מדריך
איך לעקוב אחרי חשבוניות שלא שולמו בלי אימיילים מביכים
עוקבים אחרי חשבוניות שלא שולמו בעזרת רצף קבוע שקשור למועד התשלום, עם הודעות רגועות שמציינות את מספר החשבונית, הסכום, מועד התשלום וקישור לתשלום. מתחילים מתוך הנחה שהחשבונית התפספסה, ונעשים ישירים יותר ככל שהיא נשארת לא משולמת.
שומרים על טון ענייני ונותנים ללקוח דרך קלה לדווח על בעיה בחיוב. עקביות מפחיתה חלק גדול מהמבוכה, כי ההודעה היא חלק מהתהליך הרגיל שלך ולא תוצאה של מצב הרוח שלך.
גישה מעשית
מה לעשות
קודם לבדוק את החשבונית
מוודאים שהחשבונית הגיעה לאדם הנכון, תואמת להסכם, שמועד התשלום שלה עבר ושהוראות התשלום תקינות. בודקים אם תשלום, זיכוי או השגה על החיוב הגיעו בדרך אחרת. דרישת כסף שכבר שולם, או תשלום על עבודה שהלקוח חולק עליה, גורמת יותר נזק מתזכורת מאוחרת.
לפתוח בהודעה ניטרלית
שולחים הודעה קצרה שיוצאת מנקודת הנחה שמדובר בפספוס רגיל. כוללים את מספר החשבונית, מועד התשלום, הסכום וקישור לתשלום או עותק של החשבונית, ושואלים אם צריך להעביר אותה למישהו אחר. מוותרים על התנצלויות ועל הצדקות ארוכות לחיוב; משפט אישי אחד על הפרויקט הופך את ההודעה לחמה יותר.
לתזמן את רצף התזכורות
בוחרים את מועדי הפולואפ כבר כששולחים את ההודעה הראשונה. בהודעה השנייה אפשר לבקש מועד לתשלום, ובהודעה מאוחרת יותר אפשר לציין את הצעד הבא לפי החוזה. עוצרים ברגע שמתקבל תשלום או מגיעה השגה מוצדקת על החיוב, ובודקים את החשבון לפני כל הודעה שמשנה את הטון.
להציע מסלול אחד לפתרון
אם הלקוח לא יכול לשלם כמצופה, כדאי לבקש תאריך מוגדר או תוכנית תשלומים כתובה שתואמת להסכם ביניכם. אם העיכוב הוא באישור, כדאי לבקש את פרטי איש הקשר שאחראי לתשלומים לספקים וכל טופס ספק שחסר. חשוב לאשר כל שינוי בכתב, ולהסכים רק לתנאים שתזרים המזומנים שלך יכול לעמוד בהם.
האפשרות של Pally
איך Pally עוזר
Pally מוצא שרשורים ללא מענה ב-Gmail או ב-iMessage דרך אפליקציית Pally ל-Mac, ומנסח הודעת מעקב על סמך השיחה. הוא מציג לך קודם את הטיוטה, כדי שאפשר יהיה לוודא שהחשבונית עדיין לא שולמה, או שולח מיד כשמבקשים ממנו. הוא גם מזכיר לך מתי הגיע הזמן לפנייה הבאה.
אפשרויות
כלים נוספים שאנשים משתמשים בהם
חלופות ראויות, כולל כאלה שחופפות ל-Pally.
Superhuman
Superhuman מתאים למייסדים שרוצים תוכנת אימייל עם מיון בעזרת AI וניסוח הודעות מעקב על חשבוניות.
הוא מתמקד באימייל, ולא בניהול חשבוניות.
HubSpot
HubSpot מתאים לצוותים שרוצים לשמור את המעקב אחר חשבוניות ב-CRM, יחד עם רשומת הלקוח.
זו מערכת CRM, ולא מערכת להנהלת חשבונות ולניהול חשבוניות.
רישום חשבוניות ידני
רישום ידני מתאים לכמות קטנה של חשבוניות, שאדם אחד יכול לבדוק לפני כל פנייה נוספת.
מי שאחראי למעקב צריך לעדכן ידנית את סטטוס התשלום ואת מועדי הפניות הבאות.
Fyxer
Fyxer מתאים למייסדים שרוצים תיבת אימייל מסודרת וטיוטות לתשובות במסגרת המעקב אחר תשלומים.
הוא מטפל בעבודה באימייל, ולא באימות שהחשבונית שולמה.
שאלות
שאלות נפוצות
מה כדאי לכתוב באימייל הראשון על תשלום באיחור?
כדאי לציין שלפי הרישומים החשבונית עדיין לא שולמה, לחזור על מספר החשבונית, הסכום ומועד התשלום, ולצרף קישור לתשלום או עותק של החשבונית. כדאי לשאול אם יש בעיה בחיוב או איש קשר אחר שצריך לפנות אליו.
באיזו תדירות כדאי לפנות שוב?
כדאי להגדיר תדירות פנייה במדיניות התשלומים שלך ולהקפיד עליה. חשוב לתת ללקוח מספיק זמן לפעול בעקבות כל הודעה, ובמקביל לשמור במערכת תאריך מוגדר וברור לפנייה הבאה.
מתי כדאי להפסיק לשלוח תזכורות ידידותיות?
כשהודעות חוזרות לא מובילות לתשלום או לתוכנית קונקרטית, כדאי לעבור לצעדים הרשמיים שנקבעו בחוזה. לפני צעדי גבייה משפטיים, חשוב לקבל ייעוץ שמתאים למיקום שלך ולחוזה.
להמשך קריאה