Poradnik
Jak ogarnąć e-maile, nie spędzając całego dnia w skrzynce
Przestań traktować skrzynkę jak strumień aktualności na żywo. Najpewniej się od niej uwolnisz, jeśli ktoś przekaże ci to, co ważne: Pally segreguje pocztę z połączonych kont Gmail i Outlook, pisze ci, co wymaga uwagi, i wysyła zatwierdzone przez ciebie odpowiedzi z twojego własnego konta. Bez asystenta zajmuj się pocztą w dwóch lub trzech zaplanowanych blokach czasu, filtruj przewidywalne wiadomości, zanim trafią do głównego widoku, a te wymagające konkretnej pracy zamieniaj w zadania.
Podczas każdego bloku usuwaj lub archiwizuj zbędne wiadomości, wysyłaj krótkie odpowiedzi, deleguj sprawy, za które odpowiada konkretna osoba, a zadania wymagające więcej czasu zapisuj poza pocztą. Zamknij skrzynkę, gdy skończy się wyznaczony czas, nawet jeśli zostały w niej wiadomości.
Praktyczne podejście
Co zrobić
Ustal stałe pory na pocztę
Wybierz dwie lub trzy pory dziennie na zajęcie się pocztą, na przykład przed południem, po obiedzie i przed końcem pracy. Jeśli twoja praca na to pozwala, wyłącz między tymi blokami plakietki i banery powiadomień oraz podaj innym inny sposób kontaktu w pilnych sprawach. Część wiadomości poczeka kilka godzin, a ty zachowasz nieprzerwany czas na skupienie.
Stwórz niewielki widok priorytetowych wiadomości
Utwórz widok wiadomości od najważniejszych osób, dotyczących aktywnych projektów i wysłanych tylko do ciebie. Odfiltruj z niego newslettery, potwierdzenia płatności i wiadomości z dużych list dystrybucyjnych. Zacznij od nadawców, co do których nie masz wątpliwości, bo filtry czasem błędnie klasyfikują przydatne wiadomości, i raz w tygodniu przeglądaj odfiltrowane foldery.
Wybieraj jedno z czterech działań
Z każdą wiadomością zrób jedną z czterech rzeczy: zarchiwizuj, odpowiedz, deleguj lub zamień w zadanie. Szybkie odpowiedzi wysyłaj w wyznaczonym bloku, a delegowane sprawy przekazuj dalej ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej i terminu. Nieprzeczytane wiadomości zostawione jako niejasne przypomnienia sprawiają, że trudniej polegać na skrzynce.
Pisz krótsze odpowiedzi
Odpowiedz na pytanie w pierwszym zdaniu, wskaż kolejny krok i dodaj datę, jeśli termin ma znaczenie. Przy powtarzających się prośbach korzystaj z szablonów i dostosowuj szczegóły. Poświęcaj więcej czasu tylko tam, gdzie ważne są ton lub właściwa ocena sytuacji.
Oddziel pocztę od pracy nad projektami
Gdy wiadomość wymaga analizy, dokumentu lub decyzji podejmowanej w kilku krokach, dodaj ją do listy zadań wraz z terminem i następnym działaniem oraz potwierdź jej otrzymanie. Następnie zarchiwizuj e-mail. Zadanie znajdzie się wtedy obok twoich pozostałych zobowiązań, zamiast ginąć coraz niżej w skrzynce.
Świadomie kończ każdy blok
Zakończ, gdy upłynie wyznaczony czas lub widok priorytetowych wiadomości będzie pusty. Zapisz na następny raz najstarszą otwartą sprawę lub tę, z którą wiąże się największe ryzyko, zamknij kartę i wróć do zaplanowanej pracy. Dążenie do pustej skrzynki w intensywnym tygodniu pochłania czas potrzebny na samą pracę.
Opcja z Pally
Jak pomaga Pally
Pally może przedstawić ci przegląd priorytetów poza skrzynką odbiorczą. Segreguje pocztę z połączonych kont Gmail i Outlook, podsumowuje to, co wymaga uwagi, i przygotowuje szkice odpowiedzi na podstawie wątku. Powiedz "wyślij", a odpowiedź zostanie wysłana z twojego własnego konta. Zaplanowane poranne podsumowanie może łączyć pilne e-maile z twoim kalendarzem i niezrealizowanymi zobowiązaniami.
