Hướng dẫn
Cách nhắc thanh toán hóa đơn mà không phải viết email khó xử
Nhắc thanh toán hóa đơn bằng một chuỗi tin nhắn theo quy trình gắn với hạn thanh toán, dùng giọng điệu bình tĩnh và nêu rõ số hóa đơn, số tiền, hạn thanh toán cùng đường dẫn thanh toán. Ban đầu hãy giả định khách bỏ sót hóa đơn, rồi trao đổi thẳng thắn hơn nếu vẫn chưa được thanh toán.
Giữ giọng điệu khách quan và tạo cách dễ dàng để khách báo vấn đề về hóa đơn. Sự nhất quán giúp giảm đáng kể cảm giác khó xử vì tin nhắn tuân theo quy trình thông thường của bạn, chứ không phụ thuộc vào tâm trạng.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Kiểm tra hóa đơn trước
Xác nhận hóa đơn đã đến đúng người, khớp thỏa thuận, đã quá hạn và có hướng dẫn thanh toán dùng được. Kiểm tra xem có khoản thanh toán, khoản ghi có hay khiếu nại nào được gửi qua kênh khác không. Đòi khoản đã thanh toán, hoặc tiền cho công việc khách đang khiếu nại, gây tổn hại hơn một lời nhắc muộn.
Giữ lời nhắn đầu tiên trung lập
Gửi tin nhắn ngắn với giả định đây chỉ là sơ suất thông thường. Nêu số hóa đơn, hạn thanh toán, số tiền và kèm đường dẫn thanh toán hoặc bản sao hóa đơn, rồi hỏi xem có nên gửi cho người khác không. Không cần xin lỗi hay giải thích dài dòng để bảo vệ khoản phí; một câu cụ thể về dự án sẽ khiến tin nhắn ấm áp hơn.
Lên lịch cho chuỗi nhắc
Chọn ngày nhắc tiếp ngay khi gửi lời nhắn đầu tiên. Lần thứ hai có thể hỏi ngày thanh toán, và lần sau nữa có thể nêu bước tiếp theo theo hợp đồng. Dừng ngay khi nhận được thanh toán hoặc khiếu nại hợp lệ, và kiểm tra tình trạng tài khoản trước bất kỳ tin nhắn nào thay đổi giọng điệu.
Đưa ra một hướng giải quyết
Nếu khách không thể thanh toán như dự kiến, hãy đề nghị một ngày cụ thể hoặc kế hoạch thanh toán bằng văn bản phù hợp với thỏa thuận. Nếu đang vướng khâu phê duyệt, hãy hỏi thông tin liên hệ bộ phận công nợ phải trả và mọi biểu mẫu nhà cung cấp còn thiếu. Xác nhận mọi thay đổi bằng văn bản và chỉ chấp nhận những điều khoản mà dòng tiền của bạn có thể đáp ứng.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally tìm các chuỗi Gmail chưa được trả lời hoặc chuỗi iMessage thông qua ứng dụng Pally trên Mac, rồi soạn tin nhắc dựa trên cuộc trò chuyện. Pally cho bạn xem bản nháp trước để xác nhận hóa đơn vẫn chưa được thanh toán, hoặc gửi ngay khi bạn yêu cầu. Pally cũng nhắc khi đến lần liên hệ tiếp theo.
Nhắc người chưa trả lời
Bạn đã hỏi, họ im lặng. Pally nhận ra ai còn chưa trả lời bạn và gửi lời nhắc.
Xem công thứcHẹn giờ nhắn
Cho Pally biết cần gửi gì và khi nào. Tin nhắn sẽ đến đúng thời điểm đó.
Xem công thứcHộp thư, đã lọc ưu tiên
Hỏi xem việc gì cần bạn. Pally đọc cả chồng thư, chỉ ra vài thư quan trọng và xử lý việc trả lời.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Superhuman
Superhuman phù hợp với nhà sáng lập muốn dùng ứng dụng email có AI phân loại ưu tiên và soạn thư nhắc thanh toán hóa đơn.
Công cụ tập trung vào email thay vì kế toán hóa đơn.
HubSpot
HubSpot phù hợp với các nhóm muốn lưu việc nhắc thanh toán hóa đơn trong CRM cùng hồ sơ khách hàng.
Đây là CRM, không phải hệ thống kế toán hóa đơn.
Sổ theo dõi hóa đơn thủ công
Sổ theo dõi thủ công phù hợp khi số lượng hóa đơn ít, một người có thể kiểm tra trước mỗi lần nhắc thanh toán.
Người phụ trách phải tự cập nhật trạng thái thanh toán và ngày nhắc tiếp.
Fyxer
Fyxer phù hợp với nhà sáng lập muốn có hộp thư email ngăn nắp và bản nháp trả lời để nhắc thanh toán.
Công cụ xử lý công việc email chứ không xác nhận hóa đơn đã được thanh toán hay chưa.
Câu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Email nhắc quá hạn đầu tiên nên viết gì?
Nêu rằng hóa đơn có vẻ vẫn chưa được thanh toán, nhắc lại số hóa đơn, số tiền và hạn thanh toán, rồi kèm đường dẫn thanh toán hoặc bản sao hóa đơn. Hỏi xem có vấn đề gì về hóa đơn hay cần liên hệ người khác không.
Tôi nên nhắc thanh toán bao lâu một lần?
Quy định nhịp nhắc trong chính sách thanh toán và áp dụng nhất quán. Cho khách đủ thời gian xử lý từng tin nhắn, đồng thời ghi ngày nhắc tiếp cụ thể, dễ thấy trong hệ thống của bạn.
Khi nào tôi nên ngừng gửi lời nhắc thân thiện?
Chuyển sang các bước chính thức trong hợp đồng khi nhiều lần nhắn vẫn không nhận được thanh toán hay kế hoạch cụ thể. Với các bước thu hồi nợ bằng biện pháp pháp lý, hãy tìm tư vấn phù hợp với địa phương và hợp đồng của bạn.
Đọc tiếp