गाइड
ईमेल का जवाब देना भूलने से कैसे बचें
Pally आपके लिए यह सूची संभाल सकता है: यह आपके कनेक्ट किए गए Gmail या Outlook में वे बातचीत ढूँढ़ता है जिनका जवाब आपको देना है, हर जवाब का ड्राफ़्ट बनाता है और भेजे जाने तक आपको याद दिलाता रहता है। आप जो भी तरीका चुनें, जवाब माँगने वाले हर ईमेल को छोड़ने से पहले उसका अगला कदम तय करें। छोटा जवाब हो तो तुरंत भेज दें, और जानकारी चाहिए तो किसी तय समय तक स्नूज़ करें, या ऐसा जवाब देने के लिए एक काम बनाएँ जिसमें ठीक से मेहनत करनी हो।
जिन मैसेज का जवाब आपको देना है, उन्हें उन मैसेज से अलग रखें जिनमें आप किसी और के जवाब का इंतज़ार कर रहे हैं। बिना पढ़े मैसेज का बैज यह फ़र्क नहीं बता सकता, इसलिए जवाब संभालने के लिए वह अच्छा तरीका नहीं है।
एक व्यावहारिक तरीका
क्या करें
जवाब देने वाले ईमेल की अलग सूची बनाएँ
जिन ईमेल में अगला कदम आपका है, उनके लिए एक लेबल, फ़ोल्डर या सेव की हुई खोज रखें: कोई सवाल, कोई फैसला या किसी को ईमेल मिलने की पुष्टि चाहिए हो। न्यूज़लेटर और जानकारी के लिए रखे गए ईमेल इसमें शामिल न करें। नियम सीमित रखें, ताकि वह फ़ोल्डर दूसरा इनबॉक्स न बन जाए।
जवाब तैयार हो तो भेज दें
अगर आपको जवाब पता है और उसे जल्दी लिख सकते हैं, तो पहले वाक्य में फैसला बताते हुए अभी भेज दें और बातचीत आर्काइव कर दें। जब सही जानकारी या लहजा मायने रखता हो, तो अगला कदम लिख लें और ठीक से जवाब देने के लिए खुद को समय दें।
सोच-समझकर सही समय तक स्नूज़ करें
ईमेल तब स्नूज़ करें जब आप किसी तय समय से पहले उस पर कुछ नहीं कर सकते, जैसे मीटिंग के बाद या कोई दस्तावेज़ आने पर। ऐसा समय चुनें जब आप सच में जवाब दे सकें, वरना आप उसे फिर टाल देंगे। दोबारा सामने आए मैसेज को अपनी ज़िम्मेदारी मानें।
मेहनत वाले जवाब को काम की सूची में जोड़ें
जिन जवाबों के लिए रिसर्च या दस्तावेज़ चाहिए, उनके लिए पाने वाले व्यक्ति, वादा किए गए नतीजे और आखिरी तारीख के साथ एक काम बनाएँ और ईमेल का लिंक जोड़ें। अगर सामने वाले को शक हो सकता है कि ईमेल मिला भी है या नहीं, तो मिलने की छोटी-सी पुष्टि भेज दें। अब उसकी प्राथमिकता इनबॉक्स में उसकी जगह से नहीं, उस काम से तय होगी।
रोज़ जवाबों की एक बार जाँच करें
कामकाजी दिन के अंत में जवाब देने वाले ईमेल की सूची और ईमेल से जुड़े काम देखें। जो तैयार हैं उन्हें भेजें, जिनके रुकने की कोई वजह है उनका समय दोबारा तय करें, और जिनके जवाब में देर होगी उन्हें बता दें। इस जाँच के लिए समय-सीमा रखें और सबसे पुराने या सबसे अहम मामले से शुरू करें।
Pally का विकल्प
Pally कैसे मदद करता है
Pally आपके कनेक्ट किए गए Gmail या Outlook में वे मैसेज ढूँढ़ सकता है जिनका जवाब आपको देना है, और पूरी बातचीत को ध्यान में रखकर हर जवाब का ड्राफ़्ट बना सकता है। बस एक हाँ कहते ही जवाब भेज दिया जाता है, या Pally को बताएँ कि क्या कहना है और वह आपकी ओर से जवाब दे देता है। जिस जवाब से पहले कुछ काम करना हो, उसके लिए Pally आपके चुने समय और पूरा होने की शर्त के मुताबिक आपको याद दिलाता रह सकता है।
इनबॉक्स की ज़रूरी छँटाई
पूछें कि आपको कहाँ ध्यान देना है। Pally ढेर सारे मैसेज पढ़ता है, कुछ ज़रूरी चुनता है और जवाब सँभालता है।
रेसिपी देखेंदोस्ताना तक़ाज़ा
