गाइड
बजटिंग ऐप के बिना खर्चों और रसीदों का हिसाब कैसे रखें
Pally बजटिंग ऐप के बिना रिकॉर्ड रख सकता है: यह कनेक्ट किए गए Gmail या Outlook में रसीद वाले ईमेल ढूँढता है, सुविधा देने वाली साइटों पर खर्च जमा करता है और अगर बैंक खाता सिर्फ़ पढ़ने की अनुमति के साथ लिंक हो, तो हर हफ़्ते खर्चों का सारांश मैसेज करता है। खुद करने के लिए, हर रसीद एक ऐसी जगह रखें जहाँ उसे खोज सकें और हर खर्च का छोटा-सा रिकॉर्ड बनाएँ, जिसमें तारीख, विक्रेता, रकम, श्रेणी, भुगतान का तरीका और रसीद का लिंक हो। हर हफ़्ते एक तय दिन रिकॉर्ड की समीक्षा करें और उसे अपने बैंक या कार्ड के लेनदेन से मिलाएँ।
इस तरीके से पूरा बजटिंग ऐप सँभाले बिना आपका रिकॉर्ड साफ़ रहता है। नकद खरीद दर्ज करना और गायब रसीदों का मिलान करना फिर भी आपको खुद करना होगा, इसलिए हफ़्ते की समीक्षा ही रिकॉर्ड को भरोसेमंद बनाए रखती है।
एक व्यावहारिक तरीका
क्या करें
रसीदों के लिए एक इनबॉक्स चुनें
रसीदों के लिए एक जगह चुनें, जैसे ईमेल लेबल या क्लाउड फ़ोल्डर जिसे आप फ़ोन से खोल सकें। ईमेल में आई रसीदें अपने-आप वहाँ भेजें और कागज़ की रसीदों की तुरंत फ़ोटो लें। फ़ाइलों के नाम में तारीख, विक्रेता और रकम रखें, वरना फ़ोल्डर भी एक और ढेर बन जाएगा।
खर्चों का छोटा-सा रिकॉर्ड रखें
स्प्रेडशीट या नोट में हर खर्च के लिए एक लाइन रखें: तारीख, विक्रेता, रकम, श्रेणी, भुगतान का तरीका और रसीद का लिंक। ज़रूरत हो तभी खर्च की वापसी या टैक्स से जुड़ा निशान जोड़ें। हर अतिरिक्त फ़ील्ड दर्ज करने की रफ़्तार धीमी करती है, इसलिए उसे तभी जोड़ें जब वह बार-बार उठने वाले किसी सवाल का जवाब दे।
खरीद तुरंत दर्ज करें
ईमेल बंद करने से पहले उसमें आई रसीद सहेज लें और कागज़ की रसीद वाली खरीद, नकद भुगतान या किसी व्यक्ति को किए भुगतान का मकसद याद रहते ही उन्हें दर्ज कर लें। अगर ऐसा करना संभव न हो, तो सब कुछ रसीदों के इनबॉक्स में डालें और थोड़ा समय निकालकर एक साथ दर्ज करें। नकद और छोटे साझा खर्च सबसे पहले याददाश्त से निकलते हैं।
हर हफ़्ते हिसाब मिलाएँ
हफ़्ते में एक बार रिकॉर्ड को इस्तेमाल किए गए हर कार्ड, बैंक खाते और पेमेंट ऐप से मिलाएँ। छूटी हुई चीज़ें जोड़ें, दोहरे या अनजान शुल्क पर निशान लगाएँ और पक्का करें कि जिन खरीदों की रकम वापस लेनी है, उनकी रसीद मौजूद है। पुराने स्टेटमेंट से पूरे महीने का हिसाब दोबारा बनाने से बेहतर है हर हफ़्ते एक बार जाँच लेना।
काम की अवधि के हिसाब से रिकॉर्ड सहेजें
महीने के अंत में रिकॉर्ड की एक कॉपी सेव करें और उसकी रसीदें उसी अवधि के नाम वाले फ़ोल्डर में ले जाएँ। खर्च की वापसी, लेखा-जोखा, वारंटी या टैक्स के लिए ज़रूरी रिकॉर्ड का बैकअप अपने ऊपर लागू नियमों के अनुसार रखें।
Pally का विकल्प
Pally कैसे मदद करता है
Pally आपके Gmail या Outlook में आने वाली रसीदें सँभाल सकता है। यह रसीद वाले ईमेल ढूँढकर फ़ॉरवर्ड कर सकता है, विक्रेता के विवरण या फ़ोटो से मेल खाती रसीद खोज सकता है और अपने सुरक्षित ब्राउज़र से सुविधा देने वाली वेबसाइट पर खर्च जमा कर सकता है। अगर आप पहले जाँचना चाहें, तो यह अंतिम स्क्रीन पर रुक भी सकता है। लिंक किया गया बैंक खाता सिर्फ़ जानकारी पढ़कर पैसों से जुड़े सवालों के जवाब देने और तय समय पर खर्चों का सारांश भेजने में भी काम आ सकता है।
