गाइड
सारा दिन इनबॉक्स में बिताए बिना ईमेल कैसे निपटाएँ
इनबॉक्स को लगातार चलती फ़ीड समझना बंद करें। इससे बाहर निकलने का सबसे पक्का तरीका है कि ज़रूरी बातें आप तक लाई जाएँ: Pally कनेक्ट किए गए Gmail और Outlook में ईमेल छाँटता है, जिन बातों पर ध्यान चाहिए उन्हें आपको मैसेज करता है और आपकी मंज़ूरी वाले जवाब आपके अपने खाते से भेजता है। सहायक न हो तो ईमेल निपटाने के लिए दिन में दो या तीन समय तय करें, तय तरह के ईमेल मुख्य दृश्य तक पहुँचने से पहले फ़िल्टर करें और जिन मैसेज में असली काम करना हो, उन्हें कामों की सूची में डालें।
हर तय अवधि में गैरज़रूरी ईमेल डिलीट या आर्काइव करें, छोटे जवाब भेजें, जिन कामों का ज़िम्मेदार साफ़ है उन्हें सौंपें और लंबे काम ईमेल के बाहर दर्ज करें। समय खत्म होने पर इनबॉक्स बंद कर दें, भले ही मैसेज बाकी हों।
एक व्यावहारिक तरीका
क्या करें
ईमेल निपटाने के समय तय करें
ईमेल निपटाने के लिए दिन में दो या तीन समय चुनें, जैसे सुबह के बीच में, दोपहर के खाने के बाद और काम खत्म करने से पहले। अगर आपके काम में मुमकिन हो, तो इन अवधियों के बीच बैज और बैनर बंद रखें और आपात स्थिति के लिए लोगों को दूसरा तरीका बताएँ। कुछ ईमेल कुछ घंटे इंतज़ार करेंगे और आपका ध्यान लगाकर काम करने का समय बिना टूटे बना रहेगा।
ज़रूरी ईमेल का एक छोटा अलग दृश्य बनाएँ
अहम लोगों, चल रहे प्रोजेक्ट और सिर्फ आपको भेजे गए ईमेल के लिए एक अलग दृश्य बनाएँ। न्यूज़लेटर, रसीदें और बड़े वितरण समूहों के ईमेल इससे बाहर फ़िल्टर करें। पहले ऐसे भेजने वालों से शुरू करें जिनके बारे में कोई संदेह न हो, क्योंकि फ़िल्टर कभी-कभी काम के ईमेल भी गलत जगह भेज देते हैं। फ़िल्टर किए गए फ़ोल्डर हर हफ़्ते एक नज़र देख लें।
चार में से एक कदम चुनें
हर मैसेज के लिए एक कदम चुनें: आर्काइव करें, जवाब दें, किसी को सौंपें या कामों की सूची में डालें। तय अवधि में छोटे जवाब भेजें और सौंपे गए काम ज़िम्मेदार व्यक्ति और आखिरी तारीख के साथ फ़ॉरवर्ड करें। धुँधले-से रिमाइंडर के तौर पर छोड़े गए बिना पढ़े ईमेल से इनबॉक्स पर भरोसा करना मुश्किल होता है।
छोटे जवाब लिखें
पहले वाक्य में सवाल का जवाब दें, अगला काम बताएँ और जहाँ समय मायने रखता हो, वहाँ तारीख जोड़ें। बार-बार आने वाले अनुरोधों के लिए टेम्पलेट इस्तेमाल करें और ज़रूरी जानकारी बदल दें। अतिरिक्त समय सिर्फ वहीं दें जहाँ लहजा या सोच-समझकर फैसला करना मायने रखता हो।
ईमेल को प्रोजेक्ट के काम से अलग रखें
जब किसी मैसेज में विश्लेषण, दस्तावेज़ या कई चरणों वाले फैसले की माँग हो, तो उसे आखिरी तारीख और अगले कदम के साथ अपनी कामों की सूची में जोड़ें और मिलने की पुष्टि कर दें। फिर ईमेल आर्काइव करें। अब वह काम इनबॉक्स में नीचे दबने के बजाय आपकी बाकी ज़िम्मेदारियों के साथ रहेगा।
हर तय अवधि को सोच-समझकर खत्म करें
तय समय खत्म होने या प्राथमिकता वाले दृश्य के खाली होने पर रुक जाएँ। अगली बार के लिए सबसे पुराना या सबसे ज़्यादा जोखिम वाला अधूरा काम नोट करें, टैब बंद करें और अपने तय काम पर लौटें। व्यस्त हफ़्ते में इनबॉक्स खाली करने के पीछे लगे रहने से वही समय खर्च हो जाता है जो असली काम को चाहिए।
Pally का विकल्प
Pally कैसे मदद करता है
Pally आपको इनबॉक्स के बाहर ही ज़रूरी ईमेल दिखा सकता है। यह आपके कनेक्ट किए गए Gmail और Outlook खातों के ईमेल को प्राथमिकता के हिसाब से छाँटता है, ध्यान देने वाली बातों का सारांश देता है और उसी बातचीत के आधार पर जवाब के ड्राफ़्ट बनाता है। “भेज दो” कहें और जवाब आपके अपने खाते से चला जाता है। तय समय पर मिलने वाला सुबह का सारांश ज़रूरी ईमेल, आपके कैलेंडर और बाकी अधूरे वादों व कामों को एक साथ ला सकता है।
