Guide
Comment ne plus oublier de répondre aux e-mails
Pally peut tenir cette liste pour vous : il repère les conversations de vos comptes Gmail ou Outlook connectés auxquelles vous devez répondre, rédige chaque réponse et vous relance jusqu’à son envoi. Dans tous les cas, définissez une prochaine action pour chaque e-mail qui attend une réponse avant de le quitter. Répondez immédiatement si la réponse est courte, mettez-le en attente jusqu’à un moment précis s’il vous manque des informations, ou créez une tâche si la réponse demande un vrai travail.
Séparez les messages auxquels vous devez répondre de ceux pour lesquels vous attendez quelqu’un d’autre. Une pastille de messages non lus ne fait pas cette distinction : ce n’est donc pas un bon système de suivi des réponses.
Une approche pratique
La marche à suivre
Créez une vue « à répondre »
Utilisez un seul libellé, dossier ou recherche enregistrée pour les e-mails où c’est à vous d’agir : une question, une décision ou un accusé de réception attendu. N’y incluez pas les newsletters ni les e-mails à conserver pour référence. Gardez une règle stricte pour que ce dossier ne devienne pas une seconde boîte de réception.
Répondez quand la réponse est prête
Si vous connaissez la réponse et pouvez l’écrire rapidement, envoyez-la maintenant, avec la décision dès la première phrase, puis archivez la conversation. Si la précision ou le ton compte, notez une prochaine action et prenez le temps de répondre correctement.
Reportez à un moment précis
Mettez un e-mail en attente lorsque vous ne pouvez pas agir avant un moment connu, par exemple après une réunion ou à l’arrivée d’un document. Choisissez un moment où vous pourrez vraiment répondre, sinon vous le repousserez encore. Traitez le message qui réapparaît comme un engagement.
Transformez le travail en tâche
Pour les réponses qui nécessitent des recherches ou un document, créez une tâche avec le destinataire, le résultat promis et l’échéance, et ajoutez un lien vers l’e-mail. Envoyez un bref accusé de réception si la personne risque de se demander si vous l’avez reçu. C’est désormais la tâche, et non sa position dans la boîte mail, qui définit sa priorité.
Faites le point chaque jour sur les réponses
En fin de journée de travail, passez en revue la vue « à répondre » et les tâches liées aux e-mails. Envoyez ce qui est prêt, reprogrammez ce qui a une raison d’attendre et prévenez toute personne à qui vous répondrez en retard. Limitez la durée de ce point et commencez par l’élément le plus ancien ou au plus fort enjeu.
L’option Pally
Comment Pally vous aide
Pally peut repérer les messages de vos comptes Gmail ou Outlook connectés qui attendent votre réponse et rédiger chaque réponse en tenant compte de la conversation. Un oui suffit pour l’envoyer, ou dites à Pally quoi écrire et il répond pour vous. Si une réponse demande d’abord du travail, Pally peut continuer à vous relancer au rythme choisi, jusqu’à ce que l’objectif fixé soit atteint.
Vos e-mails, triés
Demandez ce qui mérite votre attention. Pally lit tout, repère l’essentiel et gère les réponses.
Voir la recetteLe rappel qui ne lâche rien
Confiez à Pally ce que vous remettez sans cesse à plus tard. Pally ne l’oubliera pas, et vous non plus.
Voir la recetteRécap du matin
Un court récap du matin avec l’essentiel : votre journée, vos e-mails et ce que vous aviez promis de faire.
Voir la recetteLes relances
Vous avez demandé, plus de nouvelles. Pally repère qui vous doit une réponse et relance.
Voir la recetteOptions
D’autres outils utilisés
Des alternatives pertinentes, y compris celles qui proposent des fonctions similaires à celles de Pally.
Gmail
Gmail convient aux personnes qui veulent des libellés, des étoiles, des filtres, la mise en attente et l’envoi programmé dans la boîte mail qu’elles utilisent déjà.
Vous devez toujours classer chaque réponse et vérifier le système assez souvent pour pouvoir vous y fier.
Todoist
Todoist convient aux réponses qui demandent du travail, une échéance ou une place aux côtés des engagements sans lien avec les e-mails.
Transformer un e-mail en tâche duplique le contexte, sauf si vous ajoutez un lien vers la conversation d’origine et gardez la tâche précise.
Outlook
Outlook convient aux utilisateurs de Microsoft 365 qui veulent des indicateurs, des règles, des catégories et des rappels programmés liés aux e-mails.
Les indicateurs perdent leur valeur quand trop de messages en portent un et qu’aucune revue quotidienne ne vient les retirer.
Poke
Poke convient aux personnes qui veulent rechercher, rédiger et envoyer des e-mails depuis leur compte Gmail connecté via un assistant joignable par message.
Ses recettes demandent une configuration, et vous devez toujours décider quelles réponses envoyer.
Comparer Pally et PokeCarly
Carly convient aux personnes qui veulent un assistant e-mail et calendrier à qui déléguer le suivi.
Vous devez lui confier le travail via les canaux pris en charge et vérifier le résultat.
Questions
Questions fréquentes
Dois-je laisser un e-mail non lu jusqu’à ma réponse ?
Le statut non lu indique si vous avez ouvert un message. Il n’indique pas si vous devez une réponse : utilisez plutôt un libellé dédié, un indicateur, une mise en attente jusqu’à une heure précise ou une tâche.
Quand faut-il accuser réception d’un e-mail avant de répondre complètement ?
Accusez réception si la réponse complète prendra plus de temps que l’expéditeur ne peut raisonnablement le prévoir, ou s’il doit savoir que vous avez accepté le travail. Précisez quand il peut s’attendre à recevoir votre réponse complète.
Comment ne pas oublier les réponses qui dépendent de quelqu’un d’autre ?
Attribuez à la conversation un statut d’attente distinct et fixez une date de vérification. Cela sépare les e-mails auxquels vous devez répondre de ceux où c’est à quelqu’un d’autre d’agir.
Que faire si je mets sans cesse le même e-mail en attente ?
Décidez si vous devez répondre, refuser, déléguer ou planifier le travail nécessaire. Reporter sans cesse signifie généralement que le message demande une décision plutôt qu’un rappel de plus.
Poursuivre la lecture