מדריך
איך להתכונן לכל פגישה בחמש דקות
כדאי להכין תקציר שנכנס במסך אחד וכולל חמישה דברים: מטרת הפגישה, מי משתתף, האינטראקציה המשמעותית האחרונה, הבטחות פתוחות משני הצדדים וההחלטה או הצעד הבא שרוצים להגיע אליהם. המקורות הם ההזמנה ביומן, הודעות אחרונות והסיכום העדכני ביותר על הלקוח או הפרויקט.
Pally יכול לשלוח לך את התקציר הזה בהודעה לפני כל פגישה שתיבחר, על סמך ההזמנה, היסטוריית האימייל שלך, מה שהוא זוכר על כל אדם וחדשות אחרונות. אפשר לעצור כשהתקציר מאפשר לך לפתוח את הפגישה עם ההקשר הדרוש ולסיים אותה בבקשה ברורה.
גישה מעשית
מה לעשות
לכתוב את מטרת הפגישה
כדאי להפוך את כותרת האירוע ביומן למשפט אחד שמתאר מה צריך להיות סגור בסוף הפגישה. ״להחליט על תאריך תחילת הפיילוט״ עדיף על ״סנכרון Northwind״. אם מארגן הפגישה לא הגדיר תוצאה רצויה, כדאי לבחור צעד הבא משלך, לציין שעדיין אין עליו הסכמה ולשמור נושאים צדדיים ברשימה נפרדת.
לעבור על המשתתפים
כדאי לבדוק את התפקיד של כל משתתף, את הקשר ביניכם ואת השינוי החשוב האחרון בחברה שלו. אפשר להיעזר בהזמנה, ב-CRM שלך, באתר החברה או בהודעה מהזמן האחרון, ולדלג על סקירה ביוגרפית רחבה. רשומה ישנה עלולה לפספס תפקיד חדש, אז כדאי לשאול בתחילת הפגישה אם תחומי האחריות של מישהו השתנו.
למצוא את מה שנשאר פתוח
כדאי לחפש בשרשור האימייל, בצ׳אט ובסיכום הפגישה העדכניים ביותר הבטחות פתוחות, התנגדויות, מסמכים והחלטות. חשוב לרשום מי חייב מה, ועד מתי. כדאי להתחיל במקור החדש ביותר, כי חיפוש לפי מילת מפתח עלול להעלות הבטחה ישנה ולפספס את הפתרון שהגיע אחריה.
להכין נקודת סיום אחת
כדאי לכתוב את השאלה, ההחלטה או המשימה שאמורות לסגור את הפגישה, יחד עם התאריך הבא המועדף עליך. כדאי למקם אותן בתחתית התקציר, כך שיהיו מול העיניים כשהזמן מתקצר. אם במהלך השיחה מסתמנת תוצאה טובה יותר, אפשר לשנות אותן בגלוי.
האפשרות של Pally
איך Pally עוזר
Pally שולח לך בהודעה תקציר לפני הפגישות שבחרת ביומן. הוא משלב את ההזמנה, היסטוריית Gmail שלך, מה שהוא זוכר על כל אדם וחדשות עדכניות מהרשת, ואפשר לבקש את שרשור המקור באותה שיחה. כשהוא כותב אימייל להמשך המעקב, הוא מוצג לך לפני השליחה.
תדריכים לפני פגישות
להגיע עם תמונה ברורה של המשתתפים, ההיסטוריה שלכם ומה שעוד פתוח, בלי לעשות שיעורי בית.
למתכוןזיכרון פגישות
כל החלטה, כל אחראי וכל שאלה פתוחה מהפגישות שלך נשמרים בזיכרון וזמינים לשאלות.
למתכוןזיכרון לאנשים שבחיים שלך
לאן הם עברו, מה מעניין אותם ומה עובר עליהם: Pally זוכר הכול ומזכיר לך בדיוק כשצריך.
למתכוןאפשרויות
כלים נוספים שאנשים משתמשים בהם
חלופות ראויות, כולל כאלה שחופפות ל-Pally.
Orchid
Orchid מתאים למייסדים שרוצים לקבוע פגישות ולקבל סיכום בוקר שמבוסס על האימייל והיומן המחוברים שלהם.
הוא מנסח תשובות לאישור שלך, במקום לשלוח אותן בעצמו.
Hey Noah
Hey Noah מתאים לפגישות שצריך לתאם ולחלץ מהן משימות להמשך לאחר מכן, דרך אימייל או הודעות.
הגישה היא בהזמנה בלבד, והמחירים לא מפורסמים.
Lindy
Lindy מתאים לעבודה עמוסת פגישות שדורשת הכנה, תיאום, סיכומים ומעקב בתהליך עבודה אחד עם עוזר.
המיקוד שלו בעבודה עשוי להיות מעבר למה שמייסד צריך בשביל פגישה חיצונית מדי פעם.
להשוואה בין Pally ל-Lindyשאלות
שאלות נפוצות
מה אם אין היסטוריה מהזמן האחרון?
אפשר להסתמך על ההזמנה, על התפקיד הנוכחי של המשתתף ועל מטרת הפגישה. כדאי לפתוח בשאלה שמבהירה את ההקשר, במקום להעמיד פנים שיש לקשר היסטוריה ארוכה יותר מזו שיש לו בפועל.
כדאי לבדוק מראש כל משתתף?
כדאי לבדוק את מי שמשפיעים על ההחלטה או זקוקים לרמת הקשר שונה. בפגישה פנימית גדולה בדרך כלל מספיק לבדוק את האחראי ואת מקבל ההחלטה, ואילו בשיחה קטנה עם לקוח עשויה להיות הצדקה לבדוק את כולם.
איך להגביל את ההכנה לחמש דקות?
כדאי להשתמש באותו מבנה תקציר בכל פעם ולעצור כשהמטרה, המשתתפים, ההיסטוריה, הנושאים הפתוחים והסיום הרצוי ברורים. מחקר מעמיק יותר כדאי לשמור לפגישות שבהן רמת החשיבות מצדיקה זאת.
להמשך קריאה