Guida
Come tenere traccia di spese e ricevute aziendali via messaggio
Lascia che Pally trovi le ricevute nel tuo account Gmail o Outlook collegato e inoltri ogni nuova ricevuta al tuo indirizzo per la contabilità. Può anche registrare la spesa nel tuo strumento di gestione spese quando glielo chiedi. Per le ricevute cartacee, usa un'unica conversazione dedicata o un indirizzo di raccolta, includendo esercente, data, importo, finalità aziendale, categoria e una foto.
Una riconciliazione settimanale con i movimenti di carte e conti bancari permette di individuare ricevute mancanti e duplicati. I messaggi servono per raccogliere i dati; il sistema contabile resta il registro finanziario usato per la contabilità e gli adempimenti fiscali.
Un approccio pratico
Cosa fare
Scegli i campi obbligatori
Definisci i dati minimi che servono a chi tiene la contabilità: esercente, data, importo, finalità aziendale, categoria, conto di pagamento e ricevuta. Salva questo formato come scorciatoia di testo per raccogliere i dati in pochi secondi. Chiedi al tuo commercialista quali dettagli contano per il tuo trattamento fiscale, invece di copiare un modello generico.
Registra i dati al momento dell'acquisto
Invia i dettagli e una foto nitida della ricevuta prima di allontanarti dalla cassa o chiudere la pagina di pagamento. Inoltra le ricevute ricevute via email e indica una finalità specifica, come “forniture per un workshop con i clienti”, non “materiali”. Se manca una ricevuta, segnalala come mancante invece di affidarti all'addebito sulla carta.
Trasferisci i dati in contabilità
A intervalli prestabiliti, trasferisci le spese raccolte nello strumento di contabilità o gestione spese che usi già. Allega la ricevuta, conserva la finalità aziendale e controlla conto e categoria. I messaggi servono per raccogliere i dati; correzioni e rendiconti vanno nel registro contabile.
Riconcilia ogni settimana
Confronta il registro con i movimenti delle carte aziendali e dei conti bancari. Individua addebiti senza ricevuta, voci senza transazione, duplicati, rimborsi e acquisti personali, poi invia a chi tiene la contabilità un breve elenco delle anomalie. Anche una ricevuta inoltrata correttamente può avere la categoria sbagliata: è questo controllo a rendere affidabile il sistema.
L'opzione Pally
Come ti aiuta Pally
Pally trova le ricevute negli account Gmail o Outlook collegati e inoltra quelle nuove al tuo indirizzo per la contabilità. Può recuperare la ricevuta corrispondente, compilare la spesa nel tuo strumento di gestione spese e inviarla quando glielo chiedi.
Archivio ricevute
Le ricevute si inoltrano da sole, si raccolgono in ordine e ricompaiono appena ti servono.
Vedi la ricettaRegistra la spesa
Da ricevuta stropicciata a nota spese inviata: Pally trova la ricevuta e presenta la nota spese.
Vedi la ricettaRiepilogo settimanale delle spese
Un messaggio la domenica: quanto hai speso, per cosa e cosa non torna.
Vedi la ricettaOpzioni
Altri strumenti usati dalle persone
Alternative valide, anche con funzioni simili a quelle di Pally.
Expensify
Expensify è adatto alle aziende che vogliono raccogliere ricevute e creare note spese in uno strumento dedicato alla gestione delle spese.
Servono comunque finalità aziendali e categorie corrette, oltre a una riconciliazione regolare con i conti finanziari.
QuickBooks
QuickBooks è adatto ai titolari che vogliono tenere spese e ricevute vicine ai registri usati da chi cura la contabilità.
Registrare un acquisto può risultare più macchinoso che inviare un messaggio quando non sei alla scrivania.
Ramp
Ramp è adatto alle aziende che vogliono collegare movimenti delle carte, ricevute e verifica delle spese in un unico sistema di gestione della spesa aziendale.
Funziona al meglio quando le spese passano già attraverso i processi e i conti aziendali supportati.
Domande
Domande frequenti
Basta una conversazione di messaggi per la contabilità?
No. Usa i messaggi per raccogliere rapidamente i dati, poi inserisci i dati verificati e la ricevuta nel sistema di contabilità o gestione spese che contiene i tuoi registri.
E se la ricevuta esiste solo su carta?
Fotografa la ricevuta intera con una buona luce e controlla che esercente, data, articoli, totale e dettagli di pagamento siano leggibili. Conserva l'originale cartaceo quando lo richiedono il tuo commercialista o le regole aziendali.
Come dovrei scegliere le categorie di spesa?
Usa il piano dei conti e le regole approvate dal tuo commercialista o da chi tiene la contabilità. La coerenza delle categorie conta più di un'etichetta molto specifica per ogni acquisto.
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