Guide
Comment relancer les factures impayées sans e-mails gênants
Relancez les factures impayées avec une séquence standard liée à l’échéance, dans des messages calmes indiquant le numéro de facture, le montant, la date d’échéance et le lien de paiement. Partez d’abord du principe que la facture a été oubliée, puis soyez plus direct si elle reste impayée.
Gardez un ton factuel et permettez au client de signaler facilement un problème de facturation. La régularité évite une bonne partie du malaise : le message suit votre procédure habituelle, pas votre humeur.
Une approche pratique
La marche à suivre
Vérifiez d’abord la facture
Confirmez que la facture est arrivée à la bonne personne, correspond à l’accord, a dépassé son échéance et contient des instructions de paiement valides. Vérifiez si un paiement, un avoir ou une contestation est arrivé par un autre canal. Réclamer une somme déjà payée ou le paiement d’une prestation contestée par le client fait plus de dégâts qu’un rappel tardif.
Commencez par un message neutre
Envoyez un message court en supposant un simple oubli. Incluez le numéro de facture, l’échéance, le montant et un lien de paiement ou une copie de la facture, et demandez si elle doit être adressée à quelqu’un d’autre. Évitez les excuses et les longues justifications ; une phrase sincère sur le projet rend le message plus chaleureux.
Planifiez les relances
Fixez les dates de relance dès l’envoi du premier message. Le deuxième peut demander une date de paiement, et un suivant rappeler la prochaine étape prévue au contrat. Arrêtez dès qu’un paiement ou une contestation valable arrive, et vérifiez le compte avant tout message qui change de ton.
Proposez une voie de résolution
Si le client ne peut pas payer comme prévu, demandez une date précise ou un échéancier écrit conforme à votre accord. Si une validation bloque le paiement, demandez le contact de la comptabilité fournisseurs et tout formulaire fournisseur manquant. Confirmez chaque changement par écrit, et n’acceptez que des conditions que votre trésorerie peut supporter.
L’option Pally
Comment Pally vous aide
Pally retrouve les fils Gmail sans réponse ou les fils iMessage via l’application Pally pour Mac, et prépare une relance à partir de la conversation. Il vous montre d’abord le brouillon pour que vous puissiez confirmer que la facture est toujours impayée, ou l’envoie directement si vous le lui demandez. Il vous rappelle aussi quand reprendre contact.
Les relances
Vous avez demandé, plus de nouvelles. Pally repère qui vous doit une réponse et relance.
Voir la recetteDites-le plus tard
Dites à Pally quoi envoyer et quand. Le message arrive à l’instant prévu.
Voir la recetteVos e-mails, triés
Demandez ce qui mérite votre attention. Pally lit tout, repère l’essentiel et gère les réponses.
Voir la recetteOptions
D’autres outils utilisés
Des alternatives pertinentes, y compris celles qui proposent des fonctions similaires à celles de Pally.
Superhuman
Superhuman convient aux fondateurs qui veulent un client e-mail avec tri et rédaction par IA pour les relances de factures.
Il se concentre sur les e-mails plutôt que sur la comptabilité des factures.
HubSpot
HubSpot convient aux équipes qui veulent conserver les relances de factures dans un CRM, avec la fiche client.
C’est un CRM, pas un système de comptabilité des factures.
Registre manuel des factures
Un registre manuel convient à un petit volume de factures qu’une personne peut vérifier avant chaque relance.
La personne responsable doit mettre à jour manuellement le statut des paiements et les dates de relance.
Fyxer
Fyxer convient aux fondateurs qui veulent une boîte de réception organisée et des brouillons de réponse pour les relances de paiement.
Il gère les e-mails plutôt que de vérifier si une facture a été payée.
Questions
Questions fréquentes
Que doit dire le premier e-mail de relance ?
Indiquez que la facture semble toujours impayée, rappelez son numéro, son montant et son échéance, et joignez le lien de paiement ou une copie. Demandez s’il y a un problème de facturation ou un autre contact à solliciter.
À quelle fréquence relancer ?
Définissez un rythme dans votre politique de paiement et respectez-le. Laissez au client assez de temps pour agir après chaque message, tout en gardant une prochaine date précise et visible dans votre système.
Quand arrêter les rappels amicaux ?
Passez aux démarches formelles prévues par votre contrat si les messages répétés n’aboutissent ni à un paiement ni à un plan concret. Pour les démarches juridiques de recouvrement, demandez conseil en fonction de votre lieu d’activité et de votre contrat.
Poursuivre la lecture