जो काम आप टालते रहते हैं, वह Pally को सौंप दें। वह न खुद भूलेगा, न आपको भूलने देगा।
रेसिपी देखेंसुबह का सारांश
सुबह का एक छोटा-सा सारांश, जिसमें ज़रूरी बातें हों: आपका दिन, आपका इनबॉक्स और वे काम जो आपने कहा था कि आप करेंगे।
रेसिपी देखेंजवाब के लिए फ़ॉलो-अप
आपने पूछा, सामने से चुप्पी। Pally देखता है कि किसका जवाब बाकी है और याद दिलाने वाला मैसेज भेजता है।
रेसिपी देखेंविकल्प
लोगों के इस्तेमाल किए जाने वाले दूसरे टूल
उपयुक्त विकल्प, जिनमें Pally जैसे कुछ काम करने वाले विकल्प भी शामिल हैं।
Gmail
Gmail उन लोगों के लिए सही है जो अपने मौजूदा इनबॉक्स में ही लेबल, स्टार, फ़िल्टर, स्नूज़ और तय समय पर भेजने की सुविधा चाहते हैं।
आपको हर जवाब को सही श्रेणी में रखना और इस व्यवस्था पर भरोसा बनाए रखने के लिए नियमित रूप से इसकी जाँच करना फिर भी ज़रूरी है।
Todoist
Todoist उन जवाबों के लिए सही है जिनमें मेहनत लगती है, समय-सीमा है या जिन्हें ईमेल से अलग दूसरे वादों और कामों के साथ रखना है।
ईमेल को काम की सूची में डालने से वही जानकारी दो जगह रखनी पड़ती है, जब तक आप मूल बातचीत का लिंक न जोड़ें और काम को साफ़ व सटीक न रखें।
Outlook
Outlook उन Microsoft 365 उपयोगकर्ताओं के लिए सही है जो ईमेल से जुड़े फ़्लैग, नियम, श्रेणियाँ और तय समय के रिमाइंडर चाहते हैं।
जब बहुत सारे मैसेज पर फ़्लैग लगा हो और रोज़ जाँच करके उन्हें हटाया न जाए, तो फ़्लैग की अहमियत खत्म होने लगती है।
Poke
Poke उन लोगों के लिए सही है जो मैसेज पर उपलब्ध असिस्टेंट से अपने कनेक्ट किए गए Gmail में ईमेल खोजना, ड्राफ़्ट बनाना और भेजना चाहते हैं।
इसकी रेसिपी सेट करनी पड़ती हैं, और कौन-से जवाब भेजने हैं यह तय करना फिर भी आपका काम है।
Pally और Poke की तुलना करेंCarly
Carly उन लोगों के लिए सही है जो आगे संपर्क बनाए रखने का काम सौंपने के लिए ईमेल और कैलेंडर असिस्टेंट चाहते हैं।
आपको इसके समर्थित चैनलों से इसे काम सौंपना होता है और नतीजा जाँचना पड़ता है।
सवाल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या जवाब देने तक ईमेल को बिना पढ़ा हुआ रखना चाहिए?
बिना पढ़ा होने की स्थिति सिर्फ़ यह बताती है कि आपने मैसेज खोला है या नहीं। यह नहीं बताती कि आपको जवाब देना है या नहीं, इसलिए उसके लिए अलग लेबल, फ़्लैग, स्नूज़ का समय या काम बनाएँ।
पूरा जवाब देने से पहले ईमेल मिलने की पुष्टि कब करनी चाहिए?
जब पूरा जवाब देने में भेजने वाले की वाजिब उम्मीद से ज़्यादा समय लगेगा, या उन्हें यह जानना ज़रूरी हो कि आपने काम स्वीकार कर लिया है, तो ईमेल मिलने की पुष्टि कर दें। साथ में बताएँ कि पूरा जवाब कब तक मिलेगा।
दूसरे व्यक्ति पर निर्भर जवाबों को कैसे याद रखूँ?
बातचीत को अलग इंतज़ार वाली श्रेणी में रखें और उसे जाँचने की तारीख तय करें। इससे जिन ईमेल का जवाब आपको देना है, वे उन ईमेल से अलग रहेंगे जिनमें अगला कदम किसी और का है।
अगर मैं एक ही ईमेल को बार-बार स्नूज़ करता रहूँ तो?
तय करें कि जवाब देना है, मना करना है, किसी और को सौंपना है या असल काम के लिए समय तय करना है। बार-बार स्नूज़ करने का आम तौर पर मतलब है कि मैसेज को एक और रिमाइंडर की नहीं, फैसले की ज़रूरत है।
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