Panduan
Cara melacak pengeluaran bisnis dan struk lewat pesan
Biarkan Pally menemukan struk di Gmail atau Outlook yang terhubung dan meneruskan setiap struk baru ke alamat pembukuanmu. Pally juga bisa mencatat pengeluaran di alat pengelolaan pengeluaranmu saat kamu minta. Untuk struk kertas, gunakan satu utas pesan khusus atau alamat penerimaan khusus, lengkap dengan penjual, tanggal, jumlah, tujuan bisnis, kategori, dan foto.
Rekonsiliasi mingguan dengan transaksi kartu dan bank membantu menemukan struk yang hilang dan duplikat. Pesan menjadi sarana pencatatan awal; sistem akuntansimu tetap menjadi catatan keuangan yang digunakan untuk pembukuan dan urusan pajak.
Pendekatan praktis
Yang perlu dilakukan
Pilih data yang wajib dicatat
Tentukan catatan minimum yang dibutuhkan pengelola pembukuanmu: penjual, tanggal, jumlah, tujuan bisnis, kategori, rekening pembayaran, dan struk. Simpan format itu sebagai pintasan teks agar pencatatan hanya butuh beberapa detik. Tanyakan kepada akuntanmu detail mana yang penting untuk perlakuan pajakmu, alih-alih menyalin templat umum.
Catat saat membeli
Kirim detail dan foto struk yang jelas sebelum kamu meninggalkan kasir atau halaman pembayaran. Teruskan struk dari email, dan tulis tujuan spesifik seperti “perlengkapan lokakarya pelanggan,” bukan “bahan.” Jika struk tidak ada, tandai sebagai hilang alih-alih hanya mengandalkan tagihan kartu.
Pindahkan catatan ke pembukuan
Sesuai jadwal tetap, pindahkan pengeluaran yang sudah dicatat ke alat akuntansi atau pengelolaan pengeluaran yang sudah kamu gunakan. Lampirkan struk, pertahankan tujuan bisnisnya, lalu periksa akun dan kategorinya. Pesan adalah langkah pencatatan awal; buku besar adalah tempat untuk koreksi dan laporan.
Lakukan rekonsiliasi tiap minggu
Bandingkan catatan dengan aktivitas kartu bisnis dan rekening bank. Cari tagihan tanpa bukti pembayaran, entri tanpa transaksi, duplikat, pengembalian dana, dan pembelian pribadi, lalu kirim daftar singkat ketidaksesuaian ke petugas pembukuanmu. Bukti pembayaran yang diteruskan dengan benar tetap bisa memiliki kategori yang salah, jadi pemeriksaan inilah yang membuat sistem dapat diandalkan.
Pilihan menggunakan Pally
Cara Pally membantu
Pally menemukan bukti pembayaran di Gmail atau Outlook yang terhubung dan meneruskan yang baru ke alamat email pembukuanmu. Pally bisa mengambil bukti pembayaran yang sesuai, mengisi pengeluaran di alat pengeluaranmu, lalu mengajukannya saat kamu minta.
Penyimpan tanda terima
Tanda terima diteruskan otomatis, tersimpan rapi, dan muncul saat kamu membutuhkannya.
Lihat resepnyaAjukan pengeluaran
Dari tanda terima kusut jadi laporan pengeluaran: Pally mencari tanda terimanya dan mengajukan laporannya.
Lihat resepnyaRingkasan pengeluaran mingguan
Satu pesan hari Minggu: berapa pengeluaranmu, ke mana uangnya, dan apa yang terasa janggal.
Lihat resepnyaPilihan
Alat lain yang digunakan orang
Alternatif yang layak, termasuk yang fungsinya beririsan dengan Pally.
Expensify
Expensify cocok untuk bisnis yang ingin menyimpan bukti pembayaran dan membuat laporan pengeluaran dalam alat khusus pengelolaan pengeluaran.
Kamu tetap perlu mencatat tujuan bisnis dan kategori secara akurat, serta rutin mencocokkannya dengan rekening keuangan.
QuickBooks
QuickBooks cocok untuk pemilik bisnis yang ingin menyimpan pengeluaran dan bukti pembayaran dekat dengan catatan akuntansi yang dipakai petugas pembukuannya.
Mencatat pembelian bisa terasa lebih merepotkan daripada mengirim pesan saat kamu sedang jauh dari meja kerja.
Ramp
Ramp cocok untuk bisnis yang ingin menghubungkan aktivitas kartu, bukti pembayaran, dan pemeriksaan pengeluaran dalam satu sistem belanja bisnis.
Hasilnya paling optimal jika pengeluaran sudah dilakukan melalui proses dan rekening perusahaan yang didukung.
Pertanyaan
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah percakapan lewat pesan cukup untuk pembukuan?
Tidak. Gunakan pesan untuk mencatat dengan cepat, lalu masukkan catatan yang sudah diverifikasi beserta bukti pembayarannya ke sistem akuntansi atau pengeluaran tempat pembukuanmu disimpan.
Bagaimana kalau bukti pembayaran hanya ada dalam bentuk kertas?
Foto seluruh bukti pembayaran dengan pencahayaan yang baik dan pastikan nama penjual, tanggal, barang, total, serta detail pembayaran terbaca. Simpan kertasnya jika akuntan atau kebijakanmu mengharuskannya.
Bagaimana cara memilih kategori pengeluaran?
Gunakan daftar akun dan kebijakan yang sudah disetujui akuntan atau petugas pembukuanmu. Kategori yang konsisten lebih penting daripada membuat label yang sangat spesifik untuk setiap pembelian.
Lanjut baca