Rehber
İş giderleri ve fişler mesajla nasıl takip edilir?
Pally, bağlı Gmail veya Outlook hesabındaki fişleri bulsun ve her yeni fişi muhasebe adresine iletsin. Sen istediğinde gideri gider yönetimi aracına da kaydedebilir. Kâğıt fişler için tek bir özel mesaj dizisi veya kayıt adresi kullan; satıcıyı, tarihi, tutarı, harcamanın iş amacını, kategoriyi ve bir fotoğrafı ekle.
Kart ve banka hareketleriyle haftalık karşılaştırma yapmak, eksik fişleri ve mükerrer kayıtları yakalar. Mesajlaşma, bilgileri toplama katmanıdır; muhasebe ve vergi işleri için kullanılan mali kayıtlar muhasebe sisteminde kalır.
Pratik bir yaklaşım
Ne yapmalı?
Gerekli alanları seç
Muhasebecinin ihtiyaç duyduğu en temel kaydı tanımla: satıcı, tarih, tutar, harcamanın iş amacı, kategori, ödeme hesabı ve fiş. Kaydetmenin saniyeler sürmesi için bu biçimi bir metin kısayolu olarak sakla. Genel bir şablonu kopyalamak yerine, senin vergi durumun için hangi ayrıntıların önemli olduğunu mali müşavirine sor.
Satın alırken kaydet
Kasadan veya ödeme sayfasından ayrılmadan önce ayrıntıları ve net bir fiş fotoğrafını gönder. E-postayla gelen fişleri ilet ve “malzeme” yerine “müşteri atölyesi malzemeleri” gibi belirli bir amaç yaz. Fiş yoksa kart işlemine güvenmek yerine eksik olduğunu işaretle.
Kayıtları muhasebeye aktar
Kaydettiğin giderleri belirli bir takvimle zaten kullandığın muhasebe veya gider aracına aktar. Fişi ekle, işle ilgili amacı koru, hesabı ve kategoriyi kontrol et. Mesajlaşma, kayıt alma adımıdır; düzeltmelerin ve raporların yeri muhasebe defteridir.
Her hafta mutabakat yap
Kayıtları şirket kartı ve banka hareketleriyle karşılaştır. Fişi olmayan ödemeleri, karşılığında işlem olmayan kayıtları, tekrarları, iadeleri ve kişisel alışverişleri bul; muhasebe kayıtlarını tutan kişiye kısa bir istisna listesi gönder. Doğru iletilmiş bir fişin kategorisi yine de yanlış olabilir. Sistemi güvenilir kılan bu kontroldür.
Pally seçeneği
Pally nasıl yardımcı olur?
Pally, bağlı Gmail veya Outlook hesabında fişleri bulur ve yenilerini muhasebe adresine iletir. Eşleşen bir fişi bulup getirebilir, gider aracında gider kaydını doldurabilir ve sen söylediğinde gönderebilir.
Makbuz arşivi
Makbuzlar kendiliğinden iletilir, düzenli birikir ve ihtiyacın olduğu anda karşına çıkar.
Tarifi görMasraf bildir
Buruşmuş makbuzdan tamamlanmış masraf bildirimine: Pally makbuzu bulur, masraf bildirimini yapar.
Tarifi görHaftalık harcama özeti
Pazar günü tek mesaj: ne harcadın, nereye gitti, ne ters görünüyor.
Tarifi görSeçenekler
İnsanların kullandığı diğer araçlar
Pally ile benzer işlevler sunanlar dahil, hakkını verdiğimiz alternatifler.
Expensify
Expensify, fiş kaydı ve gider raporlamasını özel bir gider aracında yapmak isteyen işletmelere uygundur.
İşle ilgili amaçları ve kategorileri yine doğru belirtmen, finansal hesaplarla düzenli mutabakat yapman gerekir.
QuickBooks
QuickBooks, giderleri ve fişleri muhasebecisinin kullandığı muhasebe kayıtlarına yakın tutmak isteyen işletme sahiplerine uygundur.
Masandan uzaktayken bir alışverişi kaydetmek, mesaj göndermekten daha zahmetli gelebilir.
Ramp
Ramp, kart hareketlerini, fişleri ve gider incelemesini tek bir kurumsal harcama sisteminde birbirine bağlamak isteyen işletmelere uygundur.
Harcamalar zaten desteklenen şirket süreci ve hesapları üzerinden yapılıyorsa en iyi sonucu verir.
Sorular
Sık sorulan sorular
Muhasebe için bir mesaj dizisi yeterli mi?
Hayır. Hızlıca kaydetmek için mesajı kullan, ardından doğrulanmış kaydı ve fişi muhasebe kayıtlarını tuttuğun muhasebe veya gider sistemine aktar.
Fiş yalnızca kâğıt üzerindeyse ne yapmalıyım?
Fişin tamamını iyi ışıkta fotoğrafla; satıcının, tarihin, kalemlerin, toplamın ve ödeme bilgilerinin okunabildiğini kontrol et. Muhasebecin veya şirket politikan gerektiriyorsa kâğıt fişi sakla.
Gider kategorilerini nasıl seçmeliyim?
Muhasebecinin veya muhasebe kayıtlarını tutan kişinin onayladığı hesap planını ve politikayı kullan. Tutarlı kategoriler, her alışveriş için çok özel bir etiket üretmekten daha önemlidir.
Okumaya devam et