מדריך
איך לטפל באימייל בלי לחיות בתיבת הדואר
כדאי להפסיק להתייחס לתיבת הדואר כמו לפיד שמתעדכן בזמן אמת. הדרך הבטוחה ביותר לצאת ממנה היא שהדברים יגיעו אליך: Pally ממיין ומתעדף הודעות בחשבונות Gmail ו-Outlook שחיברת, שולח לך הודעה על מה שדורש תשומת לב ושולח מהחשבון שלך את התשובות שאישרת. בלי עוזר, כדאי לטפל באימייל בשניים או שלושה חלונות זמן קבועים, לסנן הודעות צפויות לפני שהן מגיעות לתצוגה הראשית ולהפוך הודעות שדורשות עבודה ממשית למשימות.
בכל חלון זמן, מוחקים או מעבירים לארכיון רעש מיותר, שולחים תשובות קצרות, מעבירים הלאה דברים שיש להם אחראי ברור ומתעדים מחוץ לאימייל עבודה שדורשת יותר זמן. סוגרים את תיבת הדואר כשחלון הזמן נגמר, גם אם נשארו הודעות.
גישה מעשית
מה לעשות
לבחור זמנים קבועים לטיפול
כדאי לבחור פעמיים או שלוש ביום לטיפול באימייל, למשל באמצע הבוקר, אחרי ארוחת הצהריים ולפני סיום העבודה. אם העבודה מאפשרת, מכבים בין החלונות האלה את תגי ההתראות והבאנרים ונותנים לאנשים דרך אחרת לפנות במקרי חירום. חלק מהדואר יחכה כמה שעות, וזמן הריכוז שלך יישאר שלם.
לבנות תצוגה מצומצמת של מה שחשוב
כדאי ליצור תצוגה להודעות מאנשים חשובים, לפרויקטים פעילים ולהודעות שנשלחו רק אליך. מסננים ממנה ניוזלטרים, קבלות ורשימות תפוצה גדולות. מתחילים בשולחים שקל לזהות, כי מסננים לפעמים מתייקים בטעות דואר שימושי, ועוברים ברפרוף על התיקיות המסוננות מדי שבוע.
לבחור אחת מארבע תוצאות
לכל הודעה נותנים תוצאה אחת: העברה לארכיון, תשובה, העברה לאחראי אחר או הפיכה למשימה. תשובות מהירות שולחים במהלך חלון הזמן, ודברים שמועברים הלאה מצרפים עם אחראי ותאריך יעד. דואר שלא נקרא ונשאר כתזכורת מעורפלת מקשה לסמוך על תיבת הדואר.
לכתוב תשובות קצרות יותר
עונים על השאלה במשפט הראשון, מציינים את הפעולה הבאה ומוסיפים תאריך כשהתזמון חשוב. לבקשות שחוזרות על עצמן משתמשים בתבניות ועורכים את הפרטים. משקיעים זמן נוסף רק כשהטון או שיקול הדעת חשובים.
להפריד בין אימייל לעבודה על פרויקטים
כשהודעה מבקשת ניתוח, מסמך או החלטה שדורשת כמה שלבים, מוסיפים אותה לרשימת המשימות עם מועד היעד והפעולה הבאה, ומאשרים את קבלתה. אחר כך מעבירים את האימייל לארכיון. עכשיו העבודה נמצאת לצד שאר ההתחייבויות שלך במקום לשקוע בתיבת הדואר.
לסיים כל חלון זמן באופן יזום
עוצרים כשחלון הזמן נגמר או כשהתצוגה של מה שחשוב התרוקנה. מציינים לפעם הבאה את העניין הפתוח הישן ביותר או בעל הסיכון הגבוה ביותר, סוגרים את הלשונית וחוזרים לעבודה שתוכננה. המרדף אחרי תיבת דואר ריקה בשבוע עמוס גוזל את הזמן שהעבודה עצמה דורשת.
האפשרות של Pally
איך Pally עוזר
Pally יכול להביא אליך תמונת מצב לפי סדר עדיפויות, מחוץ לתיבת הדואר. הוא ממיין את המיילים בחשבונות Gmail ו-Outlook המחוברים שלך לפי חשיבות, מסכם מה דורש תשומת לב ומנסח תשובות על סמך השרשור. מספיק לומר "אפשר לשלוח", והתשובה נשלחת מהחשבון שלך. סיכום בוקר מתוזמן יכול לשלב מיילים דחופים עם היומן שלך והתחייבויות שעדיין פתוחות.
