راهنما
چطور بدون مزاحمت، از کسانی که جواب نمی‌دهند پیگیری کنیم
در همان زنجیره پیام‌ها، درخواست مشخص، یک قدم بعدی ساده و مهلت واقعی را یادآوری کنید. پاسخ دادن را آسان کنید، راهی محترمانه برای رد کردن بگذارید و زمان پیگیری را با پیامد منتظر ماندن هماهنگ کنید.
یادآوری مفید، اطلاعاتی اضافه می‌کند یا زحمت پاسخ دادن را کم می‌کند. پیام‌های تکراری که فقط می‌پرسند آیا طرف مقابل پیام اول را دیده، بدون کمک به پاسخ دادن فشار ایجاد می‌کنند. Pally می‌تواند پیگیری را به عهده بگیرد: ایمیل متصل‌شده، WhatsApp و iMessage شما را (با اپ Mac از Pally) برای یافتن درخواستهای بی‌پاسخ بررسی می‌کند و یادآوری متناسب با هر فرد می‌نویسد.
یک روش کاربردی
چه کار کنید
فاصله زمانی مناسبی صبر کنید
بگذارید مهلت و نوع رابطه، زمان پیگیری را تعیین کنند. سؤال هماهنگی مربوط به همان روز ممکن است ظرف چند ساعت به یادآوری نیاز داشته باشد، اما پیشنهاد یا درخواست لطف می‌تواند چند روز کاری صبر کند. اگر تاریخی برای پاسخ تعیین کرده‌اید، صبر کنید تا بگذرد.
در همان زنجیره اصلی بمانید
به همان پیامی پاسخ دهید که درخواست در آن است تا طرف مقابل بدون جست‌وجو، زمینه و فایل‌ها را ببیند. تصمیم یا مورد دقیقی را که لازم دارید در یک جمله دوباره بیان کنید. اگر زنجیره خیلی طولانی است، بالای پیام خلاصه‌ای کوتاه اضافه کنید.
قدم بعدی را کوچک کنید
کوچک‌ترین پاسخ مفید را بخواهید: بله یا نه، یکی از دو تاریخ، تأیید پیش‌نویس یا نام مسئول درست. پیشنهاد دهید فایل را دوباره بفرستید. وقتی افراد بتوانند با همان پیام جلوی چشمشان تکلیف موضوع را روشن کنند، سریع‌تر جواب می‌دهند.
پیامد را روشن بگویید
اگر زمان مهم است، مهلت واقعی و اتفاقی را که بدون پاسخ می‌افتد مشخص کنید: برای نگه داشتن رزرو، تا پنجشنبه به تأیید نیاز دارید. از فوریت ساختگی و عبارت‌های مبهمی مثل «در اسرع وقت» پرهیز کنید. روشن بودن پیامد باعث می‌شود وقتی کار را پیش می‌برید، کسی غافلگیر نشود.
موضوع را ببندید یا راه ارتباطی را عوض کنید
بعد از یک یا دو یادآوری مفید، تماس بگیرید، از شخص دیگری بپرسید، با گزینه پیش‌فرضی که اعلام کرده‌اید پیش بروید یا درخواست را ببندید. فقط وقتی اهمیت موضوع توجیه می‌کند، راه ارتباطی را عوض کنید. اگر دارید ادامه می‌دهید یا منصرف می‌شوید، پیام نهایی بفرستید.
گزینه Pally
Pally چطور کمک می‌کند
Pally می‌تواند پیگیری کند چه کسی هنوز به شما جواب نداده است. ایمیل، WhatsApp و گفت‌وگوهای iMessage متصل شما را برای پیدا کردن درخواستهای بی‌پاسخ بررسی می‌کند (iMessage به برنامه Mac از Pally نیاز دارد)، نشان می‌دهد منتظر چه پاسخی از چه کسی هستید و متناسب با هر رابطه، پیش‌نویس پیام پیگیری می‌نویسد. با یک «بله» پیش‌نویس را می‌فرستد؛ یا به Pally بگویید چه بگوید تا ارسال کند.
پیگیری پاسخ‌ها
شما پرسیدید، آن‌ها بی‌خبر شدند. Pally متوجه می‌شود چه کسی هنوز جوابتان را نداده و یادآوری می‌فرستد.
