Hướng dẫn
Cách xử lý email mà không phải ở lì trong hộp thư
Đừng xem hộp thư như một bảng tin cập nhật liên tục. Cách chắc chắn nhất để thoát ra là để nội dung được đưa đến bạn: Pally phân loại email trong Gmail và Outlook đã kết nối, nhắn cho bạn những việc cần chú ý và gửi các câu trả lời bạn duyệt từ chính tài khoản của bạn. Nếu không có trợ lý, hãy xử lý email trong hai hoặc ba khung giờ cố định, lọc các loại thư quen thuộc trước khi chúng vào chế độ xem chính và chuyển những email đòi hỏi công sức thực sự thành việc cần làm.
Trong mỗi khung giờ, xóa hoặc lưu trữ thư không quan trọng, gửi câu trả lời ngắn, chuyển giao việc đã rõ người phụ trách và ghi lại những việc cần nhiều thời gian ở ngoài email. Đóng hộp thư khi hết giờ, ngay cả khi vẫn còn thư.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Chọn giờ xử lý cố định
Chọn hai hoặc ba thời điểm mỗi ngày để xử lý email, chẳng hạn giữa buổi sáng, sau bữa trưa và trước khi kết thúc công việc. Nếu công việc cho phép, hãy tắt huy hiệu và biểu ngữ thông báo giữa các khung giờ đó, đồng thời cho mọi người một cách khác để liên hệ khi khẩn cấp. Một số thư sẽ chờ vài giờ, còn thời gian tập trung của bạn không bị gián đoạn.
Tạo một mục ưu tiên gọn gàng
Tạo một mục riêng cho thư từ những người quan trọng, các dự án đang triển khai và thư chỉ gửi cho bạn. Lọc bản tin, biên lai và thư gửi đến danh sách đông người ra khỏi mục này. Bắt đầu với những người gửi dễ xác định, vì bộ lọc đôi khi phân loại nhầm thư hữu ích, và lướt qua các thư mục đã lọc mỗi tuần.
Chọn một trong bốn cách xử lý
Với mỗi thư, chọn một cách xử lý: lưu trữ, trả lời, giao cho người khác hoặc chuyển thành việc cần làm. Gửi những câu trả lời nhanh trong khung giờ xử lý, và chuyển tiếp việc được giao kèm người phụ trách và hạn hoàn thành. Để thư chưa đọc như một lời nhắc mơ hồ khiến hộp thư khó tin cậy hơn.
Trả lời ngắn gọn hơn
Trả lời câu hỏi ngay ở câu đầu, nêu bước tiếp theo và thêm ngày cụ thể khi thời gian là yếu tố quan trọng. Dùng mẫu cho các yêu cầu lặp lại rồi chỉnh sửa chi tiết. Chỉ dành thêm thời gian khi cần chú ý đến giọng điệu hoặc cân nhắc kỹ.
Tách email khỏi công việc dự án
Khi thư yêu cầu phân tích, soạn tài liệu hoặc đưa ra quyết định qua nhiều bước, hãy thêm vào danh sách việc cần làm cùng hạn chót và bước tiếp theo, rồi xác nhận đã nhận thư. Sau đó lưu trữ email. Công việc lúc này nằm cùng các việc khác bạn đã cam kết, thay vì chìm dần trong hộp thư.
Chủ động kết thúc mỗi phiên xử lý
Dừng khi hết khung giờ hoặc đã xử lý xong mục ưu tiên. Ghi lại việc tồn đọng lâu nhất hoặc rủi ro nhất cho lần sau, đóng thẻ trình duyệt và quay lại công việc đã lên kế hoạch. Cố làm trống hộp thư trong một tuần bận rộn sẽ lấy mất thời gian cần cho chính công việc đó.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally có thể đưa mục ưu tiên đến bạn ngay cả khi bạn không mở hộp thư. Pally phân loại thư trong các tài khoản Gmail và Outlook đã kết nối, tóm tắt những gì cần chú ý và soạn câu trả lời dựa trên chuỗi thư. Chỉ cần nói "gửi đi", thư trả lời sẽ được gửi từ chính tài khoản của bạn. Bản tin buổi sáng theo lịch có thể tổng hợp email khẩn cấp, lịch và các việc bạn đã cam kết nhưng chưa xong.
