Rehber
E-postaları yanıtlamayı unutmamak için ne yapmalı?
Pally bu listeyi senin için tutabilir: bağladığın Gmail veya Outlook hesaplarında yanıtını bekleyen yazışmaları bulur, her biri için taslak hazırlar ve gönderilene kadar sana hatırlatır. Her durumda, yanıt gerektiren bir e-postadan ayrılmadan önce sonraki adımını belirle. Yanıt kısaysa hemen gönder, daha fazla bilgiye ihtiyacın varsa belirli bir zamana ertele veya ciddi çalışma gerektiren bir yanıt için görev oluştur.
Yanıtlaman gereken mesajları, başkasından yanıt beklediğin mesajlardan ayrı tut. Okunmamış mesaj rozeti bu ayrımı yapamaz; bu yüzden yanıtları takip etmek için iyi bir sistem değildir.
Pratik bir yaklaşım
Ne yapmalı?
Yanıtını bekleyenler için bir görünüm oluştur
Sıradaki adımın sende olduğu e-postalar için tek bir etiket, klasör veya kayıtlı arama kullan: bir soru, bir karar ya da birinin senden beklediği alındı bildirimi. Bültenleri ve başvuru amaçlı e-postaları dışarıda bırak. Kuralı dar tut ki klasör ikinci bir gelen kutusuna dönüşmesin.
Yanıt hazırsa gönder
Yanıtı biliyorsan ve hızlıca yazabiliyorsan kararı ilk cümlede belirterek hemen gönder, ardından yazışmayı arşivle. Doğruluk veya üslup önemliyse sonraki adımı kaydet ve düzgün bir yanıt vermek için kendine zaman tanı.
Uygun bir zamana ertele
Bir e-postayla ancak bilinen bir zamandan sonra, örneğin toplantı bitince veya bir belge gelince ilgilenebileceksen onu ertele. Gerçekten yanıtlayabileceğin bir zaman seç; yoksa yine geçiştirirsin. Yeniden karşına gelen mesajı bir sorumluluk olarak gör.
İşi göreve dönüştür
Araştırma veya belge gerektiren yanıtlar için alıcıyı, söz verdiğin sonucu ve son tarihi içeren bir görev oluştur, e-postanın bağlantısını ekle. Karşı taraf mesajı alıp almadığını merak edebilecekse kısa bir alındı yanıtı gönder. Artık önceliği gelen kutusundaki yeri değil, görev belirler.
Yanıtları her gün gözden geçir
İş gününün sonunda yanıtını bekleyenler görünümünü ve e-postalarla bağlantılı görevleri gözden geçir. Hazır olanları gönder, beklemesi için bir neden olanları yeniden planla ve yanıtının gecikeceği kişilere haber ver. Bu kontrole süre sınırı koy ve en eski ya da sonucu en önemli olan işle başla.
Pally seçeneği
Pally nasıl yardımcı olur?
Pally, bağladığın Gmail veya Outlook hesaplarında yanıtını bekleyen mesajları bulabilir ve yazışmanın bağlamını dikkate alarak her yanıtın taslağını hazırlayabilir. Bir evet demenle gönderir; istersen ne söyleyeceğini Pally'ye anlat, senin yerine yanıtlasın. Önce çalışma gerektiren bir yanıt için Pally, seçtiğin takvime ve bitirme hedefine göre sana hatırlatmaya devam edebilir.
Gelen kutunda öncelikler belli
Hangi konuların seni beklediğini sor. Pally yığını okur, önemli birkaçını işaretler ve yanıtları halleder.
Tarifi görTatlı sert hatırlatıcı
Sürekli ertelediğin işi Pally'ye bırak. O unutmaz, sana da unutturmaz.
Tarifi görSabah özeti
Önemli olanları içeren kısa bir sabah özeti: günün, gelen kutun ve yapacağını söylediğin işler.
Tarifi görYanıtların takibi
Sen sordun, onlardan ses yok. Pally kimlerden yanıt beklediğini fark eder ve hatırlatma gönderir.
Tarifi görSeçenekler
İnsanların kullandığı diğer araçlar
Pally ile benzer işlevler sunanlar dahil, hakkını verdiğimiz alternatifler.
Gmail
Gmail, zaten kullandığı gelen kutusunda etiketler, yıldızlar, filtreler, erteleme ve zamanlanmış gönderim isteyenlere uygundur.
Yine de her yanıtı sınıflandırman ve sisteme güvenebilecek kadar sık gözden geçirmen gerekir.
Todoist
Todoist; çalışma, son tarih veya e-posta dışındaki sorumlulukların yanında bir yer gerektiren yanıtlar için uygundur.
Asıl yazışmanın bağlantısını ekleyip görevi net tutmazsan e-postayı göreve taşımak, aynı bağlamı iki yerde tutmana neden olur.
Outlook
Outlook, e-postalarla bağlantılı bayraklar, kurallar, kategoriler ve zamanlanmış hatırlatıcılar isteyen Microsoft 365 kullanıcılarına uygundur.
Çok fazla mesaj işaretlendiğinde ve bunlar günlük olarak gözden geçirilip temizlenmediğinde bayraklar değerini yitirir.
Poke
Poke, mesajlaşabildiği bir asistan üzerinden bağladığı Gmail hesabında arama yapmak, taslak hazırlamak ve e-posta göndermek isteyenlere uygundur.
Tariflerini kurman gerekir ve hangi yanıtların gönderileceğine yine sen karar vermelisin.
Pally ve Poke ürünlerini karşılaştırCarly
Carly, takip işlerini devredebileceği bir e-posta ve takvim asistanı isteyenlere uygundur.
İşi desteklediği kanallar üzerinden iletmen ve sonucu gözden geçirmen gerekir.
Sorular
Sık sorulan sorular
Yanıtlayana kadar e-postayı okunmamış mı bırakmalıyım?
Okunmamış durumu, mesajı açıp açmadığını gösterir. Yanıt vermen gerekip gerekmediğini göstermez; bu yüzden bunun için özel bir etiket, bayrak, erteleme zamanı veya görev kullan.
Tam yanıtı vermeden önce ne zaman e-postayı aldığımı bildirmeliyim?
Tam yanıtı hazırlamak gönderenin makul olarak beklediğinden uzun sürecekse veya işi kabul ettiğini bilmesi gerekiyorsa aldığını bildir. Tam yanıtı ne zaman bekleyebileceğini de ekle.
Başkasına bağlı olan yanıtları nasıl hatırlarım?
Yazışmayı ayrı bir bekleme durumuna taşı ve kontrol tarihi belirle. Böylece yanıtlaman gereken e-postalarla sıradaki adımın başka birinde olduğu e-postalar ayrı kalır.
Aynı e-postayı sürekli erteliyorsam ne yapmalıyım?
Yanıtlamaya, reddetmeye, devretmeye veya asıl işi planlamaya karar ver. Sürekli erteleme, genellikle mesajın bir hatırlatıcıya daha değil, bir karara ihtiyacı olduğunu gösterir.
Okumaya devam et