गाइड
बिना परेशान किए जवाब न देने वालों को कैसे याद दिलाएँ
उसी बातचीत में अपनी साफ़ माँग, एक आसान अगले कदम और असली समय-सीमा के साथ फिर संपर्क करें। जवाब देना आसान बनाएँ, सामने वाले को सम्मान के साथ मना करने का रास्ता दें, और इंतज़ार के असर को ध्यान में रखकर दोबारा संपर्क करने का समय चुनें।
काम का रिमाइंडर नई जानकारी देता है या सामने वाले की मेहनत कम करता है। सिर्फ़ यह पूछने वाले बार-बार के मैसेज कि पहला मैसेज देखा या नहीं, जवाब देने में मदद किए बिना दबाव बढ़ाते हैं। Pally यह हिसाब रख सकता है: यह आपके कनेक्ट किए गए ईमेल, WhatsApp और iMessage (Pally Mac ऐप के साथ) में उन अनुरोधों को देखता है जिनका किसी ने जवाब नहीं दिया, और हर व्यक्ति के हिसाब से याद दिलाने वाले मैसेज का ड्राफ़्ट बनाता है।
एक व्यावहारिक तरीका
क्या करें
दोबारा संपर्क करने से पहले सही समय तक रुकें
समय-सीमा और रिश्ते के हिसाब से तय करें कि कब याद दिलाना है। उसी दिन की व्यवस्था से जुड़े सवाल पर कुछ घंटों में याद दिलाना पड़ सकता है, जबकि प्रस्ताव या मदद के अनुरोध पर कई कामकाजी दिन रुका जा सकता है। अगर आपने जवाब की तारीख दी थी, तो उसके बीतने का इंतज़ार करें।
मूल बातचीत में ही बने रहें
जिस मैसेज में अनुरोध है, उसी का जवाब दें ताकि सामने वाले को बिना ढूँढ़े पिछली बात और फ़ाइलें दिख जाएँ। आपको ठीक कौन-सा फैसला या चीज़ चाहिए, उसे एक वाक्य में दोहराएँ। बातचीत बहुत लंबी हो तो सबसे ऊपर छोटा-सा सारांश जोड़ें।
अगला कदम छोटा रखें
सबसे छोटा काम का जवाब माँगें: हाँ या नहीं, दो तारीखों में से एक, ड्राफ़्ट की मंज़ूरी या सही ज़िम्मेदार व्यक्ति का नाम। फ़ाइल दोबारा भेजने की पेशकश करें। लोग जल्दी जवाब देते हैं जब सामने दिख रहे मैसेज से ही बात पूरी कर सकते हैं।
जवाब न मिलने का असर साफ़ बताएँ
अगर समय मायने रखता है, तो असली समय-सीमा और जवाब न मिलने पर क्या होगा, यह बताएँ: जैसे बुकिंग बनाए रखने के लिए आपको गुरुवार तक पुष्टि चाहिए। झूठी जल्दबाज़ी और “जितनी जल्दी हो सके” जैसे अस्पष्ट वाक्यों से बचें। असर साफ़ बताने से आपके आगे बढ़ने पर सामने वाला हैरान नहीं होता।
बात खत्म करें या संपर्क का ज़रिया बदलें
एक या दो काम के रिमाइंडर के बाद कॉल करें, किसी और से पूछें, पहले से बताए गए विकल्प के साथ आगे बढ़ें या अनुरोध बंद कर दें। संपर्क का ज़रिया तभी बदलें जब मामला उतना अहम हो। अगर आप आगे बढ़ रहे हैं या अनुरोध वापस ले रहे हैं, तो एक आखिरी मैसेज भेज दें।
Pally का विकल्प
Pally कैसे मदद करता है
Pally हिसाब रख सकता है कि किससे आपको जवाब मिलना बाकी है। यह आपके कनेक्ट किए गए ईमेल, WhatsApp और iMessage की बातचीत में बिना जवाब वाले अनुरोध ढूँढ़ता है (iMessage के लिए Pally Mac ऐप चाहिए), दिखाता है कि किससे क्या मिलना बाकी है और हर रिश्ते के हिसाब से दोबारा भेजने वाले मैसेज के ड्राफ़्ट बनाता है। एक हाँ कहने पर ड्राफ़्ट भेज दिया जाता है, या Pally को बताएँ कि क्या कहना है और वह भेज देता है।
जवाब के लिए फ़ॉलो-अप
आपने पूछा, सामने से चुप्पी। Pally देखता है कि किसका जवाब बाकी है और याद दिलाने वाला मैसेज भेजता है।
रेसिपी देखेंइनबॉक्स की ज़रूरी छँटाई
