راهنما
چطور فاکتورهای پرداخت‌نشده را بدون ایمیل‌های معذب‌کننده پیگیری کنید
فاکتورهای پرداخت‌نشده را با یک روند استاندارد وابسته به سررسید پیگیری کنید؛ با پیام‌هایی آرام که شماره فاکتور، مبلغ، سررسید و لینک پرداخت را بیان می‌کنند. ابتدا فرض کنید فاکتور از قلم افتاده و اگر همچنان پرداخت نشد، به‌تدریج صریح‌تر شوید.
لحن را واقع‌محور نگه دارید و راه آسانی برای گزارش مشکل صورتحساب به مشتری بدهید. ثبات، بخش زیادی از معذب بودن را از بین می‌برد، چون پیام تابع روند معمول شماست، نه حال‌وهوایتان.
یک روش کاربردی
چه کار کنید
اول فاکتور را بررسی کنید
مطمئن شوید فاکتور به فرد درست رسیده، با توافق مطابقت دارد، سررسیدش گذشته و دستورالعمل پرداختش قابل استفاده است. بررسی کنید که پرداخت، اعتبار حساب یا اعتراضی از راه دیگری نرسیده باشد. مطالبه پولی که پرداخت شده یا کاری که مشتری به آن اعتراض دارد، بیشتر از یک یادآوری دیرهنگام آسیب می‌زند.
پیام اول را با لحنی خنثی بفرستید
پیامی کوتاه بفرستید و فرض را بر یک فراموشی معمولی بگذارید. شماره فاکتور، سررسید، مبلغ و لینک پرداخت یا نسخه فاکتور را اضافه کنید و بپرسید آیا باید برای فرد دیگری فرستاده شود. از عذرخواهی و دفاع طولانی از مبلغ فاکتور بگذرید؛ یک جمله واقعی درباره پروژه، پیام را صمیمی‌تر می‌کند.
پیگیریها را زمان‌بندی کنید
هنگام ارسال اولین پیام، تاریخ‌های پیگیری را انتخاب کنید. پیام دوم می‌تواند تاریخ پرداخت را بپرسد و پیام بعدی می‌تواند اقدام بعدی طبق قرارداد را بیان کند. به‌محض دریافت پرداخت یا اعتراض معتبر، پیگیری را متوقف کنید و پیش از هر پیامی که لحن را تغییر می‌دهد، حساب را بررسی کنید.
یک راه برای حل مسئله پیشنهاد دهید
اگر مشتری نمی‌تواند طبق انتظار پرداخت کند، یک تاریخ مشخص یا برنامه پرداخت مکتوب متناسب با توافق‌تان بخواهید. اگر تأیید پرداخت مانع کار است، اطلاعات مسئول حساب‌های پرداختنی و هر فرم تکمیل‌نشده تأمین‌کننده را بخواهید. هر تغییر را کتبی تأیید کنید و فقط شرایطی را بپذیرید که جریان نقدی‌تان تحملش را دارد.
گزینه Pally
Pally چطور کمک می‌کند
Pally زنجیره‌های بی‌پاسخ Gmail یا زنجیره‌های iMessage را از طریق برنامه Macِ Pally پیدا می‌کند و بر اساس گفت‌وگو پیش‌نویس پیگیری می‌نویسد. ابتدا پیش‌نویس را به شما نشان می‌دهد تا تأیید کنید فاکتور هنوز پرداخت نشده، یا وقتی بگویید همان لحظه می‌فرستد. همچنین موعد تماس بعدی را به شما یادآوری می‌کند.
پیگیری پاسخ‌ها
شما پرسیدید، آن‌ها بی‌خبر شدند. Pally متوجه می‌شود چه کسی هنوز جوابتان را نداده و یادآوری می‌فرستد.
مشاهده دستوربعداً بفرست
به Pally بگویید چه چیزی را چه زمانی بفرستد. پیام دقیقاً همان لحظه میرسد.
مشاهده دستورصندوق ورودی، اولویت‌بندی‌شده
بپرسید چه چیزی به توجه شما نیاز دارد. Pally انبوه پیام‌ها را می‌خواند، چند مورد مهم را مشخص می‌کند و پاسخ‌ها را انجام می‌دهد.
مشاهده دستورگزینهها
ابزارهای دیگری که مردم استفاده می‌کنند
جایگزین‌های قابل‌قبول، از جمله گزینه‌هایی که با Pally قابلیت‌های مشترک دارند.
Superhuman
Superhuman مناسب بنیان‌گذارانی است که یک برنامه ایمیل با اولویت‌بندی و تهیه پیش‌نویس به کمک هوش مصنوعی برای پیگیری فاکتورها می‌خواهند.
تمرکزش روی ایمیل است، نه حسابداری فاکتورها.
HubSpot
HubSpot مناسب تیم‌هایی است که می‌خواهند پیگیری فاکتورها را همراه با پرونده مشتری در یک سامانه مدیریت ارتباط با مشتری نگه دارند.
یک سامانه مدیریت ارتباط با مشتری است، نه سیستم حسابداری فاکتورها.
دفتر ثبت دستی فاکتورها
دفتر ثبت دستی مناسب حجم کمی از فاکتورهاست که یک نفر بتواند پیش از هر پیگیری آن‌ها را بررسی کند.
مسئول آن باید وضعیت پرداخت و تاریخ‌های پیگیری را دستی به‌روز کند.
Fyxer
Fyxer مناسب بنیان‌گذارانی است که صندوق ایمیل مرتب و پیش‌نویس پاسخ برای پیگیری پرداخت‌ها می‌خواهند.
کارهای ایمیل را انجام می‌دهد، نه تأیید اینکه فاکتور پرداخت شده یا نه.
پرسش‌ها
پرسش‌های متداول
اولین ایمیل بعد از سررسید چه باید بگوید؟
بگویید به نظر میرسد فاکتور هنوز پرداخت نشده، شماره فاکتور، مبلغ و سررسید را تکرار کنید و لینک پرداخت یا نسخه فاکتور را بگذارید. بپرسید آیا مشکلی در صورتحساب وجود دارد یا باید با فرد دیگری تماس بگیرید.
هر چند وقت یکبار پیگیری کنم؟
در سیاست پرداختتان فاصله پیگیریها را مشخص کنید و به آن پایبند بمانید. به مشتری فرصت کافی برای اقدام به هر پیام بدهید و در عین حال تاریخ بعدی را در سیستم خود مشخص و در دید نگه دارید.
چه زمانی باید ارسال یادآورهای دوستانه را متوقف کنم؟
وقتی پیامهای مکرر نه به پرداخت منجر میشوند و نه به برنامهای مشخص، سراغ مراحل رسمی قراردادتان بروید. برای اقدامات حقوقی وصول مطالبات، متناسب با محل فعالیت و قراردادتان مشاوره بگیرید.
به خواندن ادامه دهید