מדריך
איך להזכיר לאנשים שלא עונים בלי להציק
כדאי לשלוח הודעת המשך באותו שרשור, עם הבקשה המדויקת, צעד הבא פשוט והמועד האחרון האמיתי. חשוב שיהיה קל לענות, שתהיה אפשרות לסרב בנעימות, ושהתזמון יתאים להשלכות של ההמתנה.
תזכורת מועילה מוסיפה מידע או חוסכת מאמץ. הודעות חוזרות שרק שואלות אם ראו את ההודעה הראשונה יוצרות לחץ בלי לעזור לענות. Pally יכול לטפל במעקב: הוא בודק באימייל, ב-WhatsApp וב-iMessage שחיברת (עם אפליקציית Pally ל-Mac) אם יש בקשות שלא נענו, ומנסח תזכורת שמתאימה לכל אחד.
גישה מעשית
מה לעשות
לחכות פרק זמן מתאים
המועד האחרון וסוג הקשר צריכים לקבוע את התזמון. שאלה לוגיסטית לגבי אותו יום עשויה להצדיק תזכורת בתוך שעות, בעוד שהצעה או בקשת טובה יכולות לחכות כמה ימי עסקים. אם ציינת תאריך לתשובה, כדאי לחכות עד שהוא יעבור.
להישאר בשרשור המקורי
כדאי להשיב להודעה שבה מופיעה הבקשה, כדי שהצד השני יראה את ההקשר והקבצים בלי לחפש. במשפט אחד, יש לחזור על ההחלטה או הפריט המדויקים שנחוצים לך. אם השרשור ארוך מאוד, כדאי להוסיף סיכום קצר בהתחלה.
לבקש צעד הבא קטן
כדאי לבקש את התשובה הקטנה ביותר שתקדם את העניין: כן או לא, אחד משני תאריכים, אישור טיוטה או שם האדם הנכון לפנות אליו. אפשר להציע לשלוח שוב את הקובץ. אנשים עונים מהר יותר כשהם יכולים לסגור את העניין מתוך ההודעה שמולם.
להסביר בפשטות מה יקרה
אם התזמון חשוב, כדאי לציין את המועד האחרון האמיתי ומה יקרה בלי תשובה: למשל, שצריך אישור עד יום חמישי כדי לשמור את ההזמנה. חשוב להימנע מדחיפות מומצאת ומניסוחים עמומים כמו ״בהקדם האפשרי״. כשההשלכות ברורות, אין הפתעות כשממשיכים הלאה.
לסגור את הבקשה או לעבור לערוץ אחר
אחרי תזכורת מועילה אחת או שתיים, אפשר להתקשר, לפנות למישהו אחר, להמשיך לפי ברירת מחדל שהוגדרה מראש או לסגור את הבקשה. כדאי לעבור ערוץ רק כשחשיבות העניין מצדיקה זאת. אם ממשיכים הלאה או מוותרים על הבקשה, כדאי לשלוח הודעה אחרונה.
האפשרות של Pally
איך Pally עוזר
Pally יכול לעקוב אחרי מי שחייב לך תשובה. הוא בודק באימייל, ב-WhatsApp ובשיחות iMessage שחיברת (ל-iMessage נדרשת אפליקציית Pally ל-Mac) אם יש בקשות שלא נענו, מציג מי חייב לך מה ומנסח הודעות המשך שמתאימות לכל קשר. ״כן״ אחד שולח את הטיוטה, ואפשר גם להגיד ל-Pally מה לכתוב והוא שולח.
לדאוג שיחזרו אליך
שאלת, והם נעלמו. Pally שם לב מי חייב לך תשובה ושולח תזכורת.
למתכוןסדר בתיבת הדואר הנכנס
אפשר לשאול מה דורש את תשומת הלב שלך. Pally קורא את הערימה, מסמן את המעט שחשוב ומטפל בתשובות.
למתכוןהנודניק הידידותי
מעבירים ל-Pally את מה שכל הזמן נדחה. הוא לא ישכח, וגם לא ייתן לך לשכוח.
למתכוןלשמור על קשר
האנשים שלא היית רוצה להתרחק מהם: Pally שם לב לשקט לפני שהוא מתארך.
למתכוןאפשרויות
כלים נוספים שאנשים משתמשים בהם
חלופות ראויות, כולל כאלה שחופפות ל-Pally.
Gmail
Gmail מתאים למי שרוצה להשאיר הודעות המשך בשרשור המקורי ולהשתמש בהשהיה או בשליחה מתוזמנת כדי לתזמן אותן.
הוא לא מחליט אילו שרשורים שלא נענו מצדיקים הודעה נוספת, ולא מתאים את הטון לכל קשר.
Todoist
Todoist מתאים למי שרוצה משימת מעקב עם תאריך, שנשארת מול העיניים מחוץ לתיבת דואר עמוסה.
צריך להעתיק למשימה מספיק פרטי רקע ולנסח את הודעת ההמשך בעצמך.
HubSpot
HubSpot מתאים לצוותי מכירות שצריכים לשתף פעולות מעקב והיסטוריית קשר במסגרת תהליך מכירה מסודר.
מערכת CRM היא פתרון כבד להודעות אישיות, לבקשות מזדמנות מספקים או לרשימה אישית של כמה עניינים פתוחים.
Calendly
Calendly מתאים להודעות המשך שבהן ההחלטה היחידה שנותרה היא לבחור מועד פנוי לפגישה.
הוא חוסך את חילופי ההודעות לתיאום, אבל לא עוזר עם מסמכים שלא קיבלו התייחסות, אישורים או בקשות אישיות שלא נענו.
שאלות
שאלות נפוצות
כמה זמן כדאי לחכות לפני ששולחים הודעת המשך?
כדאי להתבסס על ההשלכות בפועל. תוכניות לאותו יום עשויות לדרוש בירור מהיר, בעוד שבקשות עבודה רגילות ובקשות טובה בדרך כלל מצדיקות המתנה של כמה ימי עסקים, אלא אם סיכמתם על מועד אחר.
מה כדאי לכתוב בהודעת המשך מנומסת?
כדאי לחזור על הבקשה, להקל על הצעד הבא ולציין את המועד האחרון האמיתי, אם יש כזה. חשוב לאפשר לסרב בנעימות, למשל לבקש שיודיעו לך אם התזמון כבר לא מתאים.
כמה הודעות המשך זה יותר מדי?
אחרי תזכורת מועילה אחת או שתיים, כדאי לעבור לערוץ אחר, למצוא אדם אחר שאחראי לעניין, להמשיך לפי ברירת מחדל שהוגדרה מראש או לסגור את הבקשה. הודעות נוספות כמעט לא עוזרות כשהן לא מוסיפות הקשר או אפשרות בחירה.
כדאי לשלוח הודעת טקסט אחרי אימייל שלא נענה?
כדאי להשתמש בהודעת טקסט כשהעניין תלוי בזמן, כשהאדם בדרך כלל מתקשר איתך שם, או כשהוא ביקש להשתמש בערוץ הזה. יש להזכיר את האימייל ואת ההחלטה שנחוצה לך, ולהשאיר את ההקשר המלא בשרשור המקורי.
להמשך קריאה