راهنما
چطور دیگر پاسخ دادن به ایمیل‌ها را فراموش نکنیم
Pally میتواند این فهرست را برای شما نگه دارد: در Gmail یا Outlook متصل‌شده، زنجیره‌هایی را پیدا می‌کند که منتظر پاسخ شما هستند، برای هرکدام پیش‌نویس می‌نویسد و تا زمان ارسال به شما یادآوری می‌کند. در هر صورت، پیش از ترک هر ایمیلی که پاسخ می‌خواهد، اقدام بعدی آن را مشخص کنید. اگر جواب کوتاه است همان لحظه پاسخ دهید، اگر اطلاعات بیشتری لازم دارید آن را تا زمانی مشخص به تعویق بیندازید و اگر پاسخ نیاز به کار جدی دارد، برایش وظیفه بسازید.
پیام‌هایی را که شما باید جواب بدهید از پیام‌هایی که در آن‌ها منتظر دیگران هستید جدا نگه دارید. نشان خواندهنشده نمی‌تواند این تفاوت را مشخص کند، پس روش خوبی برای مدیریت پاسخ‌ها نیست.
یک روش کاربردی
چه کار کنید
نمایی برای پیام‌های منتظر پاسخ شما بسازید
برای ایمیلهایی که قدم بعدی با شماست، یک برچسب، پوشه یا جست‌وجوی ذخیره‌شده داشته باشید: سؤالی که باید جواب دهید، تصمیمی که باید بگیرید یا تأیید دریافتی که کسی منتظرش است. خبرنامه‌ها و ایمیل‌های مرجع را وارد آن نکنید. محدوده این قاعده را محدود نگه دارید تا پوشه به صندوق ورودی دوم تبدیل نشود.
وقتی جواب آماده است، پاسخ دهید
اگر جواب را می‌دانید و می‌توانید سریع بنویسید، همین حالا بفرستید، تصمیم را در جمله اول بیاورید و زنجیره پیامها را بایگانی کنید. وقتی دقت یا لحن مهم است، اقدام بعدی را ثبت کنید و به خودتان فرصت دهید درست پاسخ دهید.
تا زمانی واقعاً مناسب به تعویق بیندازید
وقتی تا زمان مشخصی نمی‌توانید اقدامی کنید، مثلاً بعد از جلسه یا رسیدن یک سند، ایمیل را به تعویق بیندازید. زمانی را انتخاب کنید که واقعاً بتوانید پاسخ دهید، وگرنه دوباره آن را کنار می‌زنید. با پیام برگشته مثل یک تعهد برخورد کنید.
کار را به وظیفه تبدیل کنید
برای پاسخهایی که تحقیق یا سند می‌خواهند، وظیفه‌ای با گیرنده، نتیجه‌ای که قول داده‌اید و موعد انجام بسازید و پیوند ایمیل را به آن اضافه کنید. اگر ممکن است طرف مقابل نداند پیامش را گرفته‌اید، کوتاه دریافتش را تأیید کنید. حالا وظیفه است که اولویت را مشخص می‌کند، نه جای ایمیل در صندوق ورودی.
هر روز پاسخ‌های باقی‌مانده را مرور کنید
در پایان روز کاری، نمای پیام‌های منتظر پاسخ شما و وظیفه‌های مرتبط با ایمیل را مرور کنید. موارد آماده را بفرستید، مواردی را که دلیل موجهی برای انتظار دارند دوباره زمان‌بندی کنید و به هر کسی که پاسخش دیر خواهد شد خبر دهید. برای این مرور سقف زمانی بگذارید و از قدیمی‌ترین یا حساس‌ترین مورد شروع کنید.
گزینه Pally
Pally چطور کمک می‌کند
Pally میتواند پیام‌های Gmail یا Outlook متصل‌شده را که به پاسخ شما نیاز دارند پیدا کند و با در نظر گرفتن زنجیره پیامها، برای هرکدام پیش‌نویس بنویسد. با یک «بله» ارسال می‌شود؛ یا به Pally بگویید چه بگوید تا از طرف شما پاسخ دهد. برای پاسخی که اول به کار نیاز دارد، Pally میتواند طبق زمان‌بندی و نقطه پایانی که انتخاب می‌کنید، به یادآوری ادامه دهد.
صندوق ورودی، اولویت‌بندی‌شده
بپرسید چه چیزی به توجه شما نیاز دارد. Pally انبوه پیامها را می‌خواند، چند مورد مهم را مشخص می‌کند و پاسخ‌ها را انجام میدهد.