مشاهده دستورصندوق ورودی، اولویت‌بندی‌شده
بپرسید چه چیزی به توجه شما نیاز دارد. Pally انبوه پیام‌ها را می‌خواند، چند مورد مهم را مشخص می‌کند و پاسخ‌ها را انجام می‌دهد.
مشاهده دستورپیگیری دوستانه
کاری را که مدام عقب می‌اندازید به Pally بسپارید. نه خودش فراموش می‌کند، نه می‌گذارد شما فراموش کنید.
مشاهده دستوردر تماس بمانید
آدم‌هایی که نمی‌خواهید از آن‌ها دور شوید: Pally قبل از طولانی شدن بی‌خبری، متوجه آن می‌شود.
مشاهده دستورگزینهها
ابزارهای دیگری که مردم استفاده می‌کنند
جایگزین‌های قابل‌قبول، از جمله گزینه‌هایی که با Pally قابلیت‌های مشترک دارند.
Gmail
Gmail برای کسانی مناسب است که می‌خواهند پیگیری‌ها را در زنجیره اصلی نگه دارند و برای زمان‌بندی از تعویق یا ارسال زمان‌بندی‌شده استفاده کنند.
خودش تصمیم نمی‌گیرد کدام زنجیره‌های بی‌پاسخ ارزش پیام دیگری دارند و لحن را هم متناسب با هر رابطه تغییر نمی‌دهد.
Todoist
Todoist برای کسانی مناسب است که وظیفه پیگیری تاریخ‌دار می‌خواهند تا بیرون از صندوق ورودی شلوغ جلوی چشم بماند.
باید اطلاعات زمینه‌ای کافی را در وظیفه کپی کنید و پیام پیگیری را خودتان بنویسید.
HubSpot
HubSpot برای تیم‌های فروشی مناسب است که نیاز دارند فعالیت‌های پیگیری و سابقه ارتباط با مخاطب در یک فرایند رسمی فروش به اشتراک گذاشته شود.
یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری برای پیام‌های شخصی، درخواستهای گاه‌به‌گاه از تأمین‌کنندگان یا فهرست شخصی چند موضوع باز، بیش از حد سنگین است.
Calendly
Calendly برای پیگیری‌هایی مناسب است که تنها تصمیم باقی‌مانده در آن‌ها انتخاب یک زمان خالی برای جلسه است.
رفت‌وبرگشت پیام‌ها برای هماهنگی زمان را حذف می‌کند، اما برای سندهای بی‌پاسخ، تأییدیه‌ها یا درخواستهای شخصی کمکی نمی‌کند.
پرسش‌ها
پرسش‌های متداول
چقدر صبر کنم و بعد پیگیری کنم؟
پیامد واقعی موضوع را معیار قرار دهید. برنامههای همان روز ممکن است به یک بررسی سریع نیاز داشته باشند، اما برای درخواستهای کاری معمول و لطفهای شخصی، معمولاً بهتر است چند روز کاری فرصت بدهید، مگر اینکه روی تاریخ دیگری توافق کرده باشید.
در یک پیام پیگیری مؤدبانه چه بنویسم؟
درخواست را دوباره مطرح کنید، قدم بعدی را آسان کنید و اگر مهلت مشخصی وجود دارد، همان را بنویسید. راهی هم برای رد محترمانه بگذارید؛ مثلاً بخواهید اگر زمان‌بندی دیگر برایشان مناسب نیست، به شما بگویند.
چند بار پیگیری بیش از حد است؟
بعد از یک یا دو یادآوری مفید، راه ارتباطی را عوض کنید، مسئول دیگری پیدا کنید، با گزینه پیش‌فرضی که اعلام کرده‌اید پیش بروید یا درخواست را ببندید. پیام‌های بیشتر وقتی اطلاعات تازه یا حق انتخابی اضافه نمی‌کنند، به‌ندرت کمکی می‌کنند.
بعد از ایمیل زدن، با پیام هم پیگیری کنم؟
وقتی موضوع فوریت زمانی دارد، آن فرد معمولاً از این راه با شما ارتباط دارد یا خودش این راه را خواسته، پیام بدهید. به ایمیل و تصمیمی که نیاز دارید اشاره کنید و توضیحات کامل را در همان رشته ایمیل اصلی نگه دارید.
به خواندن ادامه دهید