מדריך
איך לזכור כל הבטחה שנתת בשיחה או בצ׳אט
לפני שהשיחה או הצ׳אט מסתיימים, מתעדים כל הבטחה כמשימה, עם התוצר המדויק, האחראי, תאריך היעד וקישור למקור. מכניסים את כל ההבטחות לרשימה אחת של התחייבויות פתוחות, בלי קשר למקום שבו התנהלה השיחה.
Pally יכול לנהל את הרשימה הזאת בשבילך. הוא שולף התחייבויות מסיכומי Granola, מהיומן, מ-Slack ומ-iMessage שמחוברים אליו (באמצעות אפליקציית Pally ל-Mac), ומזכיר לך עד שכל התחייבות נסגרת. סוגרים הבטחה רק כשהצד השני קיבל את התוצאה או הסכים לשינוי בהתחייבות.
גישה מעשית
מה לעשות
מגדירים מה נחשב הבטחה
מתייחסים להתחייבות ישירה, לצעד הבא שהוסכם עליו או לבקשה שהתקבלה כהבטחה. שמים לב לניסוחים כמו ״אשלח״, ״נבדוק״ ו״אחזור אליך״. משאירים רעיונות כלליים מחוץ לרשימה, אלא אם מישהו מצפה לפעולה. כשלא בטוחים, שואלים אם מצופה תוצר ועד מתי.
מתעדים ברגע שזה קורה
לפני סיום שיחה, חוזרים בקול על ההתחייבות ומתעדים אותה. בצ׳אט, יוצרים את המשימה כשההודעה עדיין פתוחה. כותבים פעולה, תוצר, למי הוא מיועד, תאריך יעד וקישור למקור. אם אין מועד סיום, מסכימים עליו עכשיו.
מרכזים הכול ברשימה אחת
מעבירים משימות מסיכומי פגישות, מ-Slack, ממיילים ומהודעות לרשימה אחת של התחייבויות פתוחות, עם המקור מצורף. ממיינים לפי תאריך יעד ואדם, ומסמנים כל פריט בלי אחראי או תאריך. מאחדים כפילויות בבדיקה היומית, כך שלכל הבטחה תהיה גרסה אחת.
סוגרים עם הוכחה
מסמנים הבטחה כבוצעה כשהצד השני קיבל את המסמך, החיבור לאדם אחר או ההחלטה, או הסכים לשינוי. כשהרבה מונח על הכף, מצרפים קישור להודעה שנשלחה. לפני שמבטיחים עוד משהו לאותו אדם, עוברים על פריטים שמועד היעד שלהם עבר.
האפשרות של Pally
איך Pally עוזר
Pally מוצא התחייבויות בסיכומי Granola, ביומן וב-Slack שמחוברים אליו, וגם ב-iMessage דרך אפליקציית Pally ל-Mac. הוא שולף החלטות, אחראים ושאלות פתוחות מסיכומי פגישות, עוקב אחר צ׳אטים נבחרים כדי לזהות משימות שקיבלת על עצמך, ומזכיר לך מה עדיין פתוח. אפשר לתקן או לסגור כל פריט באותה שיחה.
אפשרויות
כלים נוספים שאנשים משתמשים בהם
חלופות ראויות, כולל כאלה שחופפות ל-Pally.
Orchid
Orchid מתאימה למייסדים שרוצים סיכום בוקר, טיוטות לתשובות וקביעת פגישות דרך iMessage או SMS.
היא מנסחת טיוטות לאישור שלך, במקום לשלוח תשובות בעצמה.
Hey Noah
Hey Noah מתאימה למייסדים שרוצים לחלץ משימות לביצוע ולטפל בתזמון המעקב דרך מייל או הודעת טקסט.
הגישה היא בהזמנה בלבד, והמחירים לא פורסמו.
Lindy
Lindy מתאימה למייסדים שרוצים לטפל במשימות מפגישות ובמעקב אחריהן, לצד תיאום וסיכומים.
לא מצוין שהיא קוראת את שיחות ה-iMessage או ה-WhatsApp שלך, שבהן ניתנות הרבה הבטחות אישיות.
להשוואה בין Pally ל-LindySaner
Saner מתאימה למייסדים שרוצים לרכז סיכומים, מיילים ומשימות במקום אחד לצורך מעקב אחר הבטחות.
עדיין צריך לתעד בעצמך התחייבויות משיחות שמתנהלות מחוץ לסביבת העבודה הזאת.
Motion
Motion מתאימה למייסדים שרוצים לשבץ התחייבויות פתוחות בלוח הזמנים לצד העבודה על פרויקטים.
גם במשימה שנקבע לה זמן, עדיין צריך לתעד במדויק את ההבטחה המקורית ואת האדם שלו היא ניתנה.
שאלות
שאלות נפוצות
מה אם להבטחה אין תאריך יעד?
מבקשים תאריך לפני שהשיחה מסתיימת. אם זה לא אפשרי, קובעים תזכורת לזמן הקרוב כדי לברר, במקום להשאיר את המשימה פתוחה לנצח.
כדאי לתעד גם התחייבויות של אחרים?
כן, כשהביצוע שלהן משפיע על העבודה שלך. מתעדים את האחראי ואת התאריך שהוסכם עליו, ושומרים את הפריטים האלה בנפרד מהבטחות שעליך לקיים בעצמך.
איך מטפלים בהבטחה שמשתנה?
מאשרים עם הצד השני את היקף ההתחייבות או את התאריך החדשים, ומעדכנים את הרשומה הקיימת. משאירים את מקור ההסכמה מצורף, כדי שהגרסה הישנה לא תחזור בהמשך.
להמשך קריאה