Poradnik
Jak śledzić wydatki firmowe i paragony przez wiadomości tekstowe
Pozwól Pally znajdować paragony w połączonej poczcie Gmail lub Outlook i przekazywać każdy nowy na adres twojej księgowości. Na twoje polecenie może też zapisać wydatek w narzędziu do rozliczania wydatków. Papierowe paragony zbieraj w jednym przeznaczonym do tego wątku wiadomości lub wysyłaj na jeden adres do ich gromadzenia, podając sprzedawcę, datę, kwotę, cel firmowy, kategorię i dołączając zdjęcie.
Cotygodniowe uzgadnianie z transakcjami na karcie i rachunku bankowym pozwala wychwycić brakujące paragony i duplikaty. Wiadomości służą do zbierania danych, a system księgowy pozostaje miejscem prowadzenia ewidencji finansowej na potrzeby księgowości i rozliczeń podatkowych.
Praktyczne podejście
Co zrobić
Wybierz wymagane pola
Określ minimalny zestaw danych potrzebnych twojej księgowości: sprzedawca, data, kwota, cel firmowy, kategoria, rachunek płatniczy i paragon. Zapisz ten format jako skrót tekstowy, żeby zebranie danych zajmowało kilka sekund. Zapytaj osobę prowadzącą twoje rozliczenia, które szczegóły są ważne z punktu widzenia twoich podatków, zamiast kopiować ogólny szablon.
Zapisuj dane przy zakupie
Wyślij szczegóły i wyraźne zdjęcie paragonu, zanim odejdziesz od kasy lub opuścisz stronę płatności. Przekazuj paragony otrzymane e-mailem i podawaj konkretny cel, np. „materiały na warsztaty dla klientów”, a nie „materiały”. Jeśli brakuje paragonu, oznacz ten brak, zamiast polegać na samym obciążeniu karty.
Przenieś zapisy do księgowości
Według stałego harmonogramu przenoś zebrane wydatki do używanego już narzędzia księgowego lub do rozliczania wydatków. Dołącz paragon, zachowaj opis celu firmowego i sprawdź konto oraz kategorię. Wiadomości to etap zbierania danych, a korekty i raporty powinny trafiać do ksiąg.
Uzgadniaj dane co tydzień
Porównuj rejestr z transakcjami na firmowej karcie i rachunku bankowym. Wyszukuj obciążenia bez paragonu, wpisy bez transakcji, duplikaty, zwroty i zakupy osobiste, a następnie wysyłaj do księgowości krótką listę rozbieżności. Nawet poprawnie przekazany paragon może mieć błędną kategorię, więc to właśnie ta kontrola sprawia, że system jest wiarygodny.
Opcja z Pally
Jak pomaga Pally
Pally znajduje paragony w połączonej poczcie Gmail lub Outlook i przekazuje nowe na adres twojej księgowości. Może odszukać pasujący paragon, uzupełnić dane wydatku w twoim narzędziu do rozliczeń i przesłać go na twoje polecenie.
Opiekun paragonów
Paragony same trafiają dalej, porządkują się i są pod ręką, gdy ich potrzebujesz.
Zobacz przepisRozlicz wydatek
Od zmiętego paragonu do rozliczonego wydatku: Pally znajduje paragon i składa rozliczenie.
Zobacz przepisTygodniowe podsumowanie wydatków
Jedna wiadomość w niedzielę: ile poszło, na co i co wygląda podejrzanie.
Zobacz przepisMożliwości
Inne narzędzia, z których korzystają ludzie
Sensowne alternatywy, także te, których możliwości częściowo pokrywają się z możliwościami Pally.
Expensify
Expensify sprawdzi się w firmach, które chcą zbierać paragony i rozliczać wydatki w przeznaczonym do tego narzędziu.
Nadal potrzebujesz poprawnych opisów celów firmowych i kategorii oraz regularnego uzgadniania wydatków z danymi z rachunków.
QuickBooks
QuickBooks sprawdzi się u właścicieli firm, którzy chcą przechowywać dane o wydatkach i paragony razem z dokumentacją księgową używaną przez ich księgowość.
Gdy jesteś z dala od biurka, zapisanie zakupu może wymagać więcej zachodu niż wysłanie wiadomości.
Ramp
Ramp sprawdzi się w firmach, które chcą połączyć transakcje kartowe, paragony i weryfikację wydatków w jednym systemie zarządzania firmowymi wydatkami.
Działa najlepiej, gdy już korzystasz z obsługiwanych procedur firmowych i rachunków przy ponoszeniu wydatków.
Pytania
Najczęściej zadawane pytania
Czy wątek wiadomości wystarczy do prowadzenia księgowości?
Nie. Używaj wiadomości do szybkiego zbierania danych, a potem umieszczaj zweryfikowany zapis i paragon w systemie księgowym lub do rozliczania wydatków, w którym prowadzisz księgi.
Co jeśli paragon jest tylko papierowy?
Zrób zdjęcie całego paragonu w dobrym świetle i sprawdź, czy sprzedawca, data, pozycje, suma i szczegóły płatności są czytelne. Zachowaj papierowy oryginał, jeśli wymaga tego twoja księgowość lub obowiązujące zasady.
Jak wybierać kategorie wydatków?
Korzystaj z planu kont i zasad zatwierdzonych przez osobę prowadzącą twoje rozliczenia lub księgowość. Spójne kategorie są ważniejsze niż wymyślanie bardzo szczegółowej etykiety dla każdego zakupu.
Czytaj dalej