Hộp thư, đã lọc ưu tiên
Hỏi xem việc gì cần bạn. Pally đọc cả chồng thư, chỉ ra vài thư quan trọng và xử lý việc trả lời.
Xem công thứcNắm nhanh email
Đi vắng cuối tuần, về đã có 126 email chưa đọc. Pally đọc hết và gửi bạn bốn dòng quan trọng nhất.
Xem công thứcBản tin buổi sáng
Bản tin buổi sáng ngắn gọn về những điều quan trọng: lịch trong ngày, hộp thư và những việc bạn đã hứa làm.
Xem công thứcNgười bạn hay nhắc
Giao cho Pally việc bạn cứ trì hoãn. Pally không quên, và cũng không để bạn quên.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Gmail
Gmail phù hợp nếu bạn muốn có bộ lọc, nhãn, mục ưu tiên, mẫu thư và tính năng tạm hoãn ngay trong hộp thư quen thuộc.
Hệ thống chỉ hiệu quả khi bạn tự đặt quy tắc và tránh kiểm tra thư ngoài các khung giờ xử lý.
Superhuman
Superhuman phù hợp nếu bạn xử lý lượng email lớn và thích thao tác trong hộp thư bằng bàn phím.
Giao diện nhanh hơn không quyết định thay bạn việc nào đáng dành thời gian, cũng không tự đưa những việc lớn hơn ra khỏi email.
Outlook
Outlook phù hợp với người dùng Microsoft 365 muốn có quy tắc, danh mục, cờ đánh dấu và truy cập lịch trong cùng môi trường làm việc.
Nhiều tùy chọn cần thời gian thiết lập, và hệ thống thư mục phức tạp có thể trở thành một hộp thư nữa cần quản lý.
Carly
Carly phù hợp nếu bạn muốn có trợ lý hỗ trợ email, lịch và các việc được giao qua những kênh mà dịch vụ này hỗ trợ.
Bạn cần giao việc qua dịch vụ này và vẫn phải tự quyết định việc nào trong hộp thư đáng dành thời gian.
Martin
Martin phù hợp nếu bạn muốn có trợ lý hỗ trợ soạn email, nhãn, lịch và có thể tương tác qua tin nhắn.
Chế độ giọng nói, thông báo và cài đặt chủ yếu nằm trong ứng dụng iOS của dịch vụ.
So sánh Pally và MartinCâu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Mỗi ngày nên kiểm tra email mấy lần?
Hai hoặc ba khung giờ xử lý là đủ với nhiều công việc. Hỗ trợ khách hàng, vận hành hoặc xử lý giao dịch đang diễn ra có thể cần kiểm tra thường xuyên hơn, nhưng mỗi lần vẫn nên có mục đích rõ ràng và giờ kết thúc.
Có cần làm trống hộp thư không?
Không. Bạn cần một mục đáng tin cậy để xem thư quan trọng và một nơi rõ ràng cho công việc đã được đưa ra khỏi hộp thư. Hộp thư trống chỉ hữu ích khi công sức duy trì ít hơn lợi ích từ sự rõ ràng mà nó mang lại.
Có nên để email mở trong lúc làm việc không?
Hãy đóng email khi cần tập trung, trừ khi thư đến là một phần của công việc đang làm. Cho mọi người một kênh riêng để liên hệ khẩn cấp, để email không phải đóng vai trò như ứng dụng nhắn tin tức thời.
Nên làm gì với email đòi hỏi nhiều giờ làm việc?
Xác nhận đã nhận thư khi cần, tạo việc cần làm với bước tiếp theo và hạn chót, rồi đính kèm liên kết đến thư gốc. Xếp lịch làm việc đó cùng các ưu tiên khác, sau đó lưu trữ hoặc chuyển email vào thư mục.
Đọc tiếp