مشاهده دستورپیگیری دوستانه
کاری را که مدام عقب می‌اندازید به Pally بسپارید. نه خودش فراموش می‌کند، نه می‌گذارد شما فراموش کنید.
مشاهده دستورخلاصه صبحگاهی
یک خلاصه صبحگاهی کوتاه از چیزهای مهم: برنامه روزتان، صندوق ورودی و کارهایی که گفته‌اید انجام می‌دهید.
مشاهده دستورپیگیری پاسخ‌ها
شما پرسیدید، آن‌ها بی‌خبر شدند. Pally متوجه می‌شود چه کسی هنوز جوابتان را نداده و یادآوری می‌فرستد.
مشاهده دستورگزینهها
ابزارهای دیگری که مردم استفاده می‌کنند
جایگزین‌های قابل‌قبول، از جمله گزینه‌هایی که با Pally قابلیت‌های مشترک دارند.
Gmail
Gmail برای کسانی مناسب است که برچسب، ستاره، فیلتر، تعویق و ارسال زمان‌بندی‌شده را در همان صندوق ورودی همیشگی‌شان می‌خواهند.
همچنان باید هر پاسخ را دسته‌بندی کنید و این سیستم را آن‌قدر مرتب مرور کنید که بتوانید به آن اعتماد کنید.
Todoist
Todoist برای پاسخهایی مناسب است که به کار، مهلت یا جایی کنار تعهدهای غیرایمیلی نیاز دارند.
انتقال ایمیل به یک وظیفه، اطلاعات زمینه‌ای تکراری ایجاد می‌کند، مگر اینکه پیوند زنجیره اصلی را اضافه کنید و وظیفه را دقیق و مشخص نگه دارید.
Outlook
Outlook برای کاربران Microsoft 365 مناسب است که پرچم، قانون، دسته‌بندی و یادآوری‌های زمان‌بندی‌شده مرتبط با ایمیل می‌خواهند.
وقتی پیام‌های زیادی پرچم می‌گیرند و هیچ مرور روزانه‌ای آن‌ها را پاک‌سازی نمی‌کند، پرچم‌ها ارزششان را از دست می‌دهند.
Poke
Poke برای کسانی مناسب است که می‌خواهند از طریق دستیاری که می‌شود به آن پیام داد، در Gmail متصل‌شده جست‌وجو کنند، پیش‌نویس بنویسند و ایمیل بفرستند.
دستورهای آن به راه‌اندازی نیاز دارند و همچنان باید خودتان تصمیم بگیرید کدام پاسخ‌ها ارسال شوند.
مقایسه Pally و PokeCarly
Carly برای کسانی مناسب است که دستیار ایمیل و تقویم برای واگذاری کارهای پیگیری می‌خواهند.
باید کار را از طریق کانال‌های تحت پشتیبانی آن تحویل دهید و نتیجه را بررسی کنید.
پرسش‌ها
پرسش‌های متداول
تا وقتی جواب ندادهام، ایمیل را خواندهنشده بگذارم؟
وضعیت خواندهنشده فقط نشان میدهد پیام را باز کردهاید یا نه. نشان نمیدهد که باید پاسخ بدهید یا نه؛ پس برای این وضعیت از برچسب اختصاصی، پرچم، زمان تعویق یا وظیفه استفاده کنید.
چه زمانی باید پیش از پاسخ کامل، دریافت ایمیل را تأیید کنم؟
وقتی پاسخ کامل بیشتر از انتظار معقول فرستنده طول میکشد یا لازم است بداند کار را پذیرفتهاید، دریافت را تأیید کنید. بگویید چه زمانی میتواند منتظر پاسخ کامل باشد.
چطور پاسخهایی را که به شخص دیگری وابستهاند به خاطر بسپارم؟
زنجیره پیامها را به وضعیت جداگانه «در انتظار» منتقل کنید و تاریخی برای مرور بگذارید. این کار ایمیلهایی را که شما باید جواب بدهید از ایمیلهایی که قدم بعدیشان با فرد دیگری است جدا نگه میدارد.
اگر مدام یک ایمیل را به تعویق می‌اندازم چه کنم؟
تصمیم بگیرید که پاسخ دهید، رد کنید، واگذار کنید یا خود کار را زمان‌بندی کنید. تعویق مکرر معمولاً یعنی پیام به تصمیم نیاز دارد، نه یک یادآوری دیگر.
به خواندن ادامه دهید