इनबॉक्स की ज़रूरी छँटाई
पूछें कि आपको कहाँ ध्यान देना है। Pally ढेर सारे मैसेज पढ़ता है, कुछ ज़रूरी चुनता है और जवाब सँभालता है।
रेसिपी देखेंईमेल की छूटी बातें
वीकेंड भर दूर रहे और 126 अनपढ़े ईमेल जमा हो गए। Pally सभी पढ़कर आपको काम की चार लाइनें बता देता है।
रेसिपी देखेंसुबह का सारांश
सुबह का एक छोटा-सा सारांश, जिसमें ज़रूरी बातें हों: आपका दिन, आपका इनबॉक्स और वे काम जो आपने कहा था कि आप करेंगे।
रेसिपी देखेंदोस्ताना तक़ाज़ा
जो काम आप टालते रहते हैं, वह Pally को सौंप दें। वह न खुद भूलेगा, न आपको भूलने देगा।
रेसिपी देखेंविकल्प
लोगों के इस्तेमाल किए जाने वाले दूसरे टूल
उपयुक्त विकल्प, जिनमें Pally जैसे कुछ काम करने वाले विकल्प भी शामिल हैं।
Gmail
Gmail उन लोगों के लिए सही है जो परिचित इनबॉक्स में फ़िल्टर, लेबल, प्राथमिकता वाले दृश्य, टेम्पलेट और ईमेल बाद के लिए टालने की सुविधा चाहते हैं।
यह तरीका तभी काम करता है जब आप नियम तय करें और ईमेल निपटाने के तय समय के बाहर उसे बार-बार देखने से बचें।
Superhuman
Superhuman उन लोगों के लिए सही है जो बहुत सारे ईमेल निपटाते हैं और इनबॉक्स में कीबोर्ड से काम करने के तरीके को अहमियत देते हैं।
तेज़ इंटरफ़ेस यह तय नहीं करता कि किन ज़िम्मेदारियों को आपका समय मिलना चाहिए, न ही वह आपके लिए बड़े काम ईमेल से बाहर ले जाता है।
Outlook
Outlook उन Microsoft 365 उपयोगकर्ताओं के लिए सही है जो काम के उसी माहौल में नियम, श्रेणियाँ, फ़्लैग और कैलेंडर तक पहुँच चाहते हैं।
इसके कई कंट्रोल सेट करने में समय लगता है, और फ़ोल्डर की जटिल व्यवस्था संभालना एक और इनबॉक्स संभालने जैसा हो सकता है।
Carly
Carly उन लोगों के लिए सही है जो इसके समर्थित चैनलों पर ईमेल, कैलेंडर और सौंपे गए कामों के लिए असिस्टेंट चाहते हैं।
इसमें आपको इसकी सेवा के ज़रिए काम सौंपना होता है, और यह तय करना फिर भी आपका काम है कि इनबॉक्स के किस काम पर समय देना चाहिए।
Martin
Martin उन लोगों के लिए सही है जो ईमेल के ड्राफ़्ट, लेबल, कैलेंडर और मैसेज के ज़रिए इस्तेमाल किए जा सकने वाला असिस्टेंट चाहते हैं।
इसका वॉइस मोड, नोटिफ़िकेशन और सेटिंग्स मुख्य रूप से इसके iOS ऐप पर केंद्रित हैं।
Pally और Martin की तुलना करेंसवाल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
मुझे दिन में कितनी बार ईमेल देखना चाहिए?
कई तरह के कामों में दिन में दो या तीन बार ईमेल निपटाने के लिए समय निकालना काफ़ी होता है। ग्राहक सहायता, संचालन या किसी चल रहे सौदे से जुड़े काम में कम अंतराल पर ईमेल देखना पड़ सकता है, लेकिन हर बार देखने का मकसद और खत्म करने का समय साफ़ होना चाहिए।
क्या मुझे इनबॉक्स पूरी तरह खाली करना ज़रूरी है?
नहीं। आपको ज़रूरी ईमेल देखने का एक भरोसेमंद तरीका और इनबॉक्स से बाहर निकाले गए कामों के लिए एक तय जगह चाहिए। खाली इनबॉक्स तभी उपयोगी है, जब उसे खाली रखने की मेहनत उससे मिलने वाली स्पष्टता से कम हो।
क्या काम करते समय ईमेल खुला रखना चाहिए?
ध्यान लगाकर काम करते समय ईमेल बंद रखें, जब तक नए ईमेल देखना उस काम का हिस्सा न हो। तुरंत ध्यान माँगने वाली बातों के लिए लोगों को अलग चैनल दें, ताकि ईमेल को तुरंत जवाब वाली मैसेजिंग की तरह इस्तेमाल न करना पड़े।
ऐसे ईमेल का क्या करूँ जिस पर घंटों काम करना पड़े?
ज़रूरत हो तो बता दें कि ईमेल मिल गया है, अगला कदम और समय-सीमा तय करके एक काम बनाएँ और मूल मैसेज का लिंक जोड़ें। अपनी दूसरी प्राथमिकताओं के साथ इस काम का समय तय करें, फिर ईमेल को आर्काइव करें या किसी फ़ोल्डर में रखें।
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