Skrzynka z priorytetami
Zapytaj, co wymaga twojej uwagi. Pally przegląda stos wiadomości, wskazuje kilka ważnych i zajmuje się odpowiedziami.
Zobacz przepisNadrób zaległości w e-mailach
Weekend poza domem i już 126 nieprzeczytanych wiadomości. Pally czyta je wszystkie i podaje ci cztery linijki, które mają znaczenie.
Zobacz przepisPoranne podsumowanie
Krótkie poranne podsumowanie tego, co ważne: twojego dnia, skrzynki odbiorczej i spraw, które obiecałeś załatwić.
Zobacz przepisPrzyjazne ponaglanie
Powierz Pally sprawę, którą ciągle odkładasz. Nie zapomni o niej i tobie też nie pozwoli.
Zobacz przepisMożliwości
Inne narzędzia, z których korzystają ludzie
Sensowne alternatywy, także te, których możliwości częściowo pokrywają się z możliwościami Pally.
Gmail
Gmail to opcja dla osób, które chcą filtrów, etykiet, widoków priorytetowych wiadomości, szablonów i odkładania wiadomości na później w znanej już skrzynce.
Ten system działa tylko wtedy, gdy ustalisz reguły i oprzesz się sprawdzaniu poczty poza wyznaczonymi blokami.
Superhuman
Superhuman to opcja dla osób, które obsługują dużo e-maili i cenią pracę ze skrzynką za pomocą klawiatury.
Szybszy interfejs nie zdecyduje, które zobowiązania zasługują na twój czas, ani nie przeniesie za ciebie większych zadań poza pocztę.
Outlook
Outlook to opcja dla użytkowników Microsoft 365, którzy chcą reguł, kategorii, flag i dostępu do kalendarza w tym samym środowisku pracy.
Konfiguracja licznych ustawień wymaga czasu, a złożony system folderów może stać się kolejną skrzynką do utrzymania.
Carly
Carly to opcja dla osób, które chcą asystenta do poczty, kalendarza i zlecanych zadań w obsługiwanych przez niego kanałach.
Wymaga delegowania zadań za pośrednictwem swojej usługi i nie wyręcza cię w decydowaniu, które sprawy ze skrzynki zasługują na twój czas.
Martin
Martin to opcja dla osób, które chcą asystenta, który tworzy szkice e-maili, obsługuje etykiety i kalendarz oraz jest dostępny przez wiadomości tekstowe.
Jego tryb głosowy, powiadomienia i ustawienia skupiają się wokół aplikacji na iOS.
Porównaj Pally i MartinPytania
Najczęściej zadawane pytania
Ile razy dziennie sprawdzać pocztę?
W wielu rolach wystarczą dwa lub trzy bloki na obsługę poczty. Obsługa klienta, praca operacyjna lub aktywne prowadzenie transakcji mogą wymagać częstszego sprawdzania, ale każde z nich nadal powinno mieć jasny cel i określony czas zakończenia.
Czy muszę mieć pustą skrzynkę?
Nie. Potrzebujesz rzetelnego zestawienia ważnych wiadomości i jasno określonego miejsca na pracę przeniesioną poza skrzynkę. Pusta skrzynka jest przydatna tylko wtedy, gdy przejrzystość, którą daje, jest warta więcej niż wysiłek potrzebny do jej utrzymania.
Czy zostawiać pocztę otwartą podczas pracy?
Zamykaj ją podczas pracy w skupieniu, chyba że odbieranie wiadomości jest częścią zadania. Daj innym osobny kanał do pilnego kontaktu, żeby poczta nie musiała pełnić funkcji komunikatora.
Co zrobić z e-mailem, który wymaga wielu godzin pracy?
W razie potrzeby potwierdź jego otrzymanie, utwórz zadanie z kolejnym działaniem i terminem oraz dodaj link do oryginalnej wiadomości. Zaplanuj pracę obok pozostałych priorytetów, a potem zarchiwizuj e-mail lub przenieś go do folderu.
Czytaj dalej