Panduan
Cara menagih faktur yang belum dibayar tanpa email canggung
Tagih faktur yang belum dibayar dengan rangkaian pesan standar berdasarkan tanggal jatuh tempo. Gunakan pesan tenang yang mencantumkan nomor faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo, dan tautan pembayaran. Awali dengan anggapan bahwa faktur terlewat, lalu sampaikan dengan lebih tegas jika tetap belum dibayar.
Jaga nada tetap faktual dan beri pelanggan cara mudah untuk melaporkan masalah tagihan. Konsistensi mengurangi banyak kecanggungan karena pesan mengikuti proses normalmu, bukan suasana hatimu.
Pendekatan praktis
Yang perlu dilakukan
Periksa faktur terlebih dahulu
Pastikan faktur sampai ke orang yang tepat, sesuai kesepakatan, sudah jatuh tempo, dan memiliki petunjuk pembayaran yang berfungsi. Periksa apakah pembayaran, kredit, atau sengketa masuk lewat jalur lain. Menagih uang yang sudah dibayar, atau pekerjaan yang diperselisihkan pelanggan, lebih merusak daripada pengingat yang terlambat.
Gunakan pesan pertama yang netral
Kirim pesan singkat dengan anggapan bahwa ini hanya kelalaian biasa. Sertakan nomor faktur, tanggal jatuh tempo, jumlah, serta tautan pembayaran atau salinan faktur, lalu tanyakan apakah faktur perlu dikirim ke orang lain. Hindari permintaan maaf dan penjelasan panjang untuk membela tagihan; satu kalimat nyata tentang proyek akan membuatnya lebih hangat.
Jadwalkan rangkaian pengingat
Pilih tanggal tindak lanjut saat kamu mengirim pesan pertama. Pesan kedua bisa menanyakan tanggal pembayaran, dan pesan selanjutnya bisa menyebutkan langkah berikutnya sesuai kontrak. Hentikan begitu pembayaran atau keberatan yang sah diterima, dan periksa akun sebelum mengirim pesan dengan nada yang berubah.
Tawarkan satu jalur penyelesaian
Jika pelanggan tidak bisa membayar sesuai harapan, minta tanggal pasti atau rencana pembayaran tertulis yang sesuai dengan kesepakatanmu. Jika kendalanya persetujuan, minta kontak bagian utang usaha dan formulir pemasok yang masih kurang. Konfirmasikan setiap perubahan secara tertulis, dan setujui hanya ketentuan yang bisa ditopang arus kasmu.
Pilihan menggunakan Pally
Cara Pally membantu
Pally menemukan percakapan Gmail atau iMessage yang belum dibalas lewat aplikasi Pally Mac, lalu membuat draf tindak lanjut berdasarkan percakapan itu. Pally menampilkan drafnya terlebih dahulu agar kamu bisa memastikan faktur masih belum dibayar, atau langsung mengirimkannya saat kamu meminta. Pally juga mengingatkanmu saat waktunya menghubungi lagi.
Penagih balasan
Kamu bertanya, mereka diam. Pally tahu siapa yang belum membalasmu dan mengirim pengingat.
Lihat resepnyaKirim nanti
Beri tahu Pally apa yang mau dikirim dan kapan. Pesannya sampai tepat pada waktunya.
Lihat resepnyaKotak masuk, sudah dipilah
Tanya apa yang perlu perhatianmu. Pally membaca tumpukannya, menandai beberapa yang penting, dan menangani balasannya.
Lihat resepnyaPilihan
Alat lain yang digunakan orang
Alternatif yang layak, termasuk yang fungsinya beririsan dengan Pally.
Superhuman
Superhuman cocok untuk pendiri bisnis yang ingin aplikasi email dengan pemilahan prioritas dan penyusunan draf berbasis AI untuk menindaklanjuti faktur.
Fokusnya pada email, bukan pembukuan faktur.
HubSpot
HubSpot cocok untuk tim yang ingin menyimpan tindak lanjut faktur di CRM bersama catatan pelanggan.
HubSpot adalah CRM, bukan sistem pembukuan faktur.
Daftar faktur manual
Daftar manual cocok untuk jumlah faktur kecil yang bisa diperiksa satu orang sebelum setiap tindak lanjut.
Pemilik harus memperbarui status pembayaran dan tanggal tindak lanjut secara manual.
Fyxer
Fyxer cocok untuk pendiri bisnis yang ingin kotak masuk email tertata dan draf balasan untuk menindaklanjuti pembayaran.
Fyxer menangani pekerjaan email, bukan memastikan apakah faktur sudah dibayar.
Pertanyaan
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa isi email pertama untuk tagihan yang lewat jatuh tempo?
Sampaikan bahwa faktur tampaknya belum dibayar, ulangi nomor faktur, jumlah, dan tanggal jatuh tempo, lalu sertakan tautan pembayaran atau salinannya. Tanyakan apakah ada masalah tagihan atau kontak lain yang perlu dihubungi.
Seberapa sering aku perlu menindaklanjuti?
Tetapkan frekuensi dalam kebijakan pembayaranmu dan terapkan secara konsisten. Beri pelanggan cukup waktu untuk menindaklanjuti setiap pesan, sambil memastikan tanggal berikutnya tetap spesifik dan terlihat di sistemmu.
Kapan aku harus berhenti mengirim pengingat ramah?
Beralihlah ke langkah formal dalam kontrakmu saat pesan berulang tidak menghasilkan pembayaran maupun rencana konkret. Untuk langkah penagihan secara hukum, cari saran yang sesuai dengan lokasi dan kontrakmu.
Lanjut baca