راهنما
چطور به ایمیل‌ها برسیم، بدون اینکه تمام وقت در صندوق ورودی باشیم
با صندوق ورودی مثل جریانی لحظهای از خبرها برخورد نکنید. مطمئن‌ترین راه بیرون آمدن از آن این است که ایمیلهای مهم به دست شما برسند: Pally ایمیلهای Gmail و Outlook متصل‌شده را اولویت‌بندی میکند، موارد نیازمند توجه را برایتان پیام میکند و پاسخ‌هایی را که تأیید می‌کنید از حساب خودتان می‌فرستد. بدون دستیار، ایمیل‌ها را در دو یا سه بازه مشخص بررسی کنید، ایمیلهای قابل‌پیش‌بینی را پیش از رسیدن به نمای اصلی فیلتر کنید و پیام‌هایی را که کار جدی می‌طلبند به وظیفه تبدیل کنید.
در هر بازه، پیام‌های بی‌اهمیت را حذف یا بایگانی کنید، پاسخ‌های کوتاه را بفرستید، مواردی را که مسئول مشخص دارند واگذار کنید و کارهای طولانی‌تر را خارج از ایمیل ثبت کنید. با پایان بازه، صندوق ورودی را ببندید، حتی اگر هنوز پیامی باقی مانده باشد.
یک روش کاربردی
چه کار کنید
زمان‌های ثابتی برای رسیدگی انتخاب کنید
دو یا سه زمان در روز برای رسیدگی به ایمیل انتخاب کنید؛ مثلاً اواسط صبح، بعد از ناهار و پیش از پایان کار. اگر شغلتان اجازه می‌دهد، بین این بازه‌ها نشان‌ها و اعلان‌های نواری را خاموش کنید و برای موارد اضطراری راه دیگری در اختیار دیگران بگذارید. بعضی ایمیل‌ها چند ساعت منتظر می‌مانند و زمان تمرکز شما دست‌نخورده می‌ماند.
یک نمای جمع‌وجور از اولویت‌ها بسازید
نمایی برای ایمیلهای افراد کلیدی، پروژه‌های فعال و پیام‌هایی بسازید که فقط برای شما فرستاده شدهاند. خبرنامه‌ها، رسیدها و فهرست‌های ارسال پرجمعیت را از آن فیلتر کنید. از فرستنده‌هایی شروع کنید که تکلیفشان روشن است، چون فیلترها گاهی ایمیلهای مفید را اشتباه دسته‌بندی می‌کنند، و پوشه‌های فیلترشده را هر هفته سریع مرور کنید.
چهار سرانجام مشخص داشته باشید
برای هر پیام یکی از این چهار سرانجام را مشخص کنید: بایگانی، پاسخ، واگذاری یا تبدیل به وظیفه. پاسخ‌های سریع را در همان بازه بفرستید و موارد واگذارشده را با مشخص کردن مسئول و موعد انجام، بازفرست کنید. نگه داشتن ایمیل خوانده‌نشده به‌عنوان یادآوری مبهم، اعتماد به صندوق ورودی را سخت‌تر میکند.
پاسخ‌های کوتاهتر بنویسید
در جمله اول جواب سؤال را بدهید، اقدام بعدی را مشخص کنید و اگر زمان مهم است، تاریخ هم بنویسید. برای درخواست‌های تکراری از الگو استفاده کنید و جزئیات را تغییر دهید. فقط جایی وقت بیشتری بگذارید که لحن یا قضاوت اهمیت دارد.
ایمیل را از کار پروژه جدا کنید
وقتی پیامی از شما تحلیل، سند یا تصمیمی چندمرحله‌ای میخواهد، آن را همراه با مهلت و اقدام بعدی به فهرست کارها اضافه کنید و دریافتش را اطلاع دهید. بعد ایمیل را بایگانی کنید. حالا این کار کنار تعهدهای دیگر شما قرار دارد، نه اینکه در صندوق ورودی پایین برود و گم شود.
هر بازه را آگاهانه تمام کنید
وقتی بازه تمام شد یا نمای اولویت‌ها خالی شد، دست نگه دارید. قدیمی‌ترین یا پرریسک‌ترین مورد باز را برای دفعه بعد یادداشت کنید، زبانه را ببندید و به کار برنامه‌ریزی‌شده‌تان برگردید. تلاش برای خالی کردن کامل صندوق ورودی در هفته‌ای شلوغ، وقت لازم برای خود کار را می‌بلعد.
گزینه Pally
Pally چطور کمک میکند
Pally می‌تواند نمای اولویت‌ها را بیرون از صندوق ورودی به دست شما برساند. حساب‌های متصل Gmail و Outlook شما را اولویت‌بندی میکند، موارد نیازمند توجه را خلاصه میکند و بر اساس زنجیره پیام‌ها پیش‌نویس پاسخ می‌نویسد. بگویید «بفرست» تا پاسخ از حساب خودتان ارسال شود. یک خلاصه صبحگاهی زمان‌بندی‌شده می‌تواند ایمیلهای فوری را کنار تقویم و تعهدهای باز شما بیاورد.
