Rehber
Her toplantıya beş dakikada nasıl hazırlanılır?
Beş şeyi içeren, tek ekranlık bir özet hazırla: toplantının amacı, katılımcılar, son anlamlı etkileşim, iki tarafın henüz tutmadığı sözler ve istediğin karar veya sonraki adım. Takvim davetinden, son mesajlardan ve en güncel müşteri veya proje notundan yararlan.
Pally, seçtiğin her toplantıdan önce davetten, e-posta geçmişinden, her kişi hakkında hatırladıklarından ve güncel haberlerden oluşturduğu bu özeti mesajla gönderebilir. Özet, toplantıya konuyu bilerek başlamanı ve net bir taleple bitirmeni sağladığında hazırlığı bırak.
Pratik bir yaklaşım
Ne yapmalı?
Toplantının amacını yaz
Takvim başlığını, toplantı bittiğinde neyin netleşmiş olması gerektiğini anlatan tek bir cümleye dönüştür. “Pilot başlangıç tarihine karar ver”, “Northwind durum toplantısı”ndan daha iyidir. Düzenleyen kişi bir sonuç belirtmediyse kendi sonraki adımını seç, bunun üzerinde anlaşılmadığını not et ve yan konuları ayrı bir listeye al.
Katılımcıları gözden geçir
Her katılımcının rolünü, aranızdaki ilişkiyi ve şirketindeki son önemli değişikliği kontrol et. Daveti, CRM'ini, şirket sitesini veya yakın tarihli bir mesajı kullan; kapsamlı biyografiyi atla. Eski bir kayıt yeni bir rolü içermeyebilir, bu yüzden başta sorumluluğu değişen biri olup olmadığını sor.
Açık kalan konuyu bul
En son e-posta yazışmasında, sohbette ve toplantı notunda henüz tutulmamış sözleri, itirazları, belgeleri ve kararları ara. Kimin neyi ne zamana kadar yapması gerektiğini yaz. En yeni kaynaktan başla; çünkü bir anahtar kelime eski bir sözü bulurken sonradan nasıl sonuçlandığını kaçırabilir.
Bir kapanış hazırla
Toplantıyı bitirmesi gereken soruyu, kararı veya görev dağılımını ve tercih ettiğin bir sonraki tarihi yaz. Süre daraldığında görünür olması için özetin en altına koy. Konuşma daha iyi bir sonuç ortaya çıkarırsa bunu açıkça değiştir.
Pally seçeneği
Pally nasıl yardımcı olur?
Pally, takviminde seçtiğin toplantılardan önce sana mesajla bir özet gönderir. Daveti, Gmail geçmişini, her kişi hakkında hatırladıklarını ve güncel internet haberlerini birleştirir; aynı sohbetten kaynak yazışmayı da isteyebilirsin. Bir takip e-postası yazdığında, gönderilmeden önce görürsün.
Toplantı öncesi özetler
Hazırlıkla uğraşmadan kimlerin katılacağını, geçmişinizi ve açık kalan konuları bilerek toplantıya gir.
Tarifi görToplantı hafızası
Toplantılarındaki her karar, sorumlu ve açık soru hatırlanır, sorduğunda yanıtlanır.
Tarifi görHayatındaki insanlar için bir hafıza
Nereye taşındılar, nelerle ilgileniyorlar, neler yaşıyorlar: Pally hepsini saklar ve tam ihtiyacın olduğunda hatırlatır.
Tarifi görSeçenekler
İnsanların kullandığı diğer araçlar
Pally ile benzer işlevler sunanlar dahil, hakkını verdiğimiz alternatifler.
Orchid
Orchid, toplantı ayarlama ve bağladıkları e-posta ile takvimden oluşturulan bir sabah genel özeti isteyen kuruculara uygun.
Yanıtları kendi başına göndermek yerine onaylaman için taslak hazırlar.
Hey Noah
Hey Noah, planlama ve sonrasında yapılacak işlerin e-posta veya mesaj üzerinden çıkarılmasını gerektiren toplantılara uygun.
Yalnızca davetle erişilebiliyor ve fiyatlandırması yayımlanmamış.
Lindy
Lindy, hazırlık, planlama, notlar ve takibi tek bir asistan iş akışında gerektiren, toplantı ağırlıklı işlere uygun.
İş odaklı yapısı, ara sıra şirket dışı toplantı yapan bir kurucunun ihtiyacından fazlası olabilir.
Pally ve Lindy ürünlerini karşılaştırSorular
Sık sorulan sorular
Yakın tarihli bir geçmiş yoksa ne yapmalıyım?
Daveti, katılımcının mevcut rolünü ve toplantının amacını kullan. İlişkinizin geçmişini olduğundan uzun göstermeye çalışmak yerine başlangıçta bağlamı netleştiren bir soru sor.
Her katılımcıyı araştırmalı mıyım?
Kararı etkileyen veya farklı düzeyde bilgilendirilmesi gereken kişileri kontrol et. Büyük bir şirket içi toplantıda genellikle sorumlu kişiyi ve karar vereni kontrol etmek yeterliyken küçük bir müşteri görüşmesinde herkesi kontrol etmek anlamlı olabilir.
Hazırlığı beş dakikayla nasıl sınırlarım?
Her seferinde aynı özet biçimini kullan; amaç, kişiler, geçmiş, açık kalan konular ve istediğin kapanış netleştiğinde dur. Derinlemesine araştırmayı, öneminin bunu haklı çıkardığı toplantılara sakla.
Okumaya devam et