מדריך
איך להפסיק לשכוח לענות למיילים
Pally יכול לנהל עבורך את הרשימה הזאת: הוא מוצא בחשבונות Gmail או Outlook המחוברים את השרשורים שמחכים לתשובה ממך, מנסח תשובה לכל אחד ומזכיר לך עד שהיא נשלחת. בכל דרך שבוחרים, צריך להגדיר צעד הבא לכל מייל שדורש תשובה לפני שעוזבים אותו. כשהתשובה קצרה, כדאי לענות מיד; כשצריך עוד מידע, להשהות אותו עד לשעה מסוימת; וכשהתשובה דורשת עבודה ממשית, ליצור משימה.
כדאי להפריד בין הודעות שמחכות לתשובה ממך לבין הודעות שבהן התשובה צריכה להגיע ממישהו אחר. חיווי של הודעה שלא נקראה לא יכול להבחין בין המצבים האלה, ולכן הוא כלי גרוע לניהול תשובות.
גישה מעשית
מה לעשות
ליצור תצוגה של מיילים שמחכים לתשובה ממך
כדאי להשתמש בתווית אחת, בתיקייה אחת או בחיפוש שמור אחד למיילים שבהם התור שלך לפעול: שאלה, החלטה או אישור קבלה שמישהו צריך. ניוזלטרים ומיילים לעיון לא שייכים לשם. חשוב לשמור על כלל ממוקד, כדי שהתיקייה לא תהפוך לתיבת דואר שנייה.
לענות כשהתשובה מוכנה
אם התשובה כבר ידועה לך ואפשר לכתוב אותה במהירות, כדאי לשלוח אותה עכשיו, עם ההחלטה במשפט הראשון, ולהעביר את השרשור לארכיון. כשהדיוק או הטון חשובים, כדאי לתעד את הצעד הבא ולתת לעצמך זמן לענות כמו שצריך.
להשהות עד למועד מתאים באמת
כדאי להשהות מייל כשאי אפשר לפעול עד למועד ידוע, למשל אחרי פגישה או כשיגיע מסמך. חשוב לבחור זמן שבו באמת אפשר לענות, אחרת ההודעה פשוט תידחה שוב. כדאי להתייחס להודעה שחוזרת כהתחייבות.
להפוך עבודה למשימה
לתשובות שדורשות מחקר או מסמך, כדאי ליצור משימה עם הנמען, התוצאה שהובטחה ותאריך היעד, ולקשר את המייל. אם הצד השני עלול לתהות אם המייל הגיע, כדאי לשלוח אישור קבלה קצר. מעכשיו המשימה היא שקובעת את העדיפות, ולא המיקום בתיבת הדואר.
לעבור מדי יום על התשובות שמחכות
בסוף יום העבודה כדאי לעבור על תצוגת המיילים שמחכים לתשובה ממך ועל המשימות שקשורות למיילים. לשלוח את מה שמוכן, לקבוע מועד חדש למה שיש סיבה לדחות ולעדכן את מי שהתשובה אליו תתעכב. חשוב להגביל את זמן המעבר ולהתחיל בפריט הישן ביותר או בזה שהכי הרבה תלוי בו.
האפשרות של Pally
איך Pally עוזר
Pally יכול למצוא בחשבונות Gmail או Outlook המחוברים את ההודעות שצריכות תשובה ממך, ולנסח כל תשובה על סמך השרשור. אישור אחד והתשובה נשלחת, או שאפשר לומר ל-Pally מה לכתוב והוא עונה בשמך. לתשובה שדורשת עבודה מקדימה, Pally יכול להמשיך להזכיר לך בהתאם ללוח הזמנים וליעד הסיום שבחרת.
סדר בתיבת הדואר הנכנס
אפשר לשאול מה דורש את תשומת הלב שלך. Pally קורא את הערימה, מסמן את המעט שחשוב ומטפל בתשובות.
למתכוןהנודניק הידידותי
מעבירים ל-Pally את מה שכל הזמן נדחה. הוא לא ישכח, וגם לא ייתן לך לשכוח.
למתכוןסיכום בוקר
סיכום בוקר קצר עם מה שחשוב: היום שלך, תיבת המייל והדברים שהבטחת לעשות.
למתכוןלדאוג שיחזרו אליך
שאלת, והם נעלמו. Pally שם לב מי חייב לך תשובה ושולח תזכורת.
למתכוןאפשרויות
כלים נוספים שאנשים משתמשים בהם
חלופות ראויות, כולל כאלה שחופפות ל-Pally.
Gmail
Gmail מתאים למי שרוצה תוויות, כוכבים, מסננים, השהיית הודעות ושליחה מתוזמנת בתיבת הדואר שכבר משמשת אותו.
עדיין צריך לסווג כל תשובה ולעבור על המערכת לעיתים קרובות מספיק כדי שיהיה אפשר לסמוך עליה.
Todoist
Todoist מתאים לתשובות שדורשות עבודה, תאריך יעד או מקום לצד התחייבויות שלא קשורות למייל.
העברת מייל למשימה יוצרת כפילות של ההקשר, אלא אם מקשרים את השרשור המקורי ושומרים על משימה ממוקדת.
Outlook
Outlook מתאים למשתמשי Microsoft 365 שרוצים דגלים, כללים, קטגוריות ותזכורות מתוזמנות שקשורות למיילים.
דגלים מאבדים מערכם כשיותר מדי הודעות מסומנות בהם ואין מעבר יומי שמנקה אותם.
Poke
Poke מתאים למי שרוצה לחפש, לנסח ולשלוח מיילים בחשבון Gmail מחובר דרך עוזר שאפשר להתכתב איתו.
המתכונים שלו דורשים הגדרה, ועדיין צריך להחליט אילו תשובות לשלוח.
להשוואה בין Pally ל-PokeCarly
Carly מתאים למי שרוצה עוזר למייל וליומן שאפשר להעביר אליו את עבודת המעקב.
צריך להעביר אליו את העבודה דרך הערוצים שבהם הוא תומך ולבדוק את התוצאה.
שאלות
שאלות נפוצות
כדאי להשאיר מייל כלא נקרא עד שאענה?
הסטטוס 'לא נקרא' מתעד אם פתחת הודעה. הוא לא מתעד אם צריך לענות עליה, ולכן כדאי להשתמש בתווית ייעודית, בדגל, במועד השהיה או במשימה כדי לציין את המצב הזה.
מתי כדאי לאשר קבלת מייל לפני התשובה המלאה?
כדאי לאשר קבלה כשהתשובה המלאה תיקח יותר זמן ממה שהשולח יכול לצפות באופן סביר, או כשהוא צריך לדעת שקיבלת על עצמך את העבודה. חשוב לציין מתי אפשר לצפות לתשובה המלאה.
איך לזכור תשובות שתלויות במישהו אחר?
כדאי להעביר את השרשור למצב המתנה נפרד ולקבוע תאריך לבדיקה. כך מפרידים בין מיילים שמחכים לתשובה ממך לבין מיילים שבהם התור של מישהו אחר לפעול.
מה אם אותו מייל נדחה שוב ושוב?
צריך להחליט אם לענות, לסרב, להעביר למישהו אחר או לקבוע זמן לעבודה עצמה. השהיה חוזרת בדרך כלל אומרת שההודעה צריכה החלטה, ולא עוד תזכורת.
להמשך קריאה