होगा, फिर भुगतान न होने पर बात धीरे-धीरे ज़्यादा सीधे ढंग से रखें।
लहजा तथ्यों तक सीमित रखें और ग्राहक को बिल से जुड़ी समस्या बताने का आसान तरीका दें। एक जैसी प्रक्रिया अपनाने से काफ़ी असहजता दूर हो जाती है, क्योंकि मैसेज आपके मूड के बजाय सामान्य प्रक्रिया के हिसाब से जाता है।
एक व्यावहारिक तरीका
क्या करें
पहले बिल की जाँच करें
पक्का करें कि बिल सही व्यक्ति तक पहुँचा है, समझौते के मुताबिक है, उसकी भुगतान की तारीख बीत चुकी है और भुगतान के निर्देश सही काम करते हैं। जाँचें कि भुगतान, क्रेडिट या कोई आपत्ति किसी दूसरे माध्यम से तो नहीं आई है। चुकाई जा चुकी रकम माँगना, या ऐसे काम का भुगतान माँगना जिस पर ग्राहक को आपत्ति हो, देर से रिमाइंडर भेजने से ज़्यादा नुकसान करता है।
पहला मैसेज सहज और तटस्थ रखें
एक छोटा मैसेज भेजें जिसमें मानकर चलें कि यह सामान्य भूल हो सकती है। बिल नंबर, भुगतान की आख़िरी तारीख, रकम और भुगतान का लिंक या बिल की कॉपी शामिल करें। पूछें कि क्या इसे किसी और को भेजना चाहिए। माफ़ी माँगने और बिल को सही साबित करने वाली लंबी सफ़ाई से बचें; प्रोजेक्ट के बारे में एक सच्ची बात जोड़ने से मैसेज में अपनापन आता है।
अगले मैसेज की तारीखें तय करें
पहला मैसेज भेजते समय ही आगे संपर्क करने की तारीखें चुन लें। दूसरे मैसेज में भुगतान की तारीख पूछ सकते हैं और बाद के किसी मैसेज में अनुबंध के मुताबिक अगला कदम बता सकते हैं। भुगतान या कोई जायज़ आपत्ति आते ही सिलसिला रोक दें, और लहजा बदलने वाला कोई भी मैसेज भेजने से पहले खाते की जाँच करें।
समाधान का एक रास्ता दें
अगर ग्राहक उम्मीद के मुताबिक भुगतान नहीं कर सकता, तो कोई निश्चित तारीख या आपके समझौते के अनुरूप लिखित भुगतान योजना माँगें। अगर मंज़ूरी अटकी है, तो भुगतान संभालने वाले विभाग का संपर्क और कोई छूटा हुआ विक्रेता फ़ॉर्म माँगें। हर बदलाव की लिखित पुष्टि करें और केवल उन्हीं शर्तों पर सहमत हों जिन्हें आपका नकदी प्रवाह संभाल सके।
Pally का विकल्प
Pally कैसे मदद करता है
Pally बिना जवाब वाली Gmail बातचीत या Pally Mac ऐप के ज़रिए iMessage बातचीत ढूँढता है और उसी के आधार पर अगला मैसेज तैयार करता है। यह पहले आपको ड्राफ़्ट दिखाता है, ताकि आप पक्का कर सकें कि बिल अभी भी बकाया है, या आपके कहने पर तुरंत भेज देता है। अगली बार संपर्क करने का समय आने पर यह आपको याद भी दिलाता है।
जवाब के लिए फ़ॉलो-अप
आपने पूछा, सामने से चुप्पी। Pally देखता है कि किसका जवाब बाकी है और याद दिलाने वाला मैसेज भेजता है।
रेसिपी देखेंबाद में कहें
Pally को बताएँ कि क्या भेजना है और कब। मैसेज ठीक उसी समय पहुँच जाएगा।
रेसिपी देखेंइनबॉक्स की ज़रूरी छँटाई
पूछें कि आपको कहाँ ध्यान देना है। Pally ढेर सारे मैसेज पढ़ता है, कुछ ज़रूरी चुनता है और जवाब सँभालता है।
रेसिपी देखेंविकल्प
लोगों के इस्तेमाल किए जाने वाले दूसरे टूल
उपयुक्त विकल्प, जिनमें Pally जैसे कुछ काम करने वाले विकल्प भी शामिल हैं।
Superhuman
Superhuman उन संस्थापकों के लिए सही है जो बिलों के भुगतान की याद दिलाने के लिए AI से ईमेल छाँटने, प्राथमिकता देने और ड्राफ़्ट बनाने वाला ईमेल क्लाइंट चाहते हैं।
इसका ध्यान बिलों का हिसाब रखने के बजाय ईमेल पर है।
HubSpot
HubSpot उन टीमों के लिए सही है जो बिल के भुगतान से जुड़ा आगे का संपर्क ग्राहक के रिकॉर्ड के साथ CRM में रखना चाहती हैं।
यह एक CRM है, बिलों का हिसाब रखने वाला सिस्टम नहीं।
हाथ से रखा जाने वाला बिल रजिस्टर
हाथ से रखा जाने वाला रजिस्टर कम बिलों के लिए सही है, जिन्हें एक व्यक्ति हर बार आगे संपर्क करने से पहले जाँच सके।
ज़िम्मेदार व्यक्ति को भुगतान की स्थिति और अगली संपर्क तारीखें खुद अपडेट करनी होती हैं।
Fyxer
Fyxer उन संस्थापकों के लिए सही है जो व्यवस्थित ईमेल इनबॉक्स और भुगतान की याद दिलाने के लिए जवाब के ड्राफ़्ट चाहते हैं।
यह बिल चुकाया गया है या नहीं इसकी पुष्टि करने के बजाय ईमेल का काम सँभालता है।
सवाल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
भुगतान की तारीख बीतने के बाद पहले ईमेल में क्या लिखें?
बताएँ कि बिल अभी बकाया दिख रहा है। बिल नंबर, रकम और भुगतान की आख़िरी तारीख दोहराएँ, और भुगतान का लिंक या बिल की कॉपी शामिल करें। पूछें कि क्या बिल में कोई समस्या है या किसी दूसरे व्यक्ति से संपर्क करना चाहिए।
कितने अंतराल पर दोबारा संपर्क करना चाहिए?
अपनी भुगतान नीति में एक अंतराल तय करें और लगातार उसी का पालन करें। हर मैसेज पर कार्रवाई करने के लिए ग्राहक को पर्याप्त समय दें, साथ ही अगली तारीख तय रखें और उसे अपने सिस्टम में साफ़ दिखाएँ।
दोस्ताना रिमाइंडर भेजना कब बंद करना चाहिए?
बार-बार मैसेज भेजने पर भी न भुगतान मिले, न कोई ठोस योजना, तो अपने अनुबंध में दिए औपचारिक कदम अपनाएँ। कानूनी वसूली के कदमों के लिए अपने स्थान और अनुबंध के मुताबिक सलाह लें।
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