Poradnik
Jak przypominać się osobom, które nie odpisują, bez narzucania się
Przypomnij się w tym samym wątku, podając konkretną prośbę, prosty kolejny krok i rzeczywisty termin. Ułatw odpowiedź, daj drugiej osobie możliwość odmowy bez skrępowania i dobierz moment do konsekwencji czekania.
Pomocne przypomnienie wnosi nowe informacje lub ułatwia odpowiedź. Kolejne wiadomości z samym pytaniem, czy ktoś widział poprzednią, wywierają presję, ale nie pomagają odpisać. Pally może śledzić to za ciebie: sprawdza połączoną pocztę, WhatsApp i iMessage (z aplikacją Pally na komputer Mac) w poszukiwaniu próśb bez odpowiedzi i przygotowuje przypomnienie dopasowane do każdej osoby.
Praktyczne podejście
Co zrobić
Odczekaj odpowiednio długo
Dobierz moment do terminu i relacji z daną osobą. Pytanie organizacyjne dotyczące tego samego dnia może wymagać przypomnienia po kilku godzinach, a propozycja lub prośba o przysługę może poczekać kilka dni roboczych. Jeśli podasz termin odpowiedzi, poczekaj, aż minie.
Pozostań w pierwotnym wątku
Odpowiedz na wiadomość zawierającą prośbę, by druga osoba widziała kontekst i pliki bez szukania. W jednym zdaniu powtórz, jakiej dokładnie decyzji lub rzeczy potrzebujesz. Jeśli wątek jest bardzo długi, dodaj na początku krótkie podsumowanie.
Poproś o mały kolejny krok
Poproś o najprostszą odpowiedź, która pomoże ruszyć dalej: tak lub nie, wybór jednego z dwóch terminów, akceptację szkicu albo wskazanie właściwej osoby. Zaproponuj ponowne przesłanie pliku. Ludzie odpowiadają szybciej, gdy mogą zamknąć sprawę na podstawie wiadomości, którą mają przed sobą.
Jasno przedstaw konsekwencje
Jeśli czas ma znaczenie, podaj rzeczywisty termin i wyjaśnij, co się stanie bez odpowiedzi: potrzebujesz potwierdzenia do czwartku, by utrzymać rezerwację. Unikaj sztucznego pośpiechu i niejasnych sformułowań, takich jak „jak najszybciej”. Jasno wskazana konsekwencja pozwala uniknąć zaskoczenia, gdy podejmiesz dalsze kroki.
Zamknij sprawę lub zmień kanał kontaktu
Po jednym lub dwóch pomocnych przypomnieniach zadzwoń, zapytaj kogoś innego, zastosuj wcześniej zapowiedziany wariant domyślny albo zamknij sprawę. Zmieniaj kanał kontaktu tylko wtedy, gdy uzasadnia to waga sprawy. Jeśli działasz dalej lub wycofujesz prośbę, wyślij końcową wiadomość.
Opcja z Pally
Jak pomaga Pally
Pally może śledzić, kto ma ci jeszcze odpowiedzieć. Sprawdza rozmowy w połączonej poczcie, WhatsApp i iMessage (iMessage wymaga aplikacji Pally na komputer Mac) w poszukiwaniu próśb bez odpowiedzi, pokazuje, od kogo i na co czekasz, oraz przygotowuje wiadomości z przypomnieniem dopasowane do każdej relacji. Wystarczy jedno „tak”, by wysłać szkic, albo powiedz Pally, co napisać, a wyśle wiadomość.
Przypominanie o odpowiedzi
Pytanie padło, a potem cisza. Pally zauważa, kto zalega z odpowiedzią, i wysyła przypomnienie.
Zobacz przepisSkrzynka z priorytetami
Zapytaj, co wymaga twojej uwagi. Pally przegląda stos wiadomości, wskazuje kilka ważnych i zajmuje się odpowiedziami.
Zobacz przepisPrzyjazne ponaglanie
Powierz Pally sprawę, którą ciągle odkładasz. Nie zapomni o niej i tobie też nie pozwoli.
Zobacz przepisBądź w kontakcie
Ludzie, z którymi nie chcesz stracić kontaktu: Pally zauważa ciszę, zanim za bardzo się przedłuży.
Zobacz przepisMożliwości
Inne narzędzia, z których korzystają ludzie
Sensowne alternatywy, także te, których możliwości częściowo pokrywają się z możliwościami Pally.
Gmail
Gmail sprawdzi się, jeśli chcesz przypominać się w pierwotnym wątku i korzystać z odkładania wiadomości lub planowania wysyłki, by dobrać odpowiedni moment.
Nie decyduje, które wątki bez odpowiedzi zasługują na kolejną wiadomość, ani nie dostosowuje tonu do każdej relacji.
Todoist
Todoist sprawdzi się, jeśli chcesz mieć zadanie przypominające o ponownym kontakcie, z konkretnym terminem i widoczne poza zatłoczoną skrzynką.
Musisz skopiować do zadania wystarczająco dużo kontekstu i samodzielnie napisać wiadomość z przypomnieniem.
HubSpot
HubSpot sprawdzi się w zespołach sprzedaży, które potrzebują wspólnego wglądu w działania związane z ponownym kontaktem i historię kontaktów w uporządkowanym procesie sprzedaży.
CRM to rozbudowane narzędzie jak na prywatne wiadomości, sporadyczne prośby do dostawców czy własną listę kilku niedomkniętych spraw.
Calendly
Calendly sprawdzi się przy ponownym kontakcie, gdy jedyną pozostałą decyzją jest wybór wolnego terminu spotkania.
Eliminuje wymianę wiadomości przy ustalaniu terminu, ale nie pomaga w sprawach dokumentów, akceptacji ani prywatnych próśb, które pozostają bez odpowiedzi.
Pytania
Najczęściej zadawane pytania
Jak długo czekać, zanim się przypomnę?
Kieruj się rzeczywistymi konsekwencjami czekania. Plany na ten sam dzień mogą wymagać szybkiego dopytania, ale przy zwykłych prośbach służbowych i przysługach zazwyczaj warto dać kilka dni roboczych, chyba że ustaliliście inny termin.
Co powinno zawierać uprzejme przypomnienie?
Powtórz prośbę, ułatw kolejny krok i podaj rzeczywisty termin, jeśli taki istnieje. Daj możliwość odmowy bez skrępowania, na przykład prosząc o informację, jeśli termin już nie pasuje.
Ile przypomnień to za dużo?
Po jednym lub dwóch pomocnych przypomnieniach zmień kanał kontaktu, znajdź inną osobę odpowiedzialną, zastosuj wcześniej zapowiedziany wariant domyślny albo zamknij sprawę. Kolejne wiadomości rzadko pomagają, jeśli nie dodają kontekstu ani możliwości wyboru.
Czy po e-mailu warto przypomnieć się wiadomością tekstową?
Napisz wiadomość tekstową, gdy sprawa jest pilna, zwykle kontaktujesz się tak z tą osobą lub sama poprosiła o ten kanał. Wspomnij o e-mailu i decyzji, której potrzebujesz, a pełny kontekst zostaw w pierwotnym wątku.
Czytaj dalej