Hướng dẫn
Cách theo dõi chi phí kinh doanh và biên lai qua tin nhắn
Để Pally tìm biên lai trong Gmail hoặc Outlook đã kết nối và chuyển tiếp từng biên lai mới đến địa chỉ email phụ trách sổ sách của bạn. Pally cũng có thể ghi nhận chi phí trong công cụ quản lý chi phí khi bạn yêu cầu. Với biên lai giấy, hãy dùng một luồng tin nhắn riêng hoặc địa chỉ chuyên nhận thông tin, kèm tên bên bán, ngày, số tiền, mục đích kinh doanh, danh mục và ảnh chụp.
Đối soát hằng tuần với giao dịch thẻ và ngân hàng giúp phát hiện biên lai còn thiếu và các khoản trùng lặp. Tin nhắn dùng để thu thập thông tin; hệ thống kế toán vẫn là nơi lưu hồ sơ tài chính phục vụ việc ghi sổ và làm thuế.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Chọn các trường thông tin bắt buộc
Xác định bộ thông tin tối thiểu mà người phụ trách sổ sách cần: bên bán, ngày, số tiền, mục đích kinh doanh, danh mục, tài khoản thanh toán và biên lai. Lưu mẫu này thành phím tắt văn bản để chỉ mất vài giây ghi lại thông tin. Hỏi kế toán những chi tiết cần thiết cho việc xử lý thuế của bạn thay vì sao chép một mẫu chung.
Ghi lại ngay khi mua
Gửi thông tin và ảnh biên lai rõ nét trước khi rời quầy hoặc trang thanh toán. Chuyển tiếp biên lai nhận qua email và ghi mục đích cụ thể như “vật tư cho buổi hội thảo khách hàng”, thay vì “vật liệu”. Nếu thiếu biên lai, hãy đánh dấu là thiếu thay vì chỉ dựa vào khoản thanh toán trên thẻ.
Đưa thông tin vào sổ sách
Theo lịch cố định, chuyển các khoản chi đã ghi lại vào công cụ kế toán hoặc quản lý chi phí bạn đang dùng. Đính kèm biên lai, giữ lại mục đích kinh doanh và kiểm tra tài khoản cùng danh mục. Tin nhắn là bước thu thập thông tin; việc điều chỉnh và lập báo cáo phải thực hiện trên sổ kế toán.
Đối soát hằng tuần
So sánh danh sách đã ghi với giao dịch thẻ và ngân hàng của doanh nghiệp. Tìm các khoản thanh toán không có biên lai, mục ghi chép không có giao dịch, khoản trùng lặp, hoàn tiền và mua sắm cá nhân, rồi gửi cho người phụ trách sổ sách một danh sách ngắn các mục cần xử lý. Biên lai được chuyển tiếp đúng vẫn có thể bị phân loại sai, nên bước kiểm tra này mới giúp hệ thống đáng tin cậy.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally tìm biên lai trong Gmail hoặc Outlook đã kết nối và chuyển tiếp biên lai mới đến địa chỉ email phụ trách sổ sách của bạn. Pally có thể tìm biên lai khớp với khoản chi, điền thông tin vào công cụ quản lý chi phí và gửi khi bạn yêu cầu.
Lưu biên lai
Biên lai tự chuyển tiếp, được lưu gọn gàng và xuất hiện ngay khi bạn cần.
Xem công thứcKhai chi phí
Từ biên lai nhàu nát đến báo cáo chi phí đã nộp: Pally tìm biên lai và nộp báo cáo giúp bạn.
Xem công thứcTổng kết chi tiêu hằng tuần
Một tin nhắn mỗi Chủ nhật: bạn đã chi bao nhiêu, chi vào đâu và có gì bất thường.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Expensify
Expensify phù hợp với doanh nghiệp muốn thu thập biên lai và lập báo cáo chi phí trong một công cụ quản lý chi phí chuyên dụng.
Bạn vẫn cần ghi đúng mục đích kinh doanh, danh mục và đối soát thường xuyên với các tài khoản tài chính.
QuickBooks
QuickBooks phù hợp với chủ doanh nghiệp muốn lưu chi phí và biên lai cùng hồ sơ kế toán mà người phụ trách sổ sách sử dụng.
Khi không ngồi tại bàn làm việc, ghi lại một khoản mua có thể mất công hơn gửi tin nhắn.
Ramp
Ramp phù hợp với doanh nghiệp muốn liên kết giao dịch thẻ, biên lai và việc xét duyệt chi phí trong một hệ thống chi tiêu doanh nghiệp.
Công cụ hoạt động tốt nhất khi các khoản chi đã đi qua quy trình và tài khoản công ty được hỗ trợ.
Câu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Chỉ một luồng tin nhắn có đủ để quản lý sổ sách không?
Không. Hãy dùng tin nhắn để ghi lại nhanh, rồi đưa thông tin đã xác minh cùng biên lai vào hệ thống kế toán hoặc quản lý chi phí đang lưu sổ sách của bạn.
Nếu chỉ có biên lai giấy thì sao?
Chụp toàn bộ biên lai ở nơi đủ sáng và kiểm tra để bảo đảm đọc rõ tên bên bán, ngày, các mặt hàng, tổng tiền và thông tin thanh toán. Giữ lại bản giấy nếu kế toán hoặc chính sách của bạn yêu cầu.
Nên chọn danh mục chi phí thế nào?
Dùng hệ thống tài khoản kế toán và chính sách đã được kế toán hoặc người phụ trách sổ sách phê duyệt. Phân loại nhất quán quan trọng hơn việc nghĩ ra một nhãn thật chi tiết cho từng khoản mua.
Đọc tiếp