صندوق ورودی، اولویت‌بندی‌شده
بپرسید چه چیزی به توجه شما نیاز دارد. Pally انبوه پیام‌ها را می‌خواند، چند مورد مهم را مشخص میکند و پاسخ‌ها را انجام می‌دهد.
مشاهده دستورمرور ایمیل‌ها
یک آخر هفته دوری، و 126 ایمیل نخوانده. Pally همه را می‌خواند و چهار خط مهم را به شما می‌دهد.
مشاهده دستورخلاصه صبحگاهی
یک خلاصه صبحگاهی کوتاه از چیزهای مهم: برنامه روزتان، صندوق ورودی و کارهایی که گفته‌اید انجام می‌دهید.
مشاهده دستورپیگیری دوستانه
کاری را که مدام عقب می‌اندازید به Pally بسپارید. نه خودش فراموش میکند، نه می‌گذارد شما فراموش کنید.
مشاهده دستورگزینهها
ابزارهای دیگری که مردم استفاده می‌کنند
جایگزین‌های قابل‌قبول، از جمله گزینه‌هایی که با Pally قابلیت‌های مشترک دارند.
Gmail
Gmail برای کسانی مناسب است که فیلتر، برچسب، نماهای اولویت، الگو و تعویق ایمیل را در صندوق ورودی آشنای خود می‌خواهند.
این روش فقط وقتی جواب می‌دهد که قوانین را تعریف کنید و در برابر بررسی ایمیل خارج از بازه‌های رسیدگی مقاومت کنید.
Superhuman
Superhuman برای کسانی مناسب است که حجم زیادی ایمیل بررسی می‌کنند و به روند کاری مبتنی بر صفحه‌کلید در صندوق ورودی اهمیت می‌دهند.
رابط سریع‌تر برای شما تصمیم نمی‌گیرد کدام تعهدها ارزش وقت گذاشتن دارند و کارهای بزرگ‌تر را هم از ایمیل بیرون نمی‌آورد.
Outlook
Outlook برای کاربران Microsoft 365 مناسب است که قوانین، دسته‌بندی‌ها، پرچم‌ها و دسترسی به تقویم را در همان محیط کاری می‌خواهند.
تنظیم کنترل‌های متعدد آن وقت می‌برد و ساختار پیچیده پوشه‌ها ممکن است خودش به صندوق ورودی دیگری تبدیل شود که نیاز به رسیدگی دارد.
Carly
Carly برای کسانی مناسب است که دستیاری برای ایمیل، تقویم و کارهای واگذارشده در کانال‌های تحت پشتیبانی آن می‌خواهند.
باید کارها را از طریق سرویس خودش واگذار کنید و همچنان خودتان تصمیم بگیرید کدام کارهای صندوق ورودی ارزش وقت گذاشتن دارند.
Martin
Martin برای کسانی مناسب است که دستیاری با قابلیت پیش‌نویس ایمیل، برچسب، تقویم و دسترسی از طریق پیام متنی می‌خواهند.
حالت صوتی، اعلان‌ها و تنظیمات آن بر اپ iOS آن متمرکز است.
مقایسه Pally و Martinپرسش‌ها
پرسش‌های متداول
روزی چند بار باید ایمیلم را بررسی کنم؟
برای خیلی از نقشهای شغلی، دو یا سه بازه رسیدگی کافی است. پشتیبانی مشتری، عملیات یا کار روی معاملهای در جریان ممکن است به فاصلههای کوتاهتر نیاز داشته باشد، اما هر بار بررسی همچنان باید هدف روشن و زمان پایان مشخصی داشته باشد.
لازم است صندوق ورودیام را کاملاً خالی کنم؟
نه. شما به نمایی قابلاعتماد از ایمیلهای مهم و جایی مشخص برای کارهایی نیاز دارید که از صندوق ورودی خارج شدهاند. صندوق ورودی خالی فقط وقتی مفید است که هزینه حفظ آن کمتر از ارزشی باشد که شفافیتش ایجاد میکند.
موقع کار باید ایمیل باز بماند؟
هنگام کار متمرکز آن را ببندید، مگر اینکه ایمیلهای ورودی بخشی از همان کار باشند. برای موارد فوری کانال جداگانهای در اختیار دیگران بگذارید تا ایمیل مجبور نباشد نقش پیامرسان لحظهای را بازی کند.
با ایمیلی که چند ساعت کار میخواهد چه کنم؟
اگر لازم است، دریافتش را اطلاع دهید، وظیفهای با اقدام بعدی و مهلت بسازید و پیوند پیام اصلی را به آن اضافه کنید. کار را کنار اولویتهای دیگرتان زمانبندی کنید، بعد ایمیل را بایگانی کنید یا در پوشه مناسب بگذارید.
به خواندن ادامه دهید