पूछें कि आपको कहाँ ध्यान देना है। Pally ढेर सारे मैसेज पढ़ता है, कुछ ज़रूरी चुनता है और जवाब सँभालता है।
रेसिपी देखेंदोस्ताना तक़ाज़ा
जो काम आप टालते रहते हैं, वह Pally को सौंप दें। वह न खुद भूलेगा, न आपको भूलने देगा।
रेसिपी देखेंसंपर्क बनाए रखें
जिन लोगों से आप दूर नहीं होना चाहते: Pally चुप्पी लंबी होने से पहले ही उसे भाँप लेता है।
रेसिपी देखेंविकल्प
लोगों के इस्तेमाल किए जाने वाले दूसरे टूल
उपयुक्त विकल्प, जिनमें Pally जैसे कुछ काम करने वाले विकल्प भी शामिल हैं।
Gmail
Gmail उन लोगों के लिए सही है जो दोबारा संपर्क उसी मूल बातचीत में रखना चाहते हैं और समय तय करने के लिए स्नूज़ या तय समय पर भेजने की सुविधा इस्तेमाल करना चाहते हैं।
यह तय नहीं करता कि किन अनुत्तरित बातचीत में फिर मैसेज भेजना चाहिए, और न ही हर रिश्ते के हिसाब से लहजा बदलता है।
Todoist
Todoist उन लोगों के लिए सही है जो दोबारा संपर्क करने का काम तारीख के साथ रखना चाहते हैं, ताकि वह भरे हुए इनबॉक्स के बाहर भी नज़र आता रहे।
आपको काम में पर्याप्त संदर्भ कॉपी करना होता है और दोबारा भेजने वाला मैसेज खुद लिखना पड़ता है।
HubSpot
HubSpot उन सेल्स टीमों के लिए सही है जिन्हें बिक्री की तय प्रक्रिया में दोबारा संपर्क की गतिविधियाँ और पुराने संपर्कों का रिकॉर्ड साझा करना होता है।
निजी मैसेज, कभी-कभार विक्रेताओं से किए जाने वाले अनुरोध या अकेले अपने कुछ अधूरे मामलों की सूची के लिए CRM भारी पड़ता है।
Calendly
Calendly उन मामलों में दोबारा संपर्क करने के लिए सही है जहाँ बस मीटिंग के लिए उपलब्ध समय चुनना बाकी हो।
यह समय तय करने में बार-बार होने वाली बातचीत कम करता है, लेकिन उन दस्तावेज़ों, मंज़ूरियों या निजी अनुरोधों में मदद नहीं करता जिन पर जवाब नहीं आया है।
सवाल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
दोबारा संपर्क करने से पहले कितनी देर रुकना चाहिए?
इंतज़ार के असली असर के हिसाब से तय करें। उसी दिन की योजना के लिए जल्दी पूछना पड़ सकता है, जबकि काम से जुड़े सामान्य अनुरोधों और मदद के लिए आम तौर पर कई कामकाजी दिन देने चाहिए, जब तक कोई और तारीख तय न हुई हो।
विनम्रता से दोबारा संपर्क करते समय क्या कहें?
अनुरोध दोहराएँ, अगला कदम आसान बनाएँ और अगर असली समय-सीमा है तो उसे बताएँ। सम्मान के साथ मना करने का रास्ता दें, जैसे उनसे कहें कि अगर अब समय ठीक नहीं बैठ रहा तो बता दें।
कितनी बार याद दिलाना ज़्यादा हो जाता है?
एक या दो काम के रिमाइंडर के बाद संपर्क का ज़रिया बदलें, कोई और ज़िम्मेदार व्यक्ति ढूँढ़ें, पहले से बताए गए विकल्प के साथ आगे बढ़ें या अनुरोध बंद कर दें। जब अतिरिक्त मैसेज कोई नया संदर्भ या विकल्प नहीं देते, तो उनसे शायद ही मदद मिलती है।
क्या ईमेल करने के बाद मैसेज भेजकर याद दिलाना चाहिए?
मैसेज तब भेजें जब मामला समय के लिहाज़ से ज़रूरी हो, वह व्यक्ति आम तौर पर आपसे वहाँ बात करता हो या उसने वही ज़रिया इस्तेमाल करने को कहा हो। ईमेल और आपको जिस फैसले की ज़रूरत है उसका ज़िक्र करें, और पूरी जानकारी मूल बातचीत में ही रहने दें।
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