סדר בתיבת הדואר הנכנס
אפשר לשאול מה דורש את תשומת הלב שלך. Pally קורא את הערימה, מסמן את המעט שחשוב ומטפל בתשובות.
למתכוןלהתעדכן במייל
סוף שבוע בחוץ הופך ל-126 הודעות שלא נקראו. Pally קורא את כולן ומביא לך את ארבע השורות שחשובות.
למתכוןסיכום בוקר
סיכום בוקר קצר עם מה שחשוב: היום שלך, תיבת המייל והדברים שהבטחת לעשות.
למתכוןהנודניק הידידותי
מעבירים ל-Pally את מה שכל הזמן נדחה. הוא לא ישכח, וגם לא ייתן לך לשכוח.
למתכוןאפשרויות
כלים נוספים שאנשים משתמשים בהם
חלופות ראויות, כולל כאלה שחופפות ל-Pally.
Gmail
Gmail מתאים למי שרוצה מסננים, תוויות, תצוגות לפי עדיפות, תבניות והשהיית הודעות בתוך תיבת דואר מוכרת.
השיטה עובדת רק אם מגדירים את הכללים ונמנעים מבדיקת מיילים מחוץ לזמנים שהוקצו לטיפול בהם.
Superhuman
Superhuman מתאים למי שמטפל בכמות גדולה של מיילים ומעריך עבודה בתיבת הדואר באמצעות המקלדת.
ממשק מהיר יותר לא מחליט אילו התחייבויות ראויות לזמן שלך, ולא מעביר עבורך עבודה גדולה יותר אל מחוץ למייל.
Outlook
Outlook מתאים למשתמשי Microsoft 365 שרוצים כללים, קטגוריות, דגלים וגישה ליומן באותה סביבת עבודה.
הגדרת אפשרויות השליטה הרבות שלו לוקחת זמן, ומערכת תיקיות מורכבת עלולה להפוך לעוד תיבת דואר שצריך לתחזק.
Carly
Carly מתאים למי שרוצה עוזר למייל, ליומן ולעבודה שמועברת אליו בערוצים שבהם הוא תומך.
צריך להעביר אליו משימות דרך השירות שלו, והוא לא מחליף את ההחלטה איזו עבודה בתיבת הדואר ראויה לזמן שלך.
Martin
Martin מתאים למי שרוצה עוזר שמציע ניסוח מיילים, תוויות, יומן וגישה דרך הודעות טקסט.
המצב הקולי, ההתראות וההגדרות שלו מתמקדים באפליקציית ה-iOS שלו.
להשוואה בין Pally ל-Martinשאלות
שאלות נפוצות
כמה פעמים ביום כדאי לבדוק מיילים?
בשביל תפקידים רבים מספיקים שניים או שלושה חלונות זמן לטיפול במיילים. שירות לקוחות, תפעול או עבודה על עסקאות פעילות עשויים לדרוש בדיקות תכופות יותר, אבל לכל בדיקה עדיין צריכים להיות מטרה ברורה וזמן סיום.
צריך להגיע לתיבת דואר ריקה?
לא. מה שצריך הוא תמונה אמינה של המיילים החשובים ומקום ברור לעבודה שיצאה מתיבת הדואר. תיבה ריקה מועילה רק כשעלות התחזוקה שלה נמוכה מערך הבהירות שהיא מספקת.
כדאי להשאיר את המייל פתוח בזמן העבודה?
בזמן עבודה ממוקדת כדאי לסגור אותו, אלא אם המיילים הנכנסים הם חלק מהמשימה. כדאי לתת לאנשים ערוץ נפרד לפניות דחופות, כדי שהמייל לא יצטרך לתפקד כמו הודעות מיידיות.
מה לעשות עם מייל שדורש שעות של עבודה?
לשלוח אישור קבלה כשצריך, ליצור משימה עם הצעד הבא ומועד הסיום ולקשר את ההודעה המקורית. לקבוע זמן לעבודה לצד שאר העדיפויות שלך, ואז להעביר את המייל לארכיון או לתיקייה.
להמשך קריאה