Panduan
Cara menyiapkan setiap rapat dalam lima menit
Siapkan ringkasan satu layar berisi lima hal: tujuan rapat, peserta, interaksi penting terakhir, janji kedua pihak yang belum dipenuhi, serta keputusan atau langkah berikutnya yang kamu inginkan. Ambil dari undangan kalender, pesan terbaru, dan catatan akun atau proyek terkini.
Pally bisa mengirim ringkasan ini lewat pesan sebelum setiap rapat yang kamu pilih, disusun dari undangan, riwayat emailmu, hal yang diingatnya tentang setiap orang, dan berita terbaru. Berhenti saat ringkasan itu sudah membantumu membuka rapat dengan konteks dan menutupnya dengan permintaan yang jelas.
Pendekatan praktis
Yang perlu dilakukan
Tulis tujuan rapat
Ubah judul di kalender menjadi satu kalimat tentang apa yang harus tercapai saat rapat berakhir. “Tentukan tanggal mulai uji coba” lebih baik daripada “Koordinasi Northwind”. Jika penyelenggara tidak menetapkan hasil, pilih langkah berikutnya sendiri, catat bahwa itu belum disepakati, dan tampung topik sampingan di daftar terpisah.
Kenali para peserta sekilas
Periksa peran setiap peserta, hubunganmu dengannya, dan perubahan penting terakhir di perusahaannya. Gunakan undangan, CRM-mu, situs perusahaan, atau pesan terbaru, dan lewati biografi panjang. Catatan lama bisa melewatkan peran baru, jadi tanyakan di awal apakah tanggung jawab siapa pun sudah berubah.
Temukan hal yang belum tuntas
Telusuri percakapan email, obrolan, dan catatan rapat terbaru untuk mencari janji yang belum dipenuhi, keberatan, dokumen, dan keputusan. Tulis siapa harus melakukan apa, dan kapan tenggatnya. Mulai dari sumber terbaru, karena pencarian kata kunci bisa memunculkan janji lama dan melewatkan penyelesaiannya kemudian.
Siapkan satu penutup
Tulis pertanyaan, keputusan, atau penugasan yang sebaiknya menutup rapat, beserta tanggal berikutnya yang kamu inginkan. Letakkan di bagian bawah ringkasan agar terlihat saat waktu menipis. Ubah secara terbuka jika percakapan menunjukkan hasil yang lebih baik.
Pilihan menggunakan Pally
Cara Pally membantu
Pally mengirim ringkasan lewat pesan sebelum rapat kalender yang kamu pilih. Pally menggabungkan undangan, riwayat Gmail-mu, hal yang diingatnya tentang setiap orang, dan berita web terkini. Kamu juga bisa meminta percakapan sumber dalam obrolan yang sama. Saat Pally menulis email tindak lanjut, kamu melihatnya sebelum dikirim.
Ringkasan sebelum rapat
Masuk rapat sudah tahu siapa yang hadir, riwayat hubunganmu, dan apa yang belum tuntas, tanpa repot menyiapkan sendiri.
Lihat resepnyaIngatan rapat
Setiap keputusan, penanggung jawab, dan pertanyaan terbuka dari rapatmu, diingat dan siap ditanyakan.
Lihat resepnyaIngatan tentang orang-orang dekatmu
Mereka pindah ke mana, sedang suka apa, sedang menghadapi apa: Pally menyimpan semuanya dan mengingatkanmu tepat saat kamu butuh.
Lihat resepnyaPilihan
Alat lain yang digunakan orang
Alternatif yang layak, termasuk yang fungsinya beririsan dengan Pally.
Orchid
Orchid cocok untuk pendiri bisnis yang ingin penjadwalan rapat dan ringkasan pagi dari email serta kalender yang mereka hubungkan.
Orchid membuat draf balasan untuk kamu setujui, bukan mengirimkannya sendiri.
Hey Noah
Hey Noah cocok untuk rapat yang perlu dijadwalkan dan diambil butir tindakannya setelah selesai lewat email atau pesan.
Akses hanya lewat undangan, dan harganya tidak dipublikasikan.
Lindy
Lindy cocok untuk pekerjaan dengan banyak rapat yang membutuhkan persiapan, penjadwalan, catatan, dan tindak lanjut dalam satu alur kerja asisten.
Fokusnya pada pekerjaan bisa melebihi kebutuhan pendiri bisnis yang hanya sesekali mengadakan rapat eksternal.
Bandingkan Pally dan LindyPertanyaan
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana jika tidak ada riwayat terbaru?
Gunakan undangan, peran peserta saat ini, dan tujuan rapat. Ajukan pertanyaan pembuka untuk memahami konteks, alih-alih berpura-pura hubungan kalian punya riwayat lebih panjang daripada kenyataannya.
Perlukah aku mencari informasi tentang setiap peserta?
Periksa orang yang memengaruhi keputusan atau membutuhkan tingkat konteks berbeda. Rapat internal besar biasanya membutuhkan informasi tentang penanggung jawab dan pengambil keputusan, sedangkan panggilan kecil dengan pelanggan mungkin layak didahului pemeriksaan semua peserta.
Bagaimana agar persiapan cukup lima menit?
Gunakan format ringkasan yang sama setiap kali dan berhenti setelah tujuan, peserta, riwayat, hal yang belum tuntas, serta penutup yang diinginkan sudah jelas. Simpan riset mendalam untuk rapat yang tingkat kepentingannya memang memerlukan itu.
Lanjut baca