Rehber
Gelen kutusuna hapsolmadan e-postalar nasıl halledilir?
Gelen kutusunu canlı bir akış gibi görmeyi bırak. Bundan kurtulmanın en sağlam yolu, gerekenlerin sana getirilmesi: Pally, bağladığın Gmail ve Outlook hesaplarındaki iletileri önceliklendirir, ilgilenmen gerekenleri sana mesajla iletir ve onayladığın yanıtları kendi hesabından gönderir. Asistanın yoksa e-postalarını planladığın iki veya üç zaman diliminde işle, beklenen türdeki iletileri ana görünümüne ulaşmadan filtrele ve asıl iş gerektiren mesajları görevlere dönüştür.
Her zaman diliminde gereksiz iletileri sil veya arşivle, kısa yanıtlar gönder, kimin sorumluluğunda olduğu belli işleri devret ve uzun sürecek işleri e-posta dışında kaydet. Mesajlar kalsa bile süre dolunca gelen kutusunu kapat.
Pratik bir yaklaşım
Ne yapmalı?
Sabit işlem saatleri seç
E-postalarını işlemek için günde iki veya üç zaman seç; örneğin sabahın ilerleyen saatleri, öğle yemeğinden sonra ve işi bitirmeden önce. İşin izin veriyorsa bu aralarda bildirim rozetlerini ve bildirim şeritlerini kapat, acil durumlar için de insanlara başka bir ulaşım yolu sun. Bazı e-postalar birkaç saat bekler, odaklanma zamanın da bölünmez.
Küçük bir öncelik görünümü oluştur
Önemli kişilerden gelen, aktif projelerle ilgili ve yalnızca sana gönderilen e-postalar için bir görünüm oluştur. Bültenleri, makbuzları ve geniş dağıtım listelerini bu görünümden filtrele. Filtreler bazen yararlı iletileri yanlış yere koyabildiği için belirgin gönderenlerle başla ve filtrelenen klasörlere haftada bir göz at.
Dört sonuçtan birini seç
Her mesaj için bir sonuç belirle: arşivle, yanıtla, devret veya göreve dönüştür. Ayırdığın süre içinde hızlı yanıtları gönder, devrettiğin işleri de sorumlusu ve son tarihiyle birlikte ilet. Belirsiz bir hatırlatıcı olarak okunmadan bırakılan iletiler, gelen kutusuna güvenmeyi zorlaştırır.
Daha kısa yanıtlar yaz
Soruyu ilk cümlede yanıtla, sonraki adımı belirt ve zamanlama önemliyse tarih ekle. Tekrarlanan talepler için şablon kullan ve ayrıntıları düzenle. Yalnızca üslubun veya değerlendirmenin önemli olduğu durumlara daha fazla zaman ayır.
E-postayı proje işlerinden ayır
Bir mesaj analiz, belge veya çok adımlı bir karar gerektiriyorsa son tarihi ve sonraki adımıyla birlikte görev listene ekle, ardından aldığını bildir. Sonra e-postayı arşivle. İş artık gelen kutusunda aşağılara gömülmek yerine diğer sorumluluklarının yanında durur.
Her zaman dilimini bilinçli olarak bitir
Süre dolunca veya öncelik görünümü boşalınca dur. Bir sonraki sefer için en eski ya da en riskli açık işi not et, sekmeyi kapat ve planladığın işe dön. Yoğun bir haftada gelen kutusunu sıfırlamaya çalışmak, işin kendisine gereken zamanı tüketir.
Pally seçeneği
Pally nasıl yardımcı olur?
Pally, öncelik görünümünü gelen kutusunun dışında sana ulaştırabilir. Bağladığın Gmail ve Outlook hesaplarını önceliklendirir, ilgilenmen gerekenleri özetler ve yazışmaya göre yanıt taslakları hazırlar. "Gönder" de, yanıt kendi hesabından gitsin. Planlanmış bir sabah özeti, acil e-postaları takvimin ve henüz tamamlanmamış sorumluluklarınla bir araya getirebilir.
