Hướng dẫn
Cách không còn quên trả lời email
Pally có thể quản lý danh sách này giúp bạn: tìm các chuỗi thư bạn còn cần trả lời trong Gmail hoặc Outlook đã kết nối, soạn từng phản hồi và nhắc bạn đến khi gửi xong. Dù dùng cách nào, hãy xác định bước tiếp theo cho mọi email cần trả lời trước khi rời khỏi thư. Trả lời ngay nếu câu trả lời ngắn, tạm hoãn đến một thời điểm cụ thể nếu cần thêm thông tin, hoặc tạo việc cần làm nếu phải bỏ công xử lý trước khi phản hồi.
Tách riêng thư bạn cần trả lời khỏi thư đang chờ người khác phản hồi. Huy hiệu chưa đọc không phân biệt được hai trường hợp này, nên không phải cách tốt để quản lý việc trả lời.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Tạo mục thư cần trả lời
Dùng một nhãn, thư mục hoặc tìm kiếm đã lưu cho những thư mà bước tiếp theo thuộc về bạn: một câu hỏi, quyết định hoặc lời xác nhận ai đó đang cần. Không đưa bản tin và thư tham khảo vào đây. Giữ tiêu chí hẹp để thư mục này không trở thành hộp thư thứ hai.
Trả lời khi đã có câu trả lời
Nếu bạn biết câu trả lời và có thể viết nhanh, hãy gửi ngay, nêu quyết định ở câu đầu rồi lưu trữ chuỗi thư. Khi cần chú ý đến độ chính xác hoặc giọng điệu, hãy ghi lại bước tiếp theo và dành thời gian trả lời cho phù hợp.
Tạm hoãn đến lúc bạn thực sự có thể xử lý
Tạm hoãn email khi bạn chưa thể xử lý cho đến một thời điểm xác định, chẳng hạn sau cuộc họp hoặc khi nhận được tài liệu. Chọn lúc bạn thực sự có thể trả lời, nếu không bạn sẽ lại bỏ qua. Hãy coi thư xuất hiện lại là một việc đã cam kết.
Chuyển thành việc cần làm
Với phản hồi cần nghiên cứu hoặc soạn tài liệu, hãy tạo việc cần làm có người nhận, kết quả đã hứa và hạn hoàn thành, rồi đính kèm liên kết đến email. Gửi lời xác nhận ngắn nếu người kia có thể đang băn khoăn bạn đã nhận được thư chưa. Lúc này, mức ưu tiên được xác định qua việc cần làm, không phải vị trí trong hộp thư.
Rà soát thư cần trả lời mỗi ngày
Cuối ngày làm việc, xem lại mục thư cần trả lời và các việc gắn với email. Gửi những gì đã sẵn sàng, hẹn lại những việc có lý do để chờ và báo cho những người sẽ nhận phản hồi muộn. Giới hạn thời gian rà soát và bắt đầu từ việc tồn đọng lâu nhất hoặc có ảnh hưởng lớn nhất.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally có thể tìm những thư cần bạn trả lời trong Gmail hoặc Outlook đã kết nối và soạn từng phản hồi dựa trên chuỗi thư. Chỉ cần đồng ý là thư được gửi, hoặc nói với Pally điều bạn muốn nhắn để Pally trả lời thay bạn. Với phản hồi cần làm thêm việc trước, Pally có thể tiếp tục nhắc theo lịch và mốc hoàn thành bạn chọn.
Hộp thư, đã lọc ưu tiên
Hỏi xem việc gì cần bạn. Pally đọc cả chồng thư, chỉ ra vài thư quan trọng và xử lý việc trả lời.
Xem công thứcNgười bạn hay nhắc
Giao cho Pally việc bạn cứ trì hoãn. Pally không quên, và cũng không để bạn quên.
Xem công thứcBản tin buổi sáng
Bản tin buổi sáng ngắn gọn về những điều quan trọng: lịch trong ngày, hộp thư và những việc bạn đã hứa làm.
Xem công thứcNhắc người chưa trả lời
Bạn đã hỏi, họ im lặng. Pally nhận ra ai còn chưa trả lời bạn và gửi lời nhắc.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Gmail
Gmail phù hợp nếu bạn muốn có nhãn, dấu sao, bộ lọc, tính năng tạm hoãn và hẹn giờ gửi ngay trong hộp thư đang dùng.
Bạn vẫn phải phân loại từng thư cần trả lời và rà soát đủ thường xuyên để hệ thống đáng tin cậy.
Todoist
Todoist phù hợp với những phản hồi cần làm thêm việc, có hạn chót hoặc cần đặt cạnh các cam kết không liên quan đến email.
Chuyển email thành việc cần làm sẽ tạo thông tin ngữ cảnh trùng lặp, trừ khi bạn liên kết đến chuỗi thư gốc và mô tả việc thật cụ thể.
Outlook
Outlook phù hợp với người dùng Microsoft 365 muốn có cờ đánh dấu, quy tắc, danh mục và lời nhắc theo lịch gắn với thư.
Cờ đánh dấu mất tác dụng khi quá nhiều thư được gắn cờ mà không được rà soát, xử lý hằng ngày.
Poke
Poke phù hợp nếu bạn muốn tìm kiếm, soạn và gửi thư từ Gmail đã kết nối qua một trợ lý có thể nhắn tin.
Các công thức của dịch vụ cần được thiết lập, và bạn vẫn phải quyết định phản hồi nào nên gửi.
So sánh Pally và PokeCarly
Carly phù hợp nếu bạn muốn có trợ lý email và lịch để giao việc theo dõi, nhắc lại.
Bạn phải giao việc qua các kênh được hỗ trợ và kiểm tra kết quả.
Câu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Có nên để email ở trạng thái chưa đọc cho đến khi trả lời không?
Trạng thái chưa đọc chỉ cho biết bạn đã mở thư hay chưa. Nó không cho biết bạn có còn cần trả lời không, nên hãy dùng nhãn riêng, cờ đánh dấu, giờ tạm hoãn hoặc việc cần làm để ghi nhận trạng thái đó.
Khi nào nên xác nhận đã nhận email trước khi trả lời đầy đủ?
Hãy xác nhận khi câu trả lời đầy đủ cần nhiều thời gian hơn mức người gửi có thể kỳ vọng hợp lý, hoặc khi họ cần biết bạn đã nhận làm việc đó. Nêu cả thời điểm họ có thể nhận được phản hồi đầy đủ.
Làm sao nhớ những phản hồi đang phụ thuộc vào người khác?
Chuyển chuỗi thư sang trạng thái chờ riêng và đặt ngày xem lại. Như vậy, thư bạn cần trả lời sẽ tách biệt với thư đang chờ người khác thực hiện bước tiếp theo.
Nếu cứ tạm hoãn mãi cùng một email thì sao?
Hãy quyết định trả lời, từ chối, giao cho người khác hoặc lên lịch thực hiện công việc. Tạm hoãn nhiều lần thường có nghĩa là thư cần một quyết định, chứ không phải thêm một lời nhắc.
Đọc tiếp