מדריך
איך לעקוב אחר הוצאות עסקיות וקבלות בהודעות
אפשר לתת ל-Pally למצוא קבלות בחשבון Gmail או Outlook שחיברת ולהעביר כל קבלה חדשה לכתובת האימייל של הנהלת החשבונות שלך. הוא יכול גם לתעד את ההוצאה בכלי ניהול ההוצאות שלך לפי ההוראה שלך. לקבלות נייר, כדאי לשמור שיחת הודעות ייעודית אחת או כתובת ייעודית לאיסוף, ולכלול את בית העסק, התאריך, הסכום, המטרה העסקית, הקטגוריה ותמונה.
התאמה שבועית מול הפעילות בכרטיס ובבנק עוזרת לזהות קבלות חסרות וכפילויות. ההודעות משמשות לאיסוף הנתונים; מערכת הנהלת החשבונות שלך נשארת הרשומה הפיננסית שמשמשת לניהול הספרים ולטיפול במס.
גישה מעשית
מה לעשות
בוחרים את שדות החובה
מגדירים את הרשומה המינימלית שנדרשת להנהלת החשבונות שלך: בית העסק, תאריך, סכום, מטרה עסקית, קטגוריה, החשבון שממנו בוצע התשלום וקבלה. שומרים את הפורמט כקיצור טקסט כדי שהתיעוד ייקח שניות. מבררים עם רואה החשבון אילו פרטים חשובים לטיפול במס במקרה שלך, במקום להעתיק תבנית כללית.
מתעדים בזמן הרכישה
שולחים את הפרטים ותמונה ברורה של הקבלה לפני שעוזבים את הקופה או את עמוד התשלום. מעבירים קבלות שהגיעו באימייל, וכותבים מטרה ספציפית כמו ״ציוד לסדנת לקוחות״, ולא ״חומרים״. אם קבלה חסרה, מסמנים אותה כחסרה במקום להסתמך על החיוב בכרטיס.
מעבירים את הרשומות לספרים
במועדים קבועים, מעבירים את ההוצאות שנאספו לכלי הנהלת החשבונות או ניהול ההוצאות שכבר משמש אותך. מצרפים את הקבלה, שומרים את המטרה העסקית ובודקים את החשבון והקטגוריה. ההודעות הן שלב האיסוף; מערכת הנהלת החשבונות היא המקום לתיקונים ולדוחות.
מבצעים התאמה בכל שבוע
משווים את הרישום לפעילות בכרטיס העסקי ובחשבון הבנק. מאתרים חיובים ללא קבלה, רשומות ללא עסקה, כפילויות, החזרים ורכישות אישיות, ושולחים להנהלת החשבונות רשימת חריגים קצרה. גם קבלה שהועברה כמו שצריך יכולה להיות משויכת לקטגוריה שגויה, ולכן הבדיקה הזו היא מה שהופך את השיטה לאמינה.
האפשרות של Pally
איך Pally עוזר
Pally מוצא קבלות בחשבון Gmail או Outlook שחיברת ומעביר קבלות חדשות לכתובת האימייל של הנהלת החשבונות שלך. הוא יכול לאתר קבלה תואמת, למלא את פרטי ההוצאה בכלי ניהול ההוצאות שלך ולהגיש אותה לפי ההוראה שלך.
אפשרויות
כלים נוספים שאנשים משתמשים בהם
חלופות ראויות, כולל כאלה שחופפות ל-Pally.
Expensify
Expensify מתאים לעסקים שרוצים איסוף קבלות ודיווח הוצאות בכלי ייעודי לניהול הוצאות.
עדיין צריך מטרות עסקיות וקטגוריות מדויקות, והתאמה קבועה מול החשבונות הפיננסיים.
QuickBooks
QuickBooks מתאים לבעלי עסקים שרוצים לשמור הוצאות וקבלות לצד הרישומים שמשמשים את הנהלת החשבונות שלהם.
תיעוד רכישה יכול להרגיש מסורבל יותר משליחת הודעה כשלא נמצאים ליד שולחן העבודה.
Ramp
Ramp מתאים לעסקים שרוצים לחבר בין פעילות בכרטיס, קבלות ובדיקת הוצאות במערכת אחת לניהול הוצאות העסק.
הוא עובד הכי טוב כשההוצאות כבר עוברות דרך התהליך הארגוני והחשבונות הנתמכים.
שאלות
שאלות נפוצות
שיחת הודעות מספיקה להנהלת חשבונות?
לא. משתמשים בהודעות לאיסוף מהיר, ואז מעבירים את הרשומה המאומתת ואת הקבלה למערכת הנהלת החשבונות או ניהול ההוצאות שבה מתנהלים הספרים שלך.
מה אם הקבלה קיימת רק על נייר?
מצלמים את הקבלה במלואה בתאורה טובה ובודקים ששם בית העסק, התאריך, הפריטים, הסכום הכולל ופרטי התשלום קריאים. שומרים את הנייר אם רואה החשבון או המדיניות שלך מחייבים זאת.
איך כדאי לבחור קטגוריות להוצאות?
משתמשים באינדקס החשבונות ובמדיניות שאושרו על ידי רואה החשבון או הנהלת החשבונות שלך. עקביות בקטגוריות חשובה יותר מהמצאת תווית מאוד ספציפית לכל רכישה.
להמשך קריאה