Poradnik
Jak upominać się o zapłatę faktur bez niezręcznych e-maili
Upominaj się o zapłatę faktur według standardowej sekwencji powiązanej z terminem płatności. W spokojnych wiadomościach podawaj numer faktury, kwotę, termin płatności i link do zapłaty. Na początku zakładaj, że faktura została przeoczona, a jeśli nadal pozostaje nieopłacona, pisz coraz bardziej bezpośrednio.
Trzymaj się rzeczowego tonu i daj klientowi łatwy sposób zgłoszenia problemu z rozliczeniem. Konsekwencja usuwa dużą część niezręczności, bo wiadomość wynika z twojego zwykłego procesu, a nie z nastroju.
Praktyczne podejście
Co zrobić
Najpierw sprawdź fakturę
Upewnij się, że faktura dotarła do właściwej osoby, jest zgodna z ustaleniami, ma przekroczony termin płatności i zawiera poprawne instrukcje zapłaty. Sprawdź, czy inną drogą nie dotarła płatność, korekta lub reklamacja. Upominanie się o pieniądze, które już wpłynęły, albo o zapłatę za pracę, którą klient kwestionuje, szkodzi bardziej niż spóźnione przypomnienie.
Zacznij od neutralnej wiadomości
Wyślij krótką wiadomość, zakładając zwykłe przeoczenie. Podaj numer faktury, termin płatności, kwotę oraz link do zapłaty lub kopię faktury i zapytaj, czy należy ją przesłać komuś innemu. Pomiń przeprosiny i długie uzasadnienia należności; jedno konkretne zdanie o projekcie nada wiadomości cieplejszy ton.
Zaplanuj sekwencję przypomnień
Ustal daty kolejnych przypomnień już przy wysyłaniu pierwszej wiadomości. W drugiej możesz zapytać o datę zapłaty, a w późniejszej wskazać kolejny krok przewidziany w umowie. Przerwij sekwencję, gdy tylko otrzymasz płatność lub uzasadnioną reklamację, i sprawdzaj stan rozliczeń przed każdą wiadomością, która zmienia ton.
Zaproponuj jedną ścieżkę rozwiązania
Jeśli klient nie może zapłacić zgodnie z ustaleniami, poproś o konkretną datę lub pisemny plan spłat zgodny z waszą umową. Jeśli płatność czeka na zatwierdzenie, poproś o kontakt do osoby zajmującej się zobowiązaniami oraz o ewentualny brakujący formularz dla dostawcy. Każdą zmianę potwierdzaj na piśmie i zgadzaj się tylko na warunki, na które pozwala twoja płynność finansowa.
Opcja z Pally
Jak pomaga Pally
Pally znajduje wątki bez odpowiedzi w usłudze Gmail lub w aplikacji iMessage przez aplikację Pally na komputer Mac i na podstawie rozmowy przygotowuje kolejną wiadomość. Najpierw pokazuje ci jej wersję roboczą, żeby dało się potwierdzić, że faktura nadal jest nieopłacona, albo wysyła ją od razu, gdy tak polecisz. Przypomina też, kiedy nadchodzi czas na kolejny kontakt.
Przypominanie o odpowiedzi
Pytanie padło, a potem cisza. Pally zauważa, kto zalega z odpowiedzią, i wysyła przypomnienie.
Zobacz przepisWyślij później
Powiedz Pally, co wysłać i kiedy. Wiadomość dotrze dokładnie w tym momencie.
Zobacz przepisSkrzynka z priorytetami
Zapytaj, co wymaga twojej uwagi. Pally przegląda stos wiadomości, wskazuje kilka ważnych i zajmuje się odpowiedziami.
Zobacz przepisMożliwości
Inne narzędzia, z których korzystają ludzie
Sensowne alternatywy, także te, których możliwości częściowo pokrywają się z możliwościami Pally.
Superhuman
Superhuman sprawdzi się u założycieli firm, którzy chcą korzystać z klienta poczty z AI do ustalania priorytetów wiadomości i tworzenia przypomnień o zapłacie faktur.
Skupia się na poczcie, a nie na księgowaniu faktur.
HubSpot
HubSpot sprawdzi się w zespołach, które chcą przechowywać przypomnienia o zapłacie faktur w CRM, razem z kartą klienta.
To CRM, a nie system do księgowania faktur.
Manual invoice register
Ręczny rejestr sprawdzi się przy niewielkiej liczbie faktur, które jedna osoba może przejrzeć przed każdym przypomnieniem.
Osoba odpowiedzialna musi ręcznie aktualizować status płatności i daty kolejnych przypomnień.
Fyxer
Fyxer sprawdzi się u założycieli firm, którzy chcą mieć uporządkowaną skrzynkę e-mail i wersje robocze odpowiedzi przypominających o płatności.
Zajmuje się obsługą poczty, a nie potwierdzaniem, czy faktura została opłacona.
Pytania
Najczęściej zadawane pytania
Co napisać w pierwszym e-mailu po terminie płatności?
Napisz, że faktura wygląda na nieopłaconą, przypomnij jej numer, kwotę i termin płatności oraz dołącz link do zapłaty lub kopię faktury. Zapytaj, czy wystąpił problem z rozliczeniem lub czy należy skontaktować się z kimś innym.
Jak często wysyłać przypomnienia?
Określ częstotliwość w swoich zasadach płatności i konsekwentnie się jej trzymaj. Po każdej wiadomości daj klientowi dość czasu na działanie, a datę następnego kontaktu ustal konkretnie i zapisz w widocznym miejscu w swoim systemie.
Kiedy przestać wysyłać uprzejme przypomnienia?
Przejdź do formalnych kroków przewidzianych w umowie, gdy kolejne wiadomości nie przynoszą ani płatności, ani konkretnego planu. Przed podjęciem prawnych działań windykacyjnych zasięgnij porady uwzględniającej twoją lokalizację i umowę.
Czytaj dalej