Rehber
Rahatsız edici e-postalar yazmadan ödenmemiş faturalar nasıl takip edilir?
Ödenmemiş faturaları son ödeme tarihine bağlı standart bir sırayla takip et. Fatura numarasını, tutarı, son ödeme tarihini ve ödeme bağlantısını içeren sakin mesajlar kullan. Önce faturanın gözden kaçtığını varsay, ödeme yapılmadıkça daha doğrudan bir dil kullan.
Nesnel bir üslup kullan ve müşteriye faturalandırmayla ilgili bir sorunu kolayca bildirebileceği bir yol sun. Tutarlılık, rahatsızlığı büyük ölçüde azaltır; çünkü mesaj ruh haline değil, normal sürecine dayanır.
Pratik bir yaklaşım
Ne yapmalı?
Önce faturayı doğrula
Faturanın doğru kişiye ulaştığını, anlaşmayla örtüştüğünü, vadesinin geçtiğini ve ödeme talimatlarının kullanılabilir olduğunu doğrula. Başka bir kanaldan ödeme, alacak kaydı veya itiraz gelip gelmediğini kontrol et. Ödenmiş bir tutarı ya da müşterinin itiraz ettiği bir işin bedelini istemek, geç gönderilen bir hatırlatmadan daha fazla zarar verir.
İlk mesajını tarafsız tut
Sıradan bir gözden kaçırma olduğunu varsayan kısa bir mesaj gönder. Fatura numarasını, son ödeme tarihini, tutarı ve ödeme bağlantısını veya fatura kopyasını ekle; başka birine gönderilmesi gerekip gerekmediğini sor. Özürleri ve faturayı savunan uzun açıklamaları atla; projeyle ilgili gerçek bir cümle mesajı daha sıcak kılar.
Takip takvimini belirle
İlk mesajı gönderirken takip tarihlerini seç. İkinci mesajda ödeme tarihi isteyebilir, daha sonraki bir mesajda sözleşmedeki bir sonraki adımı belirtebilirsin. Ödeme veya geçerli bir itiraz gelir gelmez dur ve üslubu değiştiren her mesajdan önce hesabı kontrol et.
Tek bir çözüm yolu sun
Müşteri beklendiği gibi ödeme yapamıyorsa belirli bir tarih veya anlaşmana uygun yazılı bir ödeme planı iste. Gecikme onaydan kaynaklanıyorsa ödemelerden sorumlu kişinin iletişim bilgilerini ve eksik tedarikçi formlarını iste. Her değişikliği yazılı olarak teyit et ve yalnızca nakit akışının kaldırabileceği koşulları kabul et.
Pally seçeneği
Pally nasıl yardımcı olur?
Pally, yanıtsız Gmail yazışmalarını veya Pally Mac uygulaması üzerinden iMessage yazışmalarını bulur ve konuşmaya dayanarak bir takip mesajı taslağı hazırlar. Faturanın hâlâ ödenmediğini doğrulayabilmen için önce taslağı gösterir ya da söylediğinde hemen gönderir. Bir sonraki iletişim zamanı geldiğinde de hatırlatır.
Yanıtların takibi
Sen sordun, onlardan ses yok. Pally kimlerden yanıt beklediğini fark eder ve hatırlatma gönderir.
Tarifi görSonra söyle
Pally'ye neyi, ne zaman göndereceğini söyle. Mesaj tam o anda ulaşsın.
Tarifi görGelen kutunda öncelikler belli
Hangi konuların seni beklediğini sor. Pally yığını okur, önemli birkaçını işaretler ve yanıtları halleder.
Tarifi görSeçenekler
İnsanların kullandığı diğer araçlar
Pally ile benzer işlevler sunanlar dahil, hakkını verdiğimiz alternatifler.
Superhuman
Superhuman, fatura takibi için yapay zekâyla önceliklendirme ve taslak hazırlama sunan bir e-posta istemcisi isteyen kuruculara uygun.
Fatura muhasebesinden çok e-postaya odaklanıyor.
HubSpot
HubSpot, fatura takiplerini müşteri kaydıyla birlikte bir CRM'de tutmak isteyen ekiplere uygun.
Bir fatura muhasebe sistemi değil, CRM.
Elle tutulan fatura kaydı
Elle tutulan bir kayıt, her takipten önce tek kişinin inceleyebileceği kadar az sayıda fatura için uygun.
Sorumlu kişinin ödeme durumunu ve takip tarihlerini elle güncellemesi gerekiyor.
Fyxer
Fyxer, ödeme takibi için düzenli bir e-posta gelen kutusu ve yanıt taslakları isteyen kuruculara uygun.
Bir faturanın ödenip ödenmediğini doğrulamak yerine e-posta işlerini yönetiyor.
Sorular
Sık sorulan sorular
Vadesi geçen fatura için ilk e-postada ne yazmalı?
Faturanın ödenmemiş göründüğünü belirt, fatura numarasını, tutarı ve son ödeme tarihini tekrarla; ödeme bağlantısını veya fatura kopyasını ekle. Faturalandırmayla ilgili bir sorun olup olmadığını ya da başka biriyle iletişime geçmen gerekip gerekmediğini sor.
Ne sıklıkla takip etmeliyim?
Ödeme politikanda bir takip sıklığı belirle ve tutarlı biçimde uygula. Müşteriye her mesajdan sonra harekete geçmesi için yeterli süre tanırken bir sonraki tarihi sisteminde net ve görünür tut.
Nazik hatırlatmalar göndermeyi ne zaman bırakmalıyım?
Tekrarlanan mesajlara rağmen ne ödeme ne de somut bir plan geliyorsa sözleşmendeki resmî adımlara geç. Yasal tahsilat adımları için bulunduğun yere ve sözleşmene uygun danışmanlık al.
Okumaya devam et