Panduan
Cara menuntaskan email tanpa terus berada di kotak masuk
Berhenti memperlakukan kotak masuk sebagai arus kabar langsung. Cara paling pasti untuk lepas adalah meminta isinya dibawakan kepadamu: Pally memilah Gmail dan Outlook yang terhubung, mengirim pesan tentang hal yang perlu perhatian, dan mengirim balasan yang kamu setujui dari akunmu sendiri. Tanpa asisten, tangani email dalam dua atau tiga sesi terjadwal, saring email yang polanya sudah jelas sebelum masuk ke tampilan utama, dan ubah pesan yang membutuhkan pekerjaan nyata menjadi tugas.
Dalam setiap sesi, hapus atau arsipkan email kurang penting, kirim balasan singkat, delegasikan urusan yang jelas penanggung jawabnya, dan catat pekerjaan yang lebih panjang di luar email. Tutup kotak masuk saat sesi berakhir, meskipun masih ada pesan tersisa.
Pendekatan praktis
Yang perlu dilakukan
Pilih waktu tetap untuk menangani email
Pilih dua atau tiga waktu sehari untuk mengurus email, misalnya menjelang siang, setelah makan siang, dan sebelum selesai kerja. Matikan lencana dan banner notifikasi di luar sesi itu jika pekerjaanmu memungkinkan, dan sediakan jalur lain untuk keadaan darurat. Sebagian email menunggu beberapa jam, sementara waktu fokusmu tetap utuh.
Buat tampilan prioritas yang ringkas
Buat tampilan untuk email dari orang penting, proyek aktif, dan pesan yang hanya dikirim kepadamu. Saring buletin, tanda terima, dan milis besar agar tidak masuk ke sana. Mulai dari pengirim yang jelas penting, karena filter terkadang salah menempatkan email berguna, dan periksa sekilas folder hasil filter setiap minggu.
Gunakan empat tindakan
Tentukan satu tindakan untuk setiap pesan: arsipkan, balas, delegasikan, atau jadikan tugas. Kirim balasan singkat selama sesi, dan teruskan hal yang didelegasikan dengan penanggung jawab serta tenggatnya. Email yang dibiarkan belum dibaca sebagai pengingat samar membuat kotak masuk kurang bisa diandalkan.
Tulis balasan lebih singkat
Jawab pertanyaan di kalimat pertama, sebutkan tindakan berikutnya, dan tambahkan tanggal jika waktu berpengaruh. Gunakan templat untuk permintaan berulang dan sesuaikan detailnya. Luangkan waktu ekstra hanya jika nada atau pertimbangan yang matang memang penting.
Pisahkan email dari pekerjaan proyek
Saat pesan meminta analisis, dokumen, atau keputusan dengan beberapa langkah, tambahkan ke daftar tugasmu beserta tenggat dan tindakan berikutnya, lalu konfirmasikan bahwa pesan sudah diterima. Setelah itu, arsipkan emailnya. Kini pekerjaan itu ada bersama tanggung jawabmu yang lain, bukan tenggelam di kotak masuk.
Akhiri setiap sesi dengan terarah
Berhenti saat sesi berakhir atau tampilan prioritas sudah bersih. Catat hal tertunda yang paling lama atau paling berisiko untuk sesi berikutnya, tutup tab, lalu kembali ke pekerjaan yang sudah direncanakan. Mengejar kotak masuk kosong saat minggu sibuk justru menghabiskan waktu yang dibutuhkan pekerjaan itu sendiri.
Pilihan menggunakan Pally
Cara Pally membantu
Pally bisa menyajikan tampilan prioritas untukmu di luar kotak masuk. Pally memilah email di akun Gmail dan Outlook yang kamu hubungkan, merangkum hal yang perlu diperhatikan, dan menyusun draf balasan dari percakapan emailnya. Bilang "kirim" dan balasan terkirim dari akunmu sendiri. Ringkasan pagi terjadwal bisa menggabungkan email mendesak dengan kalender dan tanggung jawabmu yang belum selesai.
Kotak masuk, sudah dipilah
Tanya apa yang perlu perhatianmu. Pally membaca tumpukannya, menandai beberapa yang penting, dan menangani balasannya.
Lihat resepnyaRingkasan email
Pergi akhir pekan, pulang-pulang ada 126 email belum dibaca. Pally membaca semuanya dan memberimu empat baris yang penting.
Lihat resepnyaRingkasan pagi
Ringkasan pagi singkat berisi hal penting: agenda harianmu, kotak masukmu, dan hal-hal yang kamu janjikan.
Lihat resepnyaPengingat yang gigih
Serahkan ke Pally hal yang terus kamu tunda. Pally nggak akan lupa, dan nggak akan membiarkanmu lupa juga.
Lihat resepnyaPilihan
Alat lain yang digunakan orang
Alternatif yang layak, termasuk yang fungsinya beririsan dengan Pally.
Gmail
Gmail cocok buat kamu yang ingin filter, label, tampilan prioritas, templat, dan fitur tunda di kotak masuk yang sudah familier.
Sistem ini hanya bekerja jika kamu menentukan aturannya dan menahan diri untuk tidak mengecek di luar sesi mengurus email.
Superhuman
Superhuman cocok buat kamu yang mengurus banyak email dan menyukai alur kerja kotak masuk lewat papan ketik.
Antarmuka yang lebih cepat tidak menentukan tanggung jawab mana yang layak mendapat waktumu atau memindahkan pekerjaan besar keluar dari email untukmu.
Outlook
Outlook cocok buat pengguna Microsoft 365 yang ingin aturan, kategori, penanda, dan akses kalender di lingkungan kerja yang sama.
Banyaknya pengaturan butuh waktu untuk disiapkan, dan sistem folder yang rumit bisa menjadi kotak masuk lain yang perlu dirawat.
Carly
Carly cocok buat kamu yang ingin asisten untuk email, kalender, dan pekerjaan yang didelegasikan lewat saluran yang didukungnya.
Kamu perlu mendelegasikan lewat layanannya dan tetap menentukan pekerjaan di kotak masuk mana yang layak mendapat waktumu.
Martin
Martin cocok buat kamu yang ingin asisten dengan fitur draf email, label, kalender, dan akses lewat pesan teks.
Mode suara, notifikasi, dan pengaturannya berpusat di aplikasi iOS-nya.
Bandingkan Pally dan MartinPertanyaan
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa kali sehari sebaiknya aku mengecek email?
Dua atau tiga sesi mengurus email cukup untuk banyak peran. Dukungan pelanggan, operasional, atau negosiasi yang sedang berjalan mungkin perlu jeda lebih pendek, tetapi setiap pengecekan tetap perlu tujuan dan waktu selesai yang jelas.
Apa kotak masukku harus kosong?
Tidak. Kamu perlu tampilan email penting yang bisa diandalkan dan tempat yang jelas untuk pekerjaan yang sudah keluar dari kotak masuk. Kotak masuk kosong hanya berguna jika upaya menjaganya lebih kecil daripada manfaat kejelasan yang diberikannya.
Apa email sebaiknya tetap terbuka saat aku bekerja?
Tutup saat bekerja dengan fokus, kecuali email masuk memang bagian dari tugasmu. Sediakan saluran terpisah untuk urusan mendesak agar email tidak perlu berfungsi seperti pesan instan.
Apa yang harus aku lakukan dengan email yang butuh berjam-jam untuk dikerjakan?
Konfirmasikan penerimaannya jika perlu, buat tugas dengan tindakan berikutnya dan tenggat, lalu tautkan pesan aslinya. Jadwalkan pekerjaan itu bersama prioritasmu yang lain, lalu arsipkan atau simpan emailnya ke folder.
Lanjut baca