रसीदों का रखवाला
रसीदें अपने आप फ़ॉरवर्ड होती हैं, करीने से जमा होती हैं और ज़रूरत पड़ते ही मिल जाती हैं।
रेसिपी देखेंखर्च जमा करें
मुड़ी-तुड़ी रसीद से जमा खर्च तक: Pally रसीद ढूँढता है और खर्च की रिपोर्ट जमा कर देता है।
रेसिपी देखेंहफ़्ते के खर्च का सारांश
रविवार को एक मैसेज: आपने कितना खर्च किया, कहाँ किया और क्या कुछ गड़बड़ लग रहा है।
रेसिपी देखेंविकल्प
लोगों के इस्तेमाल किए जाने वाले दूसरे टूल
उपयुक्त विकल्प, जिनमें Pally जैसे कुछ काम करने वाले विकल्प भी शामिल हैं।
Google Sheets
Google Sheets उन लोगों के लिए अच्छा है जो खर्चों का ऐसा रिकॉर्ड चाहते हैं जिसमें खोज सकें और जिसे फ़ोन या कंप्यूटर से अपडेट कर सकें।
हर लेनदेन और रसीद का लिंक दर्ज करने के लिए फिर भी नियमित रूप से खुद जानकारी भरनी होगी या अलग ऑटोमेशन लगाना होगा।
Apple Notes
Apple Notes उन Apple उपयोगकर्ताओं के लिए अच्छा है जो कागज़ की रसीदें स्कैन करके एक सरल, लगातार अपडेट होने वाला रिकॉर्ड रखना चाहते हैं।
नोट्स के फ़ोल्डर में जानकारी डालना आसान है, लेकिन कुल रकम और श्रेणी के हिसाब से रिपोर्ट बनाने का काम खुद करना पड़ता है।
Expensify
Expensify उन लोगों के लिए अच्छा है जिनका मुख्य मकसद काम या खर्च की वापसी के लिए रसीदें सहेजना और खर्च की रिपोर्ट बनाना है।
खर्चों को सँभालने का इसका तरीका निजी खर्चों के सरल रिकॉर्ड के लिए आपकी ज़रूरत से ज़्यादा जटिल हो सकता है।
सवाल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
किसी खर्च के लिए कम से कम कौन-सी जानकारी दर्ज करनी चाहिए?
तारीख, विक्रेता, रकम, श्रेणी, भुगतान का तरीका और रसीद कहाँ रखी है, यह दर्ज करें। ज़रूरत होने पर खर्च का कामकाजी मकसद या उसकी वापसी की स्थिति भी जोड़ें।
रसीद न मिले तो क्या करूँ?
अपने ईमेल और विक्रेता के खाते में खोजें, फिर ज़रूरत हो तो विक्रेता से कॉपी माँगें। अपने रिकॉर्ड में उस खर्च के दस्तावेज़ गायब होने का निशान लगाएँ, ताकि समीक्षा में वह पूरा न लगे।
क्या ईमेल फ़िल्टर हर रसीद अपने-आप ट्रैक कर सकते हैं?
नहीं। वे पहचाने जा सकने वाले रसीद ईमेल इकट्ठा कर सकते हैं, लेकिन भेजने वाले और विषय की पंक्तियाँ अलग-अलग होती हैं, और कागज़ की रसीदें या नकद खरीद ईमेल तक पहुँचती ही नहीं। हिसाब मिलाते समय फ़िल्टर वाला फ़ोल्डर जाँचें और छूटी हुई रसीदें अलग से दर्ज करें।
क्या टैक्स के रिकॉर्ड के लिए स्प्रेडशीट काफ़ी है?
स्प्रेडशीट आपके खर्चों की सूची बना सकती है, लेकिन ज़रूरी रिकॉर्ड आपकी स्थिति और मौजूदा टैक्स नियमों पर निर्भर करते हैं। मूल रसीदें और स्टेटमेंट रखें और किसी योग्य टैक्स विशेषज्ञ से पूछें कि कौन-से दस्तावेज़ चाहिए और उन्हें कितने समय तक रखना है।
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