Poradnik
Jak przygotować się do każdego spotkania w pięć minut
Przygotuj podsumowanie mieszczące się na jednym ekranie i zawierające pięć rzeczy: cel spotkania, uczestników, ostatni istotny kontakt, niespełnione obietnice obu stron oraz decyzję lub następny krok, na którym ci zależy. Skorzystaj z zaproszenia w kalendarzu, ostatnich wiadomości i najnowszej notatki o kliencie lub projekcie.
Pally może wysyłać ci takie podsumowanie w wiadomości tekstowej przed każdym wybranym spotkaniem, korzystając z zaproszenia, historii e-maili, tego, co pamięta o poszczególnych osobach, i najnowszych wiadomości ze świata. Zakończ przygotowania, gdy podsumowanie pozwala ci rozpocząć spotkanie ze znajomością kontekstu i zakończyć je jasną prośbą.
Praktyczne podejście
Co zrobić
Zapisz cel spotkania
Zamień tytuł z kalendarza na jedno zdanie opisujące, co musi zostać osiągnięte do końca spotkania. „Ustalić datę rozpoczęcia pilotażu” jest lepsze niż „Spotkanie statusowe Northwind”. Jeśli organizator nie określił oczekiwanego wyniku, wybierz własny następny krok, zaznacz, że nie jest jeszcze uzgodniony, i odłóż poboczne tematy na osobną listę.
Sprawdź uczestników
Sprawdź rolę każdego uczestnika, waszą relację i ostatnią ważną zmianę w jego firmie. Skorzystaj z zaproszenia, swojego CRM, strony firmy lub niedawnej wiadomości i pomiń rozbudowaną biografię. Stary wpis może nie uwzględniać nowej roli, więc na początku zapytaj, czy zmienił się czyjś zakres obowiązków.
Znajdź niedomknięte sprawy
Przeszukaj najnowszy wątek e-mailowy, czat i notatkę ze spotkania pod kątem niespełnionych obietnic, zastrzeżeń, dokumentów i decyzji. Zapisz, kto ma co zrobić i do kiedy. Zacznij od najnowszego źródła, bo wyszukiwanie po słowie kluczowym może wskazać starą obietnicę, ale pominąć jej późniejszą realizację.
Przygotuj jedno zakończenie
Zapisz pytanie, decyzję lub zadanie, którym powinno zakończyć się spotkanie, oraz preferowany termin kolejnego kroku. Umieść je na dole podsumowania, żeby były widoczne, gdy zacznie brakować czasu. Zmień je otwarcie, jeśli rozmowa wskaże lepszy rezultat.
Opcja z Pally
Jak pomaga Pally
Pally wysyła ci w wiadomości tekstowej krótkie podsumowanie przed wybranymi spotkaniami z kalendarza. Łączy zaproszenie, twoją historię w usłudze Gmail, to, co pamięta o poszczególnych osobach, i aktualne wiadomości z internetu, a w tej samej rozmowie możesz poprosić o wątek źródłowy. Gdy pisze e-mail po spotkaniu, widzisz go przed wysłaniem.
Podsumowania przed spotkaniami
Przychodzisz na spotkanie i wiesz, kto na nim będzie, jak wyglądały wasze dotychczasowe kontakty i jakie sprawy są jeszcze otwarte. Bez samodzielnych przygotowań.
Zobacz przepisPamięć spotkań
Każda decyzja, osoba odpowiedzialna i otwarte pytanie z twoich spotkań — zapamiętane i dostępne, gdy zapytasz.
Zobacz przepisPamięć o twoich bliskich
Dokąd się przeprowadzili, co ich interesuje, przez co przechodzą — Pally wszystko zapisuje i przypomina dokładnie wtedy, gdy tego potrzebujesz.
Zobacz przepisMożliwości
Inne narzędzia, z których korzystają ludzie
Sensowne alternatywy, także te, których możliwości częściowo pokrywają się z możliwościami Pally.
Orchid
Orchid sprawdzi się u założycieli firm, którzy chcą umawiać spotkania i otrzymywać poranne podsumowanie na podstawie połączonej poczty i kalendarza.
Przygotowuje wersje robocze odpowiedzi do twojego zatwierdzenia, zamiast wysyłać je samodzielnie.
Hey Noah
Hey Noah sprawdzi się, gdy chcesz planować spotkania i wyodrębniać po nich zadania przez e-mail lub wiadomości tekstowe.
Dostęp jest tylko na zaproszenie, a ceny nie są podane publicznie.
Lindy
Lindy sprawdzi się w pracy z dużą liczbą spotkań, gdy potrzebujesz przygotowań, planowania terminów, notatek i dalszego kontaktu w jednym procesie obsługiwanym przez asystenta.
Jej rozbudowane funkcje do pracy mogą wykraczać poza potrzeby założyciela firmy, który tylko od czasu do czasu spotyka się z kimś spoza firmy.
Porównaj Pally i LindyPytania
Najczęściej zadawane pytania
Co zrobić, jeśli nie ma historii ostatnich kontaktów?
Skorzystaj z zaproszenia, aktualnej roli uczestnika i celu spotkania. Na początku zadaj pytanie, które pomoże ustalić kontekst, zamiast udawać, że wasza relacja ma dłuższą historię niż w rzeczywistości.
Czy trzeba sprawdzać każdego uczestnika?
Sprawdź osoby, które mają wpływ na decyzję lub potrzebują innego poziomu szczegółowości kontekstu. Przy dużym spotkaniu wewnętrznym zwykle wystarczy sprawdzić osobę odpowiedzialną za temat i osobę decyzyjną, a przy małej rozmowie z klientem warto czasem sprawdzić wszystkich.
Jak zmieścić przygotowania w pięciu minutach?
Za każdym razem używaj tego samego formatu podsumowania i kończ, gdy cel, uczestnicy, historia, niedomknięte sprawy i oczekiwane zakończenie są jasne. Dokładniejsze poszukiwania zostaw na spotkania, których stawka to uzasadnia.
Czytaj dalej