Gelen kutunda öncelikler belli
Hangi konuların seni beklediğini sor. Pally yığını okur, önemli birkaçını işaretler ve yanıtları halleder.
Tarifi görE-postalarda kaçırdıklarını öğren
Dışarıda geçen bir hafta sonu, 126 okunmamış e-postaya dönüşüyor. Pally hepsini okur ve önemli olanı dört satırda verir.
Tarifi görSabah özeti
Önemli olanları içeren kısa bir sabah özeti: günün, gelen kutun ve yapacağını söylediğin işler.
Tarifi görTatlı sert hatırlatıcı
Sürekli ertelediğin işi Pally'ye bırak. O unutmaz, sana da unutturmaz.
Tarifi görSeçenekler
İnsanların kullandığı diğer araçlar
Pally ile benzer işlevler sunanlar dahil, hakkını verdiğimiz alternatifler.
Gmail
Gmail, alışık olduğu gelen kutusunda filtreler, etiketler, öncelik görünümleri, şablonlar ve erteleme özelliği isteyenlere uygundur.
Bu sistem ancak kuralları sen belirlersen ve ayırdığın zamanların dışında kontrol etme isteğine direnirsen işe yarar.
Superhuman
Superhuman, çok sayıda e-posta işleyen ve klavyeyle yönetilen bir gelen kutusu iş akışına önem verenlere uygundur.
Daha hızlı bir arayüz, hangi sorumlulukların zamanını hak ettiğine karar vermez veya büyük işleri senin yerine e-postadan çıkarmaz.
Outlook
Outlook, aynı çalışma ortamında kurallar, kategoriler, bayraklar ve takvim erişimi isteyen Microsoft 365 kullanıcılarına uygundur.
Çok sayıdaki ayarını yapılandırmak zaman alır ve karmaşık bir klasör sistemi, ilgilenmen gereken başka bir gelen kutusuna dönüşebilir.
Carly
Carly, desteklediği kanallar üzerinden e-posta, takvim ve devredilen işler için bir asistan isteyenlere uygundur.
İşleri kendi hizmeti üzerinden devretmeni gerektirir ve gelen kutusundaki hangi işlerin zamanını hak ettiğine senin yerine karar vermez.
Martin
Martin, e-posta taslakları, etiketler, takvim ve mesajla erişim sunan bir asistan isteyenlere uygundur.
Sesli modu, bildirimleri ve ayarları iOS uygulaması etrafında şekillenir.
Pally ve Martin ürünlerini karşılaştırSorular
Sık sorulan sorular
E-postalarımı günde kaç kez kontrol etmeliyim?
Pek çok görev için iki veya üç işlem zamanı yeterlidir. Müşteri desteği, operasyon veya devam eden anlaşmalarla ilgili işler daha kısa aralıklar gerektirebilir; yine de her kontrolün net bir amacı ve bitiş saati olmalı.
Gelen kutumu sıfırlamam gerekiyor mu?
Hayır. Önemli e-postaları güvenilir biçimde gösteren bir görünüme ve gelen kutusundan çıkardığın işler için belirli bir yere ihtiyacın var. Boş bir gelen kutusu, ancak onu boş tutmanın maliyeti sağladığı netlikten düşükse yararlıdır.
Çalışırken e-posta açık kalmalı mı?
Gelen e-postalar yaptığın işin bir parçası değilse odaklanarak çalışırken kapat. İnsanlara acil durumlar için ayrı bir kanal sun ki e-posta anlık mesajlaşma gibi kullanılmak zorunda kalmasın.
Saatlerce çalışma gerektiren bir e-postayla ne yapmalıyım?
Gerektiğinde aldığını bildir, sonraki adımı ve son tarihi içeren bir görev oluştur, asıl mesajın bağlantısını ekle. İşi diğer önceliklerinin yanında planla, ardından e-postayı arşivle veya bir klasöre taşı